इससे पहले कि हम परियोजना विकास और योजना के बारे में बात करना शुरू करें, योजना की हमारी समझ पर थोड़ा ध्यान देना जरूरी है। नियोजन का सार लक्ष्य निर्धारित करना और कार्यान्वयन के लिए आवश्यक गतिविधियों और कार्यों का एक सेट बनाकर, गतिविधियों और कार्यों को लागू करने के तरीकों और तरीकों का उपयोग करके, प्रदर्शन करने के लिए आवश्यक संसाधनों को जोड़ना और परियोजना प्रतिभागियों द्वारा किए गए कार्यों का समन्वय करके उन्हें प्राप्त करने के तरीके निर्धारित करना है। . यह योजना के मुद्दे के साथ है कि हम पहला पाठ शुरू करेंगे (हम तुरंत एक छोटा सा अस्वीकरण करेंगे: परियोजनाओं के विकास और योजना पर बहुत सारी जानकारी है, इसलिए हम इसे एक केंद्रित रूप में प्रस्तुत करेंगे, विस्तार से बताएंगे) केवल सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर)।

परियोजना की योजना बना

एक योजना तैयार करने के कार्य में परियोजना के निर्माण और कार्यान्वयन के सभी चरण शामिल हैं। यह नेता (परियोजना प्रबंधक) द्वारा परियोजना अवधारणा के विकास के साथ शुरू होता है, रणनीतिक निर्णयों के चयन, विवरणों के विकास, अनुबंधों के समापन और कार्य के निष्पादन के साथ जारी रहता है और परियोजना के पूरा होने के साथ समाप्त होता है।

नियोजन चरण में, परियोजना के कार्यान्वयन के लिए मुख्य पैरामीटर स्थापित किए जाते हैं। इसमे शामिल है:

• परियोजना के प्रत्येक नियंत्रणीय तत्व की अवधि
• संसाधनों की आवश्यकता (वित्तीय, सामग्री और तकनीकी और श्रम)
• आवश्यक उपकरण, घटकों, सामग्रियों, कच्चे माल आदि के लिए डिलीवरी का समय।
• संगठनों को आकर्षित करने का समय और मात्रा (निर्माण, डिज़ाइन, आदि)

किसी भी प्रक्रिया और किसी भी परियोजना नियोजन प्रक्रिया को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि परियोजना समय पर और लागत, मानकों और गुणवत्ता सहित सभी आवश्यकताओं के अनुपालन में पूरी हो। इसके अलावा, एक सुव्यवस्थित परियोजना में, प्रत्येक कार्य को करने और प्रत्येक लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए एक अलग निकाय जिम्मेदार होना चाहिए: परियोजना के मिशन के लिए - परियोजना प्रबंधक, निजी लक्ष्यों के लिए - जिम्मेदार व्यक्ति, आदि। यह इस उद्देश्य के लिए है कि एक जिम्मेदारी मैट्रिक्स विकसित करने की प्रथा है जो कलाकारों की कार्यक्षमता को परिभाषित करती है और उनके काम की सीमा को निर्दिष्ट करती है।

शासी निकाय का स्तर जितना ऊँचा होता है, वह उतने ही अधिक सामान्यीकृत होकर निचले प्रभागों के प्रबंधन पर निर्णय लेता है। जैसे-जैसे पदानुक्रमित स्तर बढ़ता है, कार्यों को निर्धारित करने, उनके कार्यान्वयन की निगरानी आदि के बीच समय अंतराल बढ़ता है। इन अंतरालों में, निचले स्तर की इकाइयों को अपने साथियों से स्वतंत्र और स्वतंत्र रूप से काम करना चाहिए। उनका स्वतंत्र कार्य संसाधनों के भंडार द्वारा सुनिश्चित किया जाता है, जिसे नियोजित करने की भी आवश्यकता होती है।

योजना का मुख्य लक्ष्य- यह परियोजना में शामिल लोगों के कार्यों के समन्वय के लिए आवश्यक एक परियोजना कार्यान्वयन मॉडल का निर्माण है। इस मॉडल के लिए धन्यवाद, जिस क्रम के अनुसार कार्य किया जाएगा आदि स्थापित किया जाता है।

परियोजना नियोजन के पहले चरण में, प्रारंभिक योजनाएँ विकसित की जाती हैं जो परियोजना बजट तैयार करने, संसाधन आवश्यकताओं का निर्धारण करने, परियोजना समर्थन आयोजित करने आदि के आधार के रूप में कार्य करती हैं। नियोजन हमेशा नियंत्रण से पहले होता है और इसे इसके कार्यान्वयन का आधार माना जाता है, क्योंकि आपको नियोजित और वास्तविक संकेतकों की तुलना करने की अनुमति देता है।

किसी प्रोजेक्ट के लिए योजना बनाना सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रिया है, क्योंकि परिणाम इस पर निर्भर करता है। योजना का दायरा और विवरण उस जानकारी की उपयोगिता पर निर्भर करता है जो कार्यान्वयन प्रक्रिया के दौरान प्राप्त की जा सकती है और परियोजना के डिजाइन द्वारा ही निर्धारित की जाती है। नियोजन प्रक्रिया को पूर्णतः स्वचालित नहीं किया जा सकता, क्योंकि इसमें बहुत सारे परिवर्तनीय पैरामीटर हैं। साथ ही, यह यादृच्छिक कारकों से प्रभावित हो सकता है।

इसके अलावा, परियोजना नियोजन में कई मुख्य और सहायक प्रक्रियाएँ शामिल होती हैं।

मुख्य प्रक्रियाएँ (हमेशा मौजूद):

• योजना बनाना, दस्तावेजीकरण करना और परियोजना के दायरे का वर्णन करना
• परियोजना के मुख्य चरणों को निर्धारित करना और उन्हें छोटे घटकों में विभाजित करना
• परियोजना को लागू करने के लिए आवश्यक संसाधनों की लागत का बजट बनाना और अनुमान लगाना
• परियोजना को सुनिश्चित करने के लिए चरण-दर-चरण कार्य योजना निर्धारित करना और तैयार करना
• कार्य का क्रम निर्धारित करना
• कार्य पर तकनीकी निर्भरता एवं प्रतिबंधों का निर्धारण
• व्यक्तिगत कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्य अवधि, श्रम लागत और अन्य संसाधनों का अनुमान
• संसाधन नियोजन (परियोजना कार्य के लिए संसाधनों के प्रकार और उनकी मात्रा का निर्धारण)
• सीमित संसाधनों की स्थिति में कार्य का समय निर्धारित करना
• बजट का निर्माण और लागतों को अनुमान के अनुसार विशिष्ट प्रकार के कार्यों से जोड़ना
• एक परियोजना योजना का विकास
• अन्य नियोजन प्रक्रियाओं के परिणामों को एकत्रित करना और उन्हें एक दस्तावेज़ में व्यवस्थित करना

सहायक प्रक्रियाएँ (आवश्यकतानुसार मौजूद):

• गुणवत्ता मानकों की योजना बनाना और उन्हें स्थापित करना और यह निर्धारित करना कि उन्हें कैसे प्राप्त किया जाए
• संगठनात्मक योजना, जिसमें कार्यक्षमता, जिम्मेदारी और अधीनता मानदंडों की परिभाषा और वितरण शामिल है
• परियोजना को लागू करने के लिए आवश्यक लोगों का चयन करना और एक टीम बनाना
• परियोजना सदस्यों की संचार और सूचना आवश्यकताओं को स्थापित करना
• परियोजना जोखिमों की पहचान, मूल्यांकन और दस्तावेज़ीकरण (अनिश्चितता कारकों की स्थापना और परियोजना पर उनके प्रभाव की डिग्री, परियोजना कार्यान्वयन के लिए अनुकूल और प्रतिकूल परिदृश्यों की पहचान)
• लॉजिस्टिक्स योजना (क्या, कब, कहाँ और कैसे खरीदना और वितरित करना)

योजनाएं (नेटवर्क और शेड्यूल) जो योजना के परिणामों का प्रतिनिधित्व करती हैं, उन्हें अंततः एक पिरामिड संरचना में बनाया जाना चाहिए जिसमें सभी आवश्यक जानकारी, स्तरों, समय सीमा आदि द्वारा विभेदित शामिल हों। परियोजना नियोजन और योजनाओं का व्यवस्थितकरण "फीडबैक" के सिद्धांतों पर बनाया गया है, जो नियोजित और वास्तविक जानकारी की नियमित तुलना सुनिश्चित करता है और कार्य को अधिक दक्षता, प्रासंगिकता और लचीलापन प्रदान करता है।

परियोजना योजना के सिद्धांत

परियोजना नियोजन के क्षेत्र में लिए गए निर्णय और किए गए कार्य कई महत्वपूर्ण सिद्धांतों पर आधारित हैं:

• उद्देश्यपूर्णता का सिद्धांत. यह इस तथ्य में व्यक्त किया गया है कि परियोजना का उद्देश्य परियोजना आरंभकर्ता (व्यक्ति, लोगों का समूह, संगठन, आदि) के अंतिम लक्ष्य को प्राप्त करना है।
• व्यवस्थित सिद्धांत. यह मानता है कि परियोजना को गठन और विकास की अपनी विशेषताओं के साथ एक पूरे के रूप में प्रबंधित किया जाता है, लेकिन साथ ही उन्हें उनके बाद के अध्ययन के साथ उप-प्रणालियों में विभाजित किया जा सकता है, क्योंकि वे सभी आपस में जुड़े हुए हैं और एक-दूसरे को तथा संपूर्ण परियोजना को प्रभावित करते हैं। यह आपको संपूर्ण परियोजना और उसके व्यक्तिगत तत्वों को लागू करने की प्रक्रिया का गुणात्मक और मात्रात्मक आकलन प्रस्तुत करने के लिए, उपप्रणालियों और उनके प्रभावी संबंधों के बीच उपयोगी संबंध खोजने और बनाने की अनुमति देता है।
• जटिलता का सिद्धांत. इसके अनुसार, घटनाओं पर उनकी निर्भरता और संबंध को ध्यान में रखते हुए विचार किया जाता है, प्रबंधन के विभिन्न तरीकों और रूपों का उपयोग किया जाता है, परियोजना प्रबंधन लक्ष्यों के पूरे सेट को विभिन्न स्तरों पर और विभिन्न लिंक में माना जाता है, व्यक्तिगत तत्व एक दूसरे से जुड़े होते हैं और सहसंबद्ध होते हैं परियोजना के मुख्य लक्ष्य के साथ.
• सुरक्षा का सिद्धांत. इसका मतलब है कि परियोजना द्वारा प्रदान की जाने वाली सभी गतिविधियाँ उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक सभी संसाधनों से सुसज्जित होनी चाहिए।
• प्राथमिकता का सिद्धांत. उनका कहना है कि किसी परियोजना को विकसित करते समय और उसके कार्यान्वयन में, रणनीतिक विकास की सामान्य अवधारणा द्वारा निर्धारित प्राथमिक कार्यों पर मुख्य ध्यान दिया जाना चाहिए।
• नियोजित घटनाओं की आर्थिक सुरक्षा का सिद्धांत। आर्थिक सुरक्षा की गणना परियोजना द्वारा नियोजित कार्यक्रम के पूरा न होने के परिणामस्वरूप होने वाले नुकसान और क्षति की संभावना को आधार मानकर की जानी चाहिए। कार्य में कोई भी नवाचार जोखिम को समाप्त नहीं कर सकता है, यही कारण है कि परियोजना विकास और योजना के अभ्यास में जोखिमों से बचना नहीं, बल्कि उन्हें अधिकतम संभव स्तर तक कम करने के लिए सचेत रूप से उचित जोखिम लेना आवश्यक है।

हमारे द्वारा नामित सिद्धांतों के अलावा, परियोजना के विकास और कार्यान्वयन में शामिल सभी व्यक्तियों के कार्यों और हितों की स्थिरता और निर्धारित समय सीमा के भीतर निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने की समयबद्धता को भी ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है। .

परियोजना नियोजन की विशेषताओं और उपरोक्त सिद्धांतों को ध्यान में रखते हुए, हम अगले समान रूप से महत्वपूर्ण मुद्दे पर आगे बढ़ सकते हैं - डिज़ाइन कार्य को घटकों में विभाजित करना।

कार्य विश्लेषण संरचना, उत्तरदायित्व मैट्रिक्स, लागत मदें

वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (डब्ल्यूबीएस) एक प्रोजेक्ट को क्रमिक रूप से उपप्रोजेक्टों और विभिन्न स्तरों पर विस्तृत कार्य के सेट में तोड़ने के लिए एक पदानुक्रमित संरचना है। एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली बनाने का मुख्य उपकरण है जो आपको विभिन्न संगठनात्मक समस्याओं को हल करने, जिम्मेदारियों को वितरित करने, लागत का अनुमान लगाने, एक रिपोर्टिंग प्रणाली बनाने, काम के प्रदर्शन पर डेटा के संग्रह का समर्थन करने और उनके परिणाम प्रदर्शित करने की अनुमति देती है। साथ ही, सीपीपी की मदद से परियोजना योजना को ग्राहक की जरूरतों के साथ समन्वयित करना सुविधाजनक है।

प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रणाली कम महत्वपूर्ण नहीं है, क्योंकि अनुमति देता है:

• मध्यवर्ती लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्य और कार्य पैकेज निर्धारित करें
• इस बात से अवगत रहें कि क्या सभी परियोजना लक्ष्य हासिल किए जाएंगे
• एक उपयुक्त रिपोर्टिंग संरचना बनाएं
• परियोजना प्रगति मील के पत्थर निर्धारित करें
• कलाकारों के बीच जिम्मेदारी बांटें
• टीम के सदस्यों को सभी परियोजना कार्यों और लक्ष्यों की वस्तुनिष्ठ समझ प्रदान करें

कार्य के कॉम्प्लेक्स (पैकेज), एक नियम के रूप में, वर्क परमिट के विवरण के निचले स्तर से मेल खाते हैं और इसमें विस्तृत कार्य शामिल होते हैं, जिसमें बदले में चरण शामिल हो सकते हैं। विस्तृत कार्य और चरण WBS के तत्व नहीं हैं।

WDS को ऊपर से नीचे (मुख्य से विशिष्ट तक) और नीचे से ऊपर (विशिष्ट से मुख्य तक), या दोनों दृष्टिकोणों का उपयोग करके विकसित किया जा सकता है। WDS के विकास के लिए जानकारी का उपयोग करके पहचाना जा सकता है। अंतिम WDS को परियोजना के सभी लक्ष्यों और इसके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक शर्तों को ध्यान में रखना चाहिए।

परियोजना प्रबंधन प्रणाली का विवरण परियोजना की सामग्री, टीम के अनुभव और कौशल, प्रबंधन प्रणाली, जिम्मेदारियों के वितरण के सिद्धांतों, रिपोर्टिंग प्रणाली आदि पर निर्भर करता है। WBS बनाने के लिए, सामान्य कार्य आवश्यकताओं के साथ कार्यात्मक और तकनीकी विशिष्टताओं का अक्सर उपयोग किया जाता है।

परियोजना की पदानुक्रमित संरचना के लिए धन्यवाद, जो डब्ल्यूबीएस पर आधारित है, मील के पत्थर, कार्य पैकेज आदि के अनुसार परियोजना कार्य की प्रगति पर डेटा एकत्र करने और संसाधित करने के लिए प्रक्रियाओं का उपयोग करना संभव है। यह आपको समय सीमा, संसाधनों, लागतों और शेड्यूल पर जानकारी संक्षेप में प्रस्तुत करने की भी अनुमति देता है।

एसआरआर का संकलन निम्नलिखित आधारों पर आधारित हो सकता है:

• परियोजना जीवन चक्र चरण
• संगठनात्मक संरचना की विशेषताएं
• परियोजना के कार्यान्वयन के बाद प्राप्त परिणाम के घटक (उत्पाद, सेवा, आदि)।
• परियोजना को कार्यान्वित करने वाले संगठन की गतिविधियों के कार्यात्मक या प्रक्रियात्मक तत्व
• भौगोलिक स्थिति (यदि परियोजनाएं स्थानिक रूप से वितरित की जाती हैं)

व्यवहार में, संयुक्त WBS का लगभग हमेशा उपयोग किया जाता है, जो कई आधारों का उपयोग करके बनाए जाते हैं, और WBS में विस्तृत कार्य और चरणों सहित परियोजना के सभी कार्य शामिल होने चाहिए।

WBS के निर्माण में सबसे महत्वपूर्ण चरणों में से एक इसकी पूर्णता का विश्लेषण है, इसलिए यदि परियोजना में ऐसा कार्य शामिल है जो न केवल परियोजना प्रबंधक द्वारा, बल्कि ग्राहक द्वारा भी नियंत्रित किया जाता है, तो उन्हें भी WBS में शामिल किया जाना चाहिए - यह होगा संरचना की पूर्णता सुनिश्चित करें.

परियोजना गतिविधियों की योजना के बारे में जानकारी को ध्यान में रखते हुए, परियोजना कार्य अनुसूची का विवरण परियोजना के मानदंडों और विशेषताओं के अनुसार किया जाता है। ब्रेकडाउन तब तक होता है जब तक कि परियोजना की सभी महत्वपूर्ण गतिविधियों और तत्वों की पहचान नहीं हो जाती है ताकि उनकी योजना बनाना, उनका बजट निर्धारित करना, उनके नियंत्रण के लिए एक कार्यक्रम और एक कार्य योजना तैयार करना संभव हो सके। सीपीपी को सरल और स्वचालित करने के लिए, इसके सभी तत्वों को स्तर संख्या के अनुरूप एक पहचानकर्ता निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है। पहचानकर्ताओं को कार्य विभाजन मानदंड को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

किसी प्रोजेक्ट की संरचना करते समय कई गलतियों से बचना भी उतना ही महत्वपूर्ण है, अर्थात्:

• संरचना चरण को छोड़ें और वर्तमान समस्याओं का समाधान खोजने के लिए आगे बढ़ें
• संरचना प्रक्रिया में केवल संगठनात्मक इकाइयों, चरणों या कार्यों का उपयोग करें, न कि अंतिम उत्पादों या लागू संसाधनों का
• भूल जाइए कि एक सौ डब्ल्यूडीएस को परियोजना के प्रारंभिक और अंतिम चरणों और व्यक्तिगत विभागों के काम को छोड़कर, पूरी परियोजना को कवर करना चाहिए
• संरचना तत्वों को दोहराएँ
• परियोजना दस्तावेज़ीकरण और वित्तीय रिपोर्टिंग प्रणाली तैयार करने की प्रणाली के साथ परियोजना संरचना को एकीकृत करना भूल जाना
• संरचना का अधिक या कम विवरण देना
• एक संरचना बनाएं ताकि यह कंप्यूटर प्रसंस्करण के अधीन न हो (योजना के सभी तत्वों या स्तरों में उचित कोडिंग होनी चाहिए)
• "अमूर्त" अंतिम उत्पादों को ध्यान में न रखें, उदाहरण के लिए, सेवाएँ, सेवाएँ, आदि।

परियोजना प्रबंधन प्रणाली टीम के सदस्यों के लिए परियोजना कार्य के सार और निर्भरता को समझने का आधार है, जो सभी विभागों के बाद के समन्वित कार्य को सुनिश्चित करती है।

ऊपर उल्लिखित जिम्मेदारी मैट्रिक्स और परियोजना संगठन का संरचना चार्ट (एसओएफ) दो उपकरण हैं जो परियोजना प्रबंधक को एक टीम बनाने में मदद करते हैं जो परियोजना के उद्देश्यों और लक्ष्यों को पूरा करती है। जिम्मेदारी मैट्रिक्स के निर्माण में एसएसओ और एसआरआर का उपयोग निम्नलिखित चित्र में स्पष्ट रूप से दिखाया गया है:

परियोजना कार्य की संरचना और योजना परियोजना के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संगठनात्मक संरचना के स्वरूप को बहुत प्रभावित करती है।

जिम्मेदारी मैट्रिक्स आपको कार्य करने के लिए टीम के सदस्यों (डिवीजनों) की जिम्मेदारी की संरचना को सुनिश्चित करने और उस पर सहमत होने की अनुमति देता है। संक्षेप में, यह परियोजना कार्य को पूरा करने के लिए जिम्मेदारी के वितरण के विवरण का एक रूप है, जहां टीम के सदस्यों और/या विभागों की भूमिकाएं इंगित की जाती हैं। जिम्मेदारी मैट्रिक्स की एक धुरी निर्माण कार्य के लिए कार्य पैकेजों की एक सूची प्रदर्शित करती है, और दूसरी - उनके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार कलाकारों की एक सूची।

मैट्रिक्स के तत्व पहले से संकलित सूची से काम के प्रकारों के लिए कोड हैं (आप मैट्रिक्स में काम की लागत भी दर्ज कर सकते हैं)। जिम्मेदारियों का दायरा परियोजना और उसके संगठन की बारीकियों से निर्धारित होता है, लेकिन गतिविधियों के एक छोटे समूह का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है जो समझने और वर्णन करने में आसान हो। नीचे जिम्मेदारी मैट्रिक्स का एक उदाहरण दिया गया है:

जिम्मेदारी मैट्रिक्स प्रबंधकों की जिम्मेदारियों के प्रकार और उन लोगों की भूमिकाओं को प्रदर्शित कर सकता है जो परियोजना के कार्यान्वयन में मदद करते हैं, लेकिन इसमें सीधे भाग नहीं लेते हैं। यदि मैट्रिक्स सही ढंग से तैयार किया गया है, तो यह एक उत्कृष्ट उपकरण बन जाएगा जो कार्य के प्रभावी निष्पादन और आंतरिक और बाहरी संसाधनों द्वारा सफल समर्थन दोनों सुनिश्चित करता है।

परियोजना की योजना बनाते समय कार्य के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त किया जाता है, क्योंकि योजना को क्रियान्वित करने हेतु कार्यवाही करने से पहले ही उपलब्ध संसाधनों का अंदाजा होना आवश्यक है। एक बार संसाधनों की पहचान हो जाने के बाद, यह निर्धारित करना आवश्यक है कि उन्हें कैसे प्राप्त किया जा सकता है; विशेष रूप से यह श्रम संसाधनों से संबंधित है।

कर्मचारियों की नियुक्ति चरणों में की जाती है - पहले एक कार्य समूह बनता है, और फिर एक परियोजना टीम, क्योंकि यह कार्य समूह है जो भविष्य की टीम की रीढ़ बनेगा। कार्य समूह की संरचना परियोजना के कार्यों और लक्ष्यों से निर्धारित होती है। समूह में लगभग हमेशा प्रबंधक, प्रभावशाली सदस्य और प्रमुख कर्मचारी होते हैं।

कार्य समूह परियोजना आरंभ और योजना में भाग लेता है। इस स्तर पर, संसाधनों का निर्धारण करना अभी संभव नहीं है, क्योंकि परियोजना के बारे में केवल सामान्य जानकारी है, और अधिक विस्तृत डेटा विस्तृत कार्य किए जाने और परियोजना प्रबंधन प्रणाली के निर्माण के बाद प्राप्त किया जाएगा। कलाकारों की अंतिम नियुक्ति और उनकी कार्यक्षमता का निर्धारण योजना के अंतिम विकास और अनुमोदन के बाद ही होगा।

जिम्मेदार व्यक्तियों को उचित रूप से नियुक्त करने के लिए, आपको कई प्रकार के संसाधनों के बारे में पता होना चाहिए जिनका उपयोग किया जा सकता है:

• श्रम संसाधन
• वित्तीय संसाधन
• उपकरण
• तकनीकी उपकरण
• प्रौद्योगिकी और सूचना
• आपूर्तिकर्ता और सामग्री

इस तथ्य के बावजूद कि कलाकारों के पास संसाधनों के प्रबंधन और उपयोग के लिए हमेशा सभी लीवर नहीं होते हैं, सात प्रकार के संसाधनों का ज्ञान एक परियोजना का वर्णन करने और जिम्मेदारियों के वितरण पर निर्णय लेने की प्रक्रिया को बहुत सरल बनाता है, क्योंकि, जैसा कि पहले ही कहा गया है, कार्य पैकेजों को अवश्य ही बनाना चाहिए। उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक सभी चीजें उपलब्ध कराई जाएं। और ऐसा करने के लिए, दो प्रश्नों का उत्तर देना महत्वपूर्ण है:

• परियोजना पर सभी कार्यों को लागू करने के लिए किन विशिष्ट संसाधनों की आवश्यकता है (आवश्यकताओं की एक सूची कार्य अनुसूची और कार्य अनुसूची का उपयोग करके प्राप्त की जा सकती है)?
• आपको पहले से ही क्या चाहिए?

एक बार इन प्रश्नों का उत्तर मिल जाने के बाद, जिम्मेदारियों का अंतिम आवंटन किया जा सकता है।

यहां हमें परियोजना कार्य की योजना बनाने के एक अतिरिक्त साधन - लागत मदों की संरचना के बारे में बात करनी चाहिए। इसे लेखांकन खातों के साथ भ्रमित नहीं किया जाना चाहिए, क्योंकि... इसमें शामिल वस्तुओं के अनुसार, प्रबंधन निर्णय लेने के लिए आवश्यक अनिर्दिष्ट प्रबंधन जानकारी को वर्गीकृत और एकत्र किया जाता है (जिसका अर्थ है कि वास्तविक लागतों की पुष्टि करने वाला कोई दस्तावेज नहीं है, लेकिन उपयोग किए गए संसाधनों, किए गए कार्य आदि पर प्रारंभिक डेटा है)।

लागत आइटम एक प्रबंधन उपकरण है जिसका उपयोग प्रदर्शन किए गए कार्य की वास्तविक लागत पर डेटा एकत्र करने और फिर योजना के अनुसार लागतों के साथ तुलना करने के लिए किया जाता है। समय और लागत की योजना बनाने और उसे नियंत्रित करने के लिए उन्हीं वस्तुओं का उपयोग किया जाता है, क्योंकि WBS के आधार पर सौंपे गए कार्य के बारे में जानकारी शामिल करें। नीचे आप कार्य पैकेजों के लिए लागत मदों के गठन का एक उदाहरण देख सकते हैं जिसके लिए विशिष्ट विभाग जिम्मेदार हैं (डब्ल्यूबीएस के आधार पर):

लागत मदों में विभिन्न आधारों पर आधारित एकाधिक कार्य पैकेजों का डेटा शामिल हो सकता है, जैसे:

• जिम्मेदार व्यक्ति
• खाता संरचना
• समय सीमा
• कार्य की सामग्री

लागत मदों के बारे में उपरोक्त सभी को सारांशित करते हुए, यह केवल ध्यान देने योग्य है कि वे परियोजना बजट के निर्माण और निगरानी, ​​​​वर्तमान प्रबंधन लेखांकन के कार्यान्वयन और परियोजना कार्य के पूरा होने के बाद संभावित लागतों के आकलन में योगदान करते हैं।

अब हम समग्र रूप से परियोजना और इसके व्यक्तिगत चरणों दोनों के समय पर कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए परियोजना नियोजन के सबसे प्रभावी तरीकों पर विचार करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

नेटवर्क परियोजना योजना

नेटवर्क प्रोजेक्ट प्लानिंग के तरीके या, जैसा कि उन्हें नेटवर्क आरेख (ग्राफ़ नेटवर्क, पीईआरटी आरेख) भी कहा जाता है, प्रोजेक्ट कार्य और उनके बीच निर्भरता का एक ग्राफिकल प्रदर्शन है। यहां "नेटवर्क" की अवधारणा परियोजना की गतिविधियों और नियंत्रण बिंदुओं की पूरी श्रृंखला को उनके बीच स्थापित निर्भरता के साथ संदर्भित करती है।

नेटवर्क आरेख एक नेटवर्क मॉडल को एक ग्राफ़ के रूप में प्रदर्शित करते हैं जिसमें गतिविधियों के अनुरूप शीर्षों की एक श्रृंखला होती है, और उन्हें जोड़ने वाली रेखाएं इन गतिविधियों के बीच संबंध दिखाती हैं। एक ग्राफ़, जिसे अक्सर प्राथमिकता-अनुसरण आरेख या वर्टेक्स-जॉब नेटवर्क कहा जाता है, को नेटवर्क का सबसे आम प्रतिनिधित्व माना जाता है। नीचे आप ऐसे ग्राफ़ के एक टुकड़े का उदाहरण देख सकते हैं:

एक प्रकार का नेटवर्क आरेख भी है जिसे वर्टेक्स-इवेंट नेटवर्क कहा जाता है, लेकिन व्यावहारिक कार्यों में इसका उपयोग अक्सर नहीं किया जाता है। इस मामले में, कार्य एक निश्चित कार्य की शुरुआत और अंत का प्रतिनिधित्व करने वाली दो घटनाओं (ग्राफ नोड्स) को जोड़ने वाली एक रेखा का रूप लेता है। ऐसे चार्ट का एक अच्छा उदाहरण PERT चार्ट है - यह यहाँ है:

नेटवर्क आरेखों को अक्सर फ़्लोचार्ट के साथ भ्रमित किया जाता है, लेकिन यह पूरी तरह सच नहीं है, क्योंकि... नेटवर्क आरेख के बीच अंतर यह है कि यह केवल गतिविधियों की तार्किक निर्भरता प्रदर्शित करता है, जबकि फ़्लोचार्ट इनपुट, आउटपुट और प्रक्रियाओं को दिखाता है। आरेख में कोई दोहराव चक्र (लूप) भी नहीं हैं।

नेटवर्क नियोजन विधियाँ किसी परियोजना की अवधि को कम करने के उद्देश्य से बनाई गई विधियाँ हैं। वे क्रिटिकल पाथ मेथड (एमसीपी या सीपीएम (अंग्रेजी क्रिटिकल पाथ मेथड से)) और योजनाओं के मूल्यांकन और संशोधन की विधि (पीईआरटी (अंग्रेजी प्रोग्राम इवैल्यूएशन रिव्यू तकनीक से)) पर आधारित हैं।

क्रिटिकल पथ नेटवर्क में सबसे लंबे पथ को संदर्भित करता है, और इस पथ पर नौकरियों को क्रिटिकल कहा जाता है। डिज़ाइन कार्य की न्यूनतम अवधि महत्वपूर्ण पथ की अवधि पर निर्भर करती है। महत्वपूर्ण गतिविधियों को कम करके समग्र परियोजना अवधि को कम किया जा सकता है। इस प्रकार, काम पूरा होने में देरी से परियोजना की अवधि में वृद्धि होती है।

महत्वपूर्ण पथ पद्धति का उपयोग करके, आप नेटवर्क की तार्किक संरचना और व्यक्तिगत गतिविधियों की अवधि के अनुमान के आधार पर कार्य के पैकेज को पूरा करने के लिए अनुमानित शेड्यूल की गणना कर सकते हैं, साथ ही परियोजना के लिए एक समग्र महत्वपूर्ण पथ स्थापित कर सकते हैं।

समय के पूर्ण आरक्षित (रिजर्व) की अवधारणा भी है। यह काम के देर से शुरू होने या ख़त्म होने की तारीखों के बीच का अंतर है। स्लैक का प्रबंधकीय सार यह है कि वित्तीय, संसाधन या तकनीकी बाधाओं को समायोजित करने का अवसर है, और परियोजना प्रबंधक अंतिम परियोजना समापन तिथि को नकारात्मक रूप से प्रभावित करने के डर के बिना स्लैक में उपलब्ध अवधि के लिए काम को निलंबित कर सकता है। महत्वपूर्ण कार्य के लिए सुस्ती का समय शून्य है।

एक क्षैतिज रेखा चार्ट जहां परियोजना कार्यों को विशिष्ट समय मापदंडों (प्रारंभ, समापन, देरी, आदि) के साथ समय खंडों द्वारा दर्शाया जाता है, गैंट चार्ट कहा जाता है, और यह नेटवर्क योजना का एक अभिन्न अंग भी है। यहाँ उसका उदाहरण है:

प्रभावी योजना के लिए, PERT चार्ट, एक नेटवर्क ग्राफ़ और एक गैंट चार्ट का उपयोग करना सुविधाजनक है। नेटवर्क प्लानिंग का तात्पर्य कार्यों के एक सेट के रूप में उनके बीच विशिष्ट संबंधों के साथ सभी परियोजना कार्यों का विवरण है। नेटवर्क आरेख की गणना और विश्लेषण करने के लिए, नेटवर्क संचालन का एक सेट जिसे महत्वपूर्ण पथ विधि प्रक्रियाएं कहा जाता है, आमतौर पर उपयोग किया जाता है।

नेटवर्क मॉडल चरणों में विकसित किया जा रहा है:

• डिज़ाइन कार्यों की सूचियाँ निर्धारित की जाती हैं
• कार्य मापदंडों का मूल्यांकन किया जाता है
• नौकरियों के बीच निर्भरता स्थापित होती है

सभी विवरणों सहित सभी परियोजना गतिविधियों का वर्णन करने के लिए कार्य सूचियों को परिभाषित करने की आवश्यकता है। कार्य नेटवर्क मॉडल का मुख्य तत्व है। कार्य पैकेज उन गतिविधियों को परिभाषित करते हैं जिन्हें परियोजना परिणाम प्राप्त करने के लिए किया जाना चाहिए। परिणाम आमतौर पर नियंत्रण बिंदुओं के साथ हाइलाइट किए जाते हैं।

नेटवर्क मॉडल विकसित करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि WDS के निचले स्तर में वे सभी कार्य शामिल हैं जो विशिष्ट डिज़ाइन लक्ष्यों की उपलब्धि की गारंटी देते हैं। नेटवर्क मॉडल गतिविधियों के बीच निर्भरता को परिभाषित करने और कनेक्टिंग घटनाओं और गतिविधियों को जोड़ने का परिणाम है। अपने सबसे सामान्य रूप में, प्रस्तुत दृष्टिकोण इस धारणा पर आधारित है कि किसी भी कार्य का उद्देश्य किसी विशेष लक्ष्य को प्राप्त करने में मदद करना है। संयोजी कार्य का उद्देश्य भौतिक परिणाम प्राप्त करना आवश्यक नहीं है, क्योंकि उनका लक्ष्य किसी विशेष कार्यक्रम आदि का आयोजन करना हो सकता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर का मुख्य कार्य कार्य के मापदंडों का मूल्यांकन करना है। इस प्रयोजन के लिए, व्यक्तिगत परियोजना कार्यों को पूरा करने के लिए जिम्मेदार अन्य परियोजना प्रतिभागियों को शामिल किया जा सकता है। काम की अवधि और वित्तीय संसाधनों और संसाधनों की आवश्यकता का आकलन सीधे तौर पर संसाधन और लागत योजनाओं और शेड्यूल की प्रासंगिकता को प्रभावित करता है, जो नेटवर्क मॉडल का विश्लेषण करने के बाद तैयार किए जाते हैं। प्रत्येक कार्य के लिए ऐसा मूल्यांकन अवश्य किया जाना चाहिए। फिर, इसके आधार पर, परियोजना योजना में एसआरआर के स्तर को सामान्यीकृत और गठित किया जाता है।

परियोजना के अलग-अलग चरणों और संपूर्ण परियोजना को समय पर लागू करने के लिए, समय मापदंडों के अनुसार परियोजना की योजना बनाना भी आवश्यक है। आइए इस मुद्दे पर अधिक विस्तार से विचार करें।

समय मापदंडों के आधार पर किसी परियोजना की योजना बनाना

समय मापदंडों को यहां उस समय अवधि के रूप में समझा जाना चाहिए जिसके दौरान कार्य और कार्य पैकेजों को पूरा करने की योजना बनाई गई है, साथ ही परियोजना कार्यान्वयन प्रक्रिया के नियंत्रण बिंदु भी। संपूर्ण योजना की प्रभावशीलता को प्रभावित करने वाला समय सबसे महत्वपूर्ण कारक है।

परियोजना तत्वों और संपूर्ण परियोजना के कार्यान्वयन का समय हमेशा पहले से नियोजित होता है, और निश्चित रूप से, उन्हें कम से कम करना वांछनीय है। लेकिन समय सीमा को कम करना तीन मापदंडों द्वारा सीमित है: तकनीकी क्षमताएं, तकनीकी आवश्यकताएं और काम की गुणवत्ता। योजना बनाते समय यह सब अवश्य ध्यान में रखा जाना चाहिए।

समय मापदंडों के अनुसार योजना बनाना परियोजना प्रबंधन का एक प्रमुख तत्व है, जिसमें कई घटक शामिल हैं। ये घटक हैं:

• समय मापदंडों के आधार पर परियोजना प्रबंधन की अवधारणा
• प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग
• डिज़ाइन कार्य की प्रगति की निगरानी करना
• कार्य प्रगति का विश्लेषण और विनियमन
• समापन परियोजना प्रबंधन

किसी प्रोजेक्ट को निश्चित समय सीमा के भीतर पूरा करना अक्सर मुश्किल होता है। इसका कारण इस बात की अस्पष्ट समझ है कि वास्तव में क्या प्रबंधित करने की आवश्यकता है, और अधिकांश समस्याएं योजना स्तर पर उत्पन्न होती हैं।

शेड्यूल में विसंगतियों का कारण डिलीवरी में देरी, संसाधनों की कमी आदि हो सकता है। यदि परियोजना का दायरा और विषय क्षेत्र गलत तरीके से निर्धारित किए गए हैं, तो बाद में कार्य और कार्यक्रम में समायोजन करना होगा।

जब कोई प्रबंधक विशिष्ट आवर्ती परियोजनाओं से निपट रहा होता है, तो कार्यों के समय और अनुक्रम को सटीक रूप से निर्धारित करना सुविधाजनक होता है, हालांकि व्यवहार में परियोजनाओं को बहुत कम ही दोहराया जाता है।

यदि हम किसी परियोजना में अस्थायी घाटे के कारणों के बारे में बात करें तो उनमें शामिल हैं:

• अपर्याप्त गुणवत्ता और बजट प्रबंधन
• अप्रत्याशित लागतों के लिए कोई आकस्मिक योजना नहीं
• परियोजना प्रतिभागियों के बीच जोखिमों का खराब वितरण
• संचार व्यवस्था में संरचना का अभाव
• परियोजना रिपोर्टिंग प्रणाली को लागू करना कठिन है

समय मापदंडों के आधार पर परियोजना प्रबंधन का एक अन्य महत्वपूर्ण घटक व्यक्तिगत समय संसाधनों का प्रबंधन है। यह प्रत्येक कलाकार और परियोजना भागीदार के लिए प्रासंगिक है, लेकिन प्रबंधक के लिए यह अधिक महत्वपूर्ण है, क्योंकि वह परियोजना की सफलता के लिए जिम्मेदार है, जिसका अर्थ है कि उसे सभी प्रकार के काम करने के लिए समय की आवश्यकता है।

व्यक्तिगत समय प्रबंधन में सुधार के लिए तथाकथित रूपों का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। फॉर्म पूरा किए जाने वाले आवश्यक कार्यों की एक सूची है, जिसमें निष्पादकों और समय-सीमाओं का उल्लेख होता है। सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्य को नियोजन कैलेंडर के समय खंडों में स्थानांतरित किया जाना चाहिए। एक नियोजन कैलेंडर इस तरह दिख सकता है:

अनिर्धारित घटनाओं या कम प्राथमिकता वाले कार्य को खाली समय ब्लॉकों में जोड़ा जा सकता है। ऐसे मामलों में जहां काम की मात्रा समय की मात्रा से अधिक है, काम की योजना कई दिन पहले बनाई जा सकती है। लेकिन आपको इसका दुरुपयोग नहीं करना चाहिए, अन्यथा उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों को पूरा करने में देरी हो सकती है। और यह देखते हुए कि कम प्राथमिकता वाले कार्यों की प्राथमिकता अगले दिनों में बढ़ सकती है, सभी कार्य समय पर पूरे किए जाने चाहिए।

ऐसा करने के लिए, आपको प्राथमिकताओं को सही ढंग से निर्धारित करने और उनके अनुसार कार्य करने की आवश्यकता है। प्रोजेक्ट मैनेजर को माध्यमिक और अस्पष्ट कार्यों से विचलित नहीं होना चाहिए और महत्वपूर्ण निर्णय लेने में देरी नहीं करनी चाहिए। उसे अधिकार सौंपने में भी सक्षम होना चाहिए।

और आखिरी चीज़ जिस पर हम पहले पाठ में ध्यान केंद्रित करेंगे वह कुछ संगठनात्मक मुद्दे हैं।

परियोजना नियोजन कार्य का संगठन

परियोजना नियोजन निर्णय लेने की प्रक्रिया है जो परियोजना कार्य और गतिविधियों का क्रम निर्धारित करती है। यह परियोजना प्रबंधन में एक प्रमुख भूमिका निभाता है, जो परियोजना कार्यान्वयन प्रक्रिया की व्यवस्थित शुरुआत का प्रतिनिधित्व करता है।

परियोजना नियोजन में कई चरण शामिल हैं:

• लक्ष्य एवं उद्देश्य निर्धारित करना
• संसाधन गणना
• कार्य अवधि का शेड्यूल बनाना
• कार्य अनुसूची का अनुकूलन
• कार्य निष्पादन का संगठन
• कार्य की जटिलता को बढ़ाने के लिए एक कैलेंडर योजना का निर्माण
• कार्य की प्रगति की निगरानी करना
• कार्य प्रगति का समायोजन

एक परियोजना कार्यान्वयन योजना एक व्यापक योजना है जिसमें परियोजना के मुख्य लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए कार्यों और लक्ष्यों, विस्तृत कार्य, कार्यों और गतिविधियों की एक व्यापक प्रणाली शामिल होती है। सामान्य गलतियों से बचने की कोशिश करते हुए कार्यान्वयन योजना तैयार करने पर बहुत ध्यान दिया जाना चाहिए, जैसे:

• गलत लक्ष्य निर्धारित करना
• अधूरी जानकारी का उपयोग करना
• पिछले अनुभव को नजरअंदाज करना
• संसाधन उपलब्धता के मुद्दे को नजरअंदाज करना
• परियोजना प्रतिभागियों के समन्वय पर ध्यान का अभाव
• कलाकारों की प्रेरणा को नजरअंदाज करना
• योजना के विवरण पर अत्यधिक ध्यान
• किसी योजना के लिए योजना बनाना और योजना के पालन पर नियंत्रण की अनदेखी करना

त्रुटियों की काफी बड़ी संख्या और उनकी विशिष्टता के बावजूद, उन सभी नियोजन तत्वों को ध्यान में रखना जिनके बारे में हमने आपको बताया था, आपको उनसे बचने में मदद मिलती है। केवल यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि परियोजना नियोजन कार्यों की एक व्यवस्थित व्यवस्था है, जिसका उद्देश्य मुख्य परिणाम प्राप्त करना है - परियोजना का कार्यान्वयन। और इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि योजना में हमेशा कार्यों और स्वयं कार्यों के लिए निर्देश शामिल होते हैं, इसे सुरक्षित रूप से एक मानक या दिशानिर्देश माना जा सकता है जिसके साथ वास्तविक संकेतकों की तुलना की जाएगी। यदि, ऐसी तुलनाओं के परिणामस्वरूप, कोई विसंगतियां पाई जाती हैं, तो योजना को समायोजित करने के लिए उपाय करना आवश्यक है।

दूसरे पाठ में हम एक प्रबंधक के लिए परियोजना प्रबंधन के एक अन्य महत्वपूर्ण तत्व - टीम प्रबंधन - के बारे में बात करेंगे। परियोजना प्रतिभागियों की संरचना, परियोजना प्रबंधक के कार्य, परियोजना टीम के गठन और विकास की विशेषताएं, टीम की विशेषताएं और संरचना, संघर्ष समाधान और कई अन्य जैसे मुद्दों पर विचार किया जाएगा।

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परिचय

परियोजना प्रबंधन एक योजना तैयार करने और उस पर काम की प्रगति पर नज़र रखने के बारे में है। तदनुसार, परियोजना योजना जितनी बेहतर होगी, जितनी सटीकता से तैयार की जाएगी, डिजाइन कार्य करना और परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करना उतना ही आसान होगा।

अच्छी योजना बनाने के लिए, सबसे पहले, आपको यह जानना होगा कि एक परियोजना क्या है और इसकी योजना में कौन से तत्व शामिल हैं।

किसी भी संगठन की गतिविधि संचालन और परियोजनाओं को क्रियान्वित करना है। दोनों में बहुत कुछ समान है, उदाहरण के लिए, इन्हें लोगों द्वारा निष्पादित किया जाता है, जिसके लिए सीमित संसाधन आवंटित किए जाते हैं।

संचालन और परियोजनाओं के बीच मुख्य अंतर यह है कि संचालन चालू और दोहराव वाला होता है, जबकि परियोजनाएं अस्थायी और अद्वितीय होती हैं। इसके आधार पर, एक परियोजना को एक अद्वितीय उत्पाद या सेवा बनाने के लिए किए गए अस्थायी प्रयास के रूप में परिभाषित किया गया है। "अस्थायी" का अर्थ है कि प्रत्येक प्रोजेक्ट की एक विशिष्ट प्रारंभ और समाप्ति तिथि होती है। जब हम किसी उत्पाद या सेवा के अद्वितीय होने की बात करते हैं, तो हमारा मतलब यह होता है कि यह समान उत्पादों या सेवाओं से स्पष्ट रूप से भिन्न है।

प्रत्येक परियोजना की विशिष्टता इसकी योजना बनाने में कठिनाइयाँ पैदा करती है, क्योंकि यह अनुमान लगाना अक्सर मुश्किल होता है कि परिणाम वास्तव में कैसे प्राप्त होंगे। इसलिए, परियोजना गतिविधि का परिणाम न केवल एक उत्पाद या सेवा है, बल्कि सीखे गए सबक भी हैं, यानी अनुभव जो भविष्य में बाद की परियोजनाओं की योजना बनाते और निष्पादित करते समय उपयोग किया जाता है।

परियोजना की योजना बना

नियोजन चरण सबसे महत्वपूर्ण में से एक है। इस स्तर पर, परियोजना के कार्य, बजट और समय सीमा निर्धारित की जाती है। अक्सर, नियोजन को केवल समय-निर्धारण कार्य, संसाधन प्रबंधन, बजट आदि की अनदेखी के रूप में समझा जाता है।

एक संपूर्ण नियोजन तकनीक में निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:

• 1) परियोजना लक्ष्यों की परिभाषा और उनका विवरण। अक्सर, परियोजनाएँ बिना किसी स्पष्ट लक्ष्य के शुरू होती हैं।
• 2) तकनीकी चरणों का निर्धारण। परियोजना के लिए एक कार्यान्वयन तकनीक का चयन किया जाना चाहिए, जो परियोजना विकास के चरणों को निर्धारित करती है। विशिष्ट नियोजन त्रुटियों में से एक योजना और तकनीकी चक्र के बीच विसंगति है।
• 3) तकनीकी चरणों के लिए, कार्यों की एक सूची निर्धारित करना, उनके संबंधों (अनुक्रम) और अनुमानित अवधि (असाइन किए गए संसाधनों के आधार पर) को इंगित करना आवश्यक है।
• 4) परियोजना के लिए आवंटित संसाधनों पर सहमति होना आवश्यक है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कंपनी के सभी संसाधनों को केंद्रीय रूप से वितरित किया जाना चाहिए। अक्सर, नियोजन त्रुटि इस तथ्य के कारण होती है कि कुछ दुर्लभ संसाधनों का उपयोग एक ही समय में दो अलग-अलग परियोजनाओं में एक साथ किया जाता है।
• 5) यदि आप संसाधनों के लिए कीमतें निर्धारित करते हैं, तो बजट भी स्वचालित रूप से प्राप्त किया जा सकता है। सामान्य गलतियों में से एक यह है कि परियोजना की अनुमानित लागत पर ध्यान दिए बिना बजट आवंटित किया जाता है।
• 6) लिखित असाइनमेंट, बजट और कार्यसूची औपचारिक "प्रोजेक्ट प्लान" दस्तावेज़ बनाते हैं। अक्सर, किसी परियोजना के शुरू होने से पहले, इनमें से कुछ दस्तावेज़ गायब हो जाते हैं; इसके परिणामों पर नीचे चर्चा की जाएगी।

इस प्रकार, परियोजना नियोजन की सफलता के लिए, कई कारक महत्वपूर्ण हैं और इन्हें ध्यान में रखा जाना चाहिए:

• · हल किए जाने वाले कार्यों का वर्ग, तैयार उत्पाद की प्रतियों की संख्या, कार्य का प्रकार (विकास, विकास, समर्थन);
• · परियोजना की जटिलता और विकास टीम की क्षमताओं को ध्यान में रखते हुए एक कार्य योजना (जीवन चक्र मॉडल) का चयन;
• · विषय क्षेत्र और विकास स्वचालन उपकरण में अनुभव;
• · डेवलपर्स को स्वचालन उपकरण और हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर आधार से लैस करना;
• · काम के समय और गुणवत्ता के लिए ग्राहकों की आवश्यकताओं का स्तर।

एक सुव्यवस्थित परियोजना में, प्रत्येक लक्ष्य के कार्यान्वयन के लिए एक विशिष्ट प्रबंधन निकाय को जिम्मेदार होना चाहिए: परियोजना प्रबंधक, सभी लक्ष्यों (प्रोजेक्ट मिशन) के लिए, निजी लक्ष्यों के लिए जिम्मेदार निष्पादक, आदि। परियोजना के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार संगठनात्मक इकाई की संरचना के साथ मेल खाता है। इस उद्देश्य के लिए, जिम्मेदारी का एक तथाकथित मैट्रिक्स विकसित किया जा रहा है, जो परियोजना कलाकारों की कार्यात्मक जिम्मेदारियों को परिभाषित करता है और उन कार्यों के सेट को निर्दिष्ट करता है जिनके कार्यान्वयन के लिए वे व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हैं।

योजना का मुख्य लक्ष्य परियोजना कार्यान्वयन के लिए एक मॉडल बनाना है।

सामान्य नियोजन गलतियाँ

गलत लक्ष्यों का उपयोग करके योजना बनाना।किसी भी परियोजना का उद्देश्य उसकी सामग्री में किसी समस्या का समाधान करना, किसी विशिष्ट आवश्यकता को पूरा करना आदि होता है। इसके आधार पर, कुछ विशिष्ट लक्ष्य तैयार किए जाते हैं। यदि समस्या अस्पष्ट है और स्पष्ट रूप से तैयार नहीं की गई है, तो सही निर्णय लेने पर आपको एक सामान्य गलती का सामना करना पड़ सकता है, लेकिन यह ठीक से ज्ञात नहीं है कि यह कौन सी समस्या है।

ऐसी स्थिति से बचने के लिए, कार्य के वास्तविक आधार का पता लगाना आवश्यक है: रिकॉर्ड - अधिमानतः प्रलेखित - उन समस्याओं और आवश्यकताओं का विवरण जिन्हें परियोजना के पूरा होने पर हल किया जाना चाहिए; स्थापित करें कि विशिष्ट समस्याओं का समाधान परियोजना के लक्ष्यों और उद्देश्यों के विवरण में कैसे परिलक्षित होता है। इसके बाद ही आप योजना बनाना शुरू कर सकते हैं.

अधूरे आंकड़ों पर आधारित योजना.ऐसी ही स्थिति विशिष्ट होती है जब कार्य की योजना बनाना आवश्यक होता है, जिसकी शुरुआत, और संभवतः इसके कार्यान्वयन का तथ्य, पिछले चरणों में परीक्षण परीक्षणों या सफलताओं/असफलताओं के परिणामों पर निर्भर करता है।

सूचना प्रणाली के विकास और अनुकूलन के लिए परियोजनाओं में अक्सर ऐसी ही स्थिति उत्पन्न होती है। ग्राहक को यथाशीघ्र तैयार उपकरण प्राप्त करने की अदम्य इच्छा होती है। हालाँकि, उसे अपने द्वारा चुने गए सॉफ़्टवेयर की क्षमताओं और जिसे वह स्वचालित करना चाहता है, उसके बारे में केवल एक अस्पष्ट विचार है। दूसरी ओर, सॉफ़्टवेयर आपूर्तिकर्ता ग्राहक के संगठन में वास्तविक प्रबंधन प्रक्रियाओं (कार्यात्मक, सूचना, संगठनात्मक संरचनाओं) के बारे में बहुत कम जानते हैं। और केवल जब वे परियोजना को लागू करना शुरू करते हैं, तो आपसी जानकारी और प्रशिक्षण की प्रक्रिया शुरू होती है। कथन के स्पष्टीकरण से कार्य की मात्रा में महत्वपूर्ण, कभी-कभी कई गुना वृद्धि होती है और इसके लक्ष्यों और संरचना में परिवर्तन होता है।

योजना केवल योजनाकारों की भागीदारी से संचालित की जाती है।ऐसे नियोजन संगठन में महत्वपूर्ण कारकों पर विचार न करने के कारण महत्वपूर्ण नुकसान हो सकता है। एक नियम के रूप में, प्रतीत होता है कि महत्वहीन विवरण या परिस्थितियों को भुला दिया जाता है, जिसका अनुपालन करने में विफलता, फिर भी, भारी नुकसान का कारण बन सकती है। इसलिए, विशिष्ट परियोजना कार्य के लिए जिम्मेदार, परियोजना वित्तपोषण, आपूर्ति आदि के लिए जिम्मेदार लोगों को भी योजना में शामिल किया जाना चाहिए। योजना को लागू करने के मनोवैज्ञानिक पहलुओं का उल्लेख नहीं करना, जिसके विकास में विशिष्ट कलाकारों ने भाग नहीं लिया।

पिछले अनुभव को ध्यान में रखे बिना योजना बनाना।सर्वोत्तम अनुमानों के साथ भी, समान परियोजनाओं को लागू करने में पिछले अनुभव के उपयोग के बिना, गंभीर योजना त्रुटियां की जा सकती हैं।

संसाधनों की उपलब्धता को ध्यान में रखे बिना उनकी योजना बनाना।यह चिंता, सबसे पहले, कुछ योग्यताओं वाले श्रम संसाधनों और परियोजना पर काम करने के लिए एक निश्चित स्थान पर एक निश्चित समय पर पहुंचने की क्षमता से संबंधित है। एक और समस्या यह है कि यदि विशेषज्ञों के एक ही समूह को एक साथ चलने वाली कई परियोजनाओं में नियोजित किया जाता है।

प्रेरणा को ध्यान में रखे बिना योजना बनाना।एक नियम के रूप में, अपने स्वयं के कार्यात्मक विभागों के कलाकार परियोजनाओं पर काम करने के लिए आकर्षित होते हैं। प्रबंधन, उनके अपने लक्ष्य और विशिष्ट कार्य और निश्चित रूप से, पारिश्रमिक का उनका अपना रूप, जिसका आमतौर पर परियोजना के लक्ष्यों और उद्देश्यों से कोई लेना-देना नहीं होता है। इसलिए, कलाकार अपनी गतिविधियों के परिणामों के लिए उचित प्रोत्साहन के बिना परियोजना कार्य की जिम्मेदारी और महत्व को महसूस नहीं करते हैं। लेकिन परियोजना प्रबंधक के पास कलाकारों को प्रोत्साहित करने के पर्याप्त अधिकार नहीं हैं और वह परियोजना के परिणामों के आधार पर वित्तीय प्रोत्साहन बजट नहीं बना सकता है।

अत्यधिक विस्तार के साथ योजना बनाना.जब किसी परियोजना की योजना बहुत अधिक विस्तार से बनाई जाती है , इसकी स्थिति का विश्लेषण, योजना और निगरानी करते समय समस्याएँ उत्पन्न होती हैं - उदाहरण के लिए, क्या पूरा हुआ और क्या देरी हुई। इसके अलावा, बड़ी संख्या में संसाधनों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करना, समय की देरी निर्धारित करना, लागत का अनुमान लगाना और प्रबंधन उद्देश्यों के लिए स्वीकार्य यथार्थवादी अनुसूचियां विकसित करना मुश्किल है। कारकों को ध्यान में रखने में अत्यधिक विस्तार से बड़ी संख्या में संघर्षों को हल करने की आवश्यकता होती है, लगातार परिवर्तन होते हैं, एक ही समय में चल रही अन्य परियोजनाओं के साथ निरंतर समन्वय की आवश्यकता होती है। हालाँकि, अत्यधिक विस्तार से नियंत्रण क्षमता के नुकसान की समस्या भी हो सकती है। एक स्वर्णिम माध्य की आवश्यकता तब होती है जब परियोजना केवल उन्हीं मापदंडों की योजना बनाती है जिन्हें नियंत्रित किया जा सकता है और किया जाना चाहिए।

योजना संबंधी गलतियों से बचने के लिए आपको क्या चाहिए (कुछ सुझाव):

• · परियोजना के लिए हल की जाने वाली समस्याओं की एक सूची तैयार की जानी चाहिए;
• · परियोजना (मिशन) का मुख्य लक्ष्य सभी प्रतिभागियों के ध्यान में लाया जाना चाहिए;
• · जोखिमों की पहचान की जानी चाहिए और यदि संभव हो तो दुर्घटनाओं को बाहर रखा जाना चाहिए;
• · यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि परियोजना रणनीति को लागू किया जा सके और बजट, समय और दायरे की बाधाओं को पूरा किया जा सके (एक पीसीटीएस व्यवहार्यता विश्लेषण किया गया था: पी - प्रदर्शन, सी - लागत, टी - समय, एस - दायरा। लागत एक हैं स्तर निष्पादन का कार्य पी, समय टी और सामग्री, कार्य का दायरा एस);
• · परियोजना कार्यान्वयन के "पेशेवरों और विपक्षों" के विश्लेषण के सकारात्मक परिणामों की उपस्थिति (एक फोर्स-फील्ड विश्लेषण किया गया था, जिसमें उन कारकों का विवरण और मात्रात्मक मूल्यांकन शामिल है जो परियोजना के कार्यान्वयन को सुविधाजनक और बाधित कर सकते हैं) );
• · अंतिम परिणाम परियोजना टीम के सभी सदस्यों को स्पष्ट होना चाहिए;
• · परियोजना गतिविधियों के परिणामों का आकलन करने के लिए संकेतकों को आवश्यक सटीकता के साथ मामलों की स्थिति का आकलन करना चाहिए। काम के प्रकार के आधार पर इन-हाउस प्रदर्शन मूल्यांकन पैमाने विकसित करने की सलाह दी जाती है।

परियोजना लक्ष्यों को परिभाषित करना

पहले लक्ष्य निर्धारित करने का अर्थ है कि परियोजना को उद्देश्य के विवरण के साथ शुरू करना चाहिए। इस मामले में, लक्ष्य को मापने योग्य संकेतकों के रूप में लिखित रूप में दर्ज किया जाना चाहिए।

समस्या निरूपण का चरण, यह चरण एक परामर्श समझौते के तहत किया जाता है, अर्थात। स्टेज भुगतान समय-आधारित है। कार्य की अनिश्चितता के कारण इसकी लागत की पहले से योजना बनाना असंभव है। मंच की लागत सभी कार्यों की लागत के लगभग 10% के बराबर है।

मंच का मुख्य उत्पाद "समस्या कथन" दस्तावेज़ (उत्पाद विज़न) है।

इस दस्तावेज़ में परियोजना के उद्देश्य को परिभाषित किया जाना चाहिए और विस्तृत विवरण के बिना प्रमुख आवश्यकताओं की एक सूची शामिल होनी चाहिए। एक महत्वपूर्ण मानदंड: विस्तृत विवरण की कमी के बावजूद, सूची को स्वीकार्य सीमा के भीतर मानक विचलन (जोखिम) के साथ श्रम तीव्रता के सांख्यिकीय मूल्यांकन के लिए उत्तरदायी होना चाहिए।

"समस्या कथन" के आधार पर, "आर्थिक औचित्य" दस्तावेज़ तैयार करना आवश्यक है।

इस दस्तावेज़ में कार्य की श्रम तीव्रता (लागत) का सांख्यिकीय मूल्यांकन होना चाहिए। दूसरी ओर, कार्यान्वयन के आर्थिक प्रभाव का विश्लेषण किया जाना चाहिए।

विश्लेषण समान परियोजनाओं की श्रम तीव्रता (दक्षता) पर आंकड़ों का उपयोग करता है। इन आंकड़ों की अनुपस्थिति में, परिमाण के क्रम में अनुमानों में त्रुटियां अपरिहार्य हैं; इस मामले में, आपको प्रोटोटाइप के विकास/प्रदर्शन के परिणामों के आधार पर आंकड़े प्राप्त करने का प्रयास करना चाहिए।

जोखिम मूल्यांकन को श्रम तीव्रता (निराशावादी मूल्यांकन) की संभावित अधिकता के रूप में व्यक्त किया जाना चाहिए। उत्पाद की कुल श्रम तीव्रता (कीमत) का निर्धारण करते समय इस मूल्यांकन से आगे बढ़ना चाहिए।

परिणामस्वरूप, हमारे पास "समस्या कथन" में एक अस्पष्ट रूप से तैयार किया गया कार्य है और "आर्थिक औचित्य" में लागत का एक अनुमान है। अस्पष्ट आवश्यकताओं से होने वाले जोखिमों को निराशावादी मूल्यांकन द्वारा कवर किया जाना चाहिए। चरण को पूरा करने की शर्त: "समस्या विवरण" और "आर्थिक औचित्य" पर पार्टियों द्वारा हस्ताक्षर।

संसाधन प्रबंधन और योजना

प्रबंधन परियोजना नियोजन संसाधन

संसाधन प्रबंधन परियोजना प्रबंधन की मुख्य उपप्रणालियों में से एक है। इसमें योजना, खरीद, आपूर्ति, वितरण, लेखांकन और संसाधनों के नियंत्रण, आमतौर पर श्रम और रसद की प्रक्रियाएं शामिल हैं। संसाधन प्रबंधन का कार्य अंतिम लक्ष्य प्राप्त करने के लिए उनका इष्टतम उपयोग सुनिश्चित करना है - नियोजित संकेतकों के साथ एक परियोजना परिणाम का निर्माण।

सामग्री और तकनीकी संसाधन कच्चे माल, सामग्री, संरचनाएं, घटक, ऊर्जा संसाधन, तकनीकी संसाधन आदि हैं।

श्रम संसाधन वे हैं जो सीधे सामग्री और तकनीकी संसाधनों के साथ काम करते हैं।

परियोजना सामग्री संसाधनों का प्रबंधन अनिवार्य रूप से व्यवहार्यता अध्ययन विकसित करते समय पूर्व-निवेश चरण में शुरू होता है; योजना चरण के दौरान, संसाधन आवश्यकताओं और उन्हें प्रदान करने की संभावना पर काम किया जाता है। अभ्यास से पता चलता है कि किसी भी समय संसाधन सीमित होते हैं और इसलिए संसाधन प्रबंधन के मुख्य कार्य हैं:

• 1. इष्टतम संसाधन योजना
• 2. रसद प्रबंधन, जिसमें शामिल हैं:
  • · संसाधन खरीद प्रबंधन;
  • · संसाधन आवंटन प्रबंधन.

संसाधनों की अवधारणा "कार्य" की अवधारणा से जुड़ी हुई है, क्योंकि संसाधन समग्र रूप से परियोजना से संबंधित नहीं हैं, बल्कि परियोजना कार्य अनुसूची के अनुरूप योजनाबद्ध अनुक्रम में किए गए विशिष्ट कार्य से संबंधित हैं।

खरीद और आपूर्ति की योजना और संगठन -परियोजना संसाधन प्रबंधन में पहला चरण। इसमें आपूर्तिकर्ताओं का चयन करना, ऑर्डर देना और आपूर्ति की निगरानी करना शामिल है।

नियोजन चरण में, संसाधन मांग कार्यक्रम के आधार पर प्रतिबंधों और उनके पूर्वानुमान वितरण को ध्यान में रखते हुए, कार्य पैकेज और उपभोग किए गए संसाधनों का संतुलित विश्लेषण किया जाता है। परियोजना संसाधन नियोजन समय में संसाधन आवश्यकताओं को निर्धारित करने और संसाधनों की खरीद के लिए अनुबंध समाप्त करने, संसाधनों की आपूर्ति की योजना बनाने के लिए संसाधन उपलब्ध कराने की संभावना निर्धारित करने के साथ-साथ परियोजना कार्य के लिए पहले से खरीदे गए संसाधनों को वितरित करने का आधार है।

परियोजना प्रबंधन के मुख्य घटक के रूप में, संसाधन नियोजन में कई घटक शामिल हैं, जिनमें शामिल हैं:

• · परियोजना लक्ष्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से कार्य पैकेजों और संसाधनों का विकास और संतुलित विश्लेषण;
• · संसाधन वितरण प्रणाली का विकास और जिम्मेदार निष्पादकों की नियुक्ति;
• · कार्य की प्रगति की निगरानी करना - नियोजित कार्य मापदंडों की वास्तविक मापदंडों से तुलना करना और सुधारात्मक कार्रवाई विकसित करना।

संसाधन परियोजना कार्य के घटक प्रदान करने के रूप में कार्य करते हैं, जिसमें कलाकार, ऊर्जा, सामग्री, उपकरण आदि शामिल हैं। तदनुसार, संसाधन आवश्यकता फ़ंक्शन को प्रत्येक कार्य के साथ जोड़ा जा सकता है, और समग्र रूप से परियोजना के लिए संसाधन आवश्यकताओं की गणना शेड्यूलिंग विधियों का उपयोग करके की जा सकती है और मिलान विधियाँ अनुपालन आवश्यकताओं, उपलब्धता या संसाधन प्रदान करने की क्षमता सुनिश्चित कर सकती हैं।

सिद्धांत रूप में, परियोजना गतिविधियों के लिए संसाधन आवश्यकताओं को पूरा करने की योजना बनाते समय, एक सामान्य नियम को ध्यान में रखा जाना चाहिए: परियोजना जीवन चक्र के भीतर प्रत्येक समय प्रत्येक प्रकार के संसाधन के लिए आवश्यकताओं की कुल मात्रा कुल मात्रा से कम नहीं होनी चाहिए। उस समय इस संसाधन की उपलब्धता, भंडार को ध्यान में रखते हुए।

परियोजना लागत अनुमान

परियोजना जीवन चक्र के चरण और मूल्यांकन के उद्देश्य के आधार पर, परियोजना की लागत का अनुमान लगाने के विभिन्न प्रकार और तरीकों का उपयोग किया जाता है। आकलन के उद्देश्यों के आधार पर, ऐसे आकलन की सटीकता भी भिन्न होती है। हम विस्तार से विचार नहीं करेंगे, लेकिन आपको यह ध्यान में रखना होगा कि सबसे बड़ी त्रुटि, निश्चित रूप से, परियोजना के स्थिरीकरण चरण में होती है, जब एक निश्चित संस्करण में त्रुटियों की पहचान की जाती है और उन्हें ठीक किया जाता है; यह भी संभव है कि सब कुछ जो किया गया था उसे सही ढंग से लागू नहीं किया गया (प्रौद्योगिकी के अर्थ में), लेकिन यह पहले से ही अनपढ़ डिजाइन को संदर्भित करता है।

किसी परियोजना की लागत का अनुमान लगाने के लिए, आपको परियोजना को बनाने वाले संसाधनों की लागत, काम पूरा करने में लगने वाला समय और इस काम की लागत जानने की आवश्यकता है।

इस प्रकार, लागत का अनुमान परियोजना के संसाधन और कार्य संरचना के निर्धारण से शुरू होता है। इन कार्यों को परियोजना नियोजन के भाग के रूप में हल किया जाता है, और लागत अनुमान मॉड्यूल को इस प्रक्रिया के परिणाम प्राप्त होने चाहिए। परियोजना की लागत संसाधनों द्वारा निर्धारित की जाती हैकार्य करने के लिए आवश्यक है.

योजना वह बुनियाद है जिस पर कोई भी परियोजना खड़ी की जाती है। और यह जितना मजबूत होगा, परियोजना के सफल होने की संभावना उतनी ही अधिक होगी। यही कारण है कि एक परियोजना प्रबंधन योजना है, जिसमें तीन ब्लॉक शामिल हैं: गतिविधियाँ (लक्ष्य, परियोजना अवधारणाएँ, संसाधन उद्देश्य, आदि), कार्य और संसाधन (लोग, उपकरण, धन, आदि)।

परियोजना प्रबंधन योजना क्या है?

एक परियोजना प्रबंधन योजना एक दस्तावेज़ है जो परियोजना के सभी तत्वों को निर्दिष्ट करती है: गतिविधियों और संसाधनों से लेकर सफलता और जोखिमों के आकलन के मानदंड तक। इस योजना को विकसित करने में, परियोजना प्रबंधक शुरुआत से लेकर समापन तक, पूरी परियोजना को कवर करने का प्रयास करता है।

परियोजना बनाते समय हितधारक की भागीदारी के स्तर पर परियोजना प्रबंधन योजना सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज है। जिस प्रकार एक परियोजना को हितधारक की भागीदारी के बिना लागू नहीं किया जा सकता है, उसी प्रकार एक परियोजना एक सुविचारित प्रबंधन योजना के बिना विफल हो जाएगी। लागत, समय सीमा, गुणवत्ता, जोखिम, संसाधन आदि के प्रबंधन की योजना जैसे दस्तावेज़। - एक व्यापक प्रबंधन योजना के भाग।

पारंपरिक परियोजना प्रबंधन में, योजना में सभी पाँच चरणों में बाधाएँ शामिल होती हैं: प्रारंभ, योजना, निष्पादन, निगरानी और समापन। एजाइल मॉडल में काम करने की प्रकृति के कारण एजाइल परियोजनाओं को पूरा करने की योजना नहीं बनाई जा सकती। इसलिए, योजनाएँ परियोजना के पूरे जीवन चक्र के दौरान विकसित और अनुमोदित की जाती हैं।

आमतौर पर किसी परियोजना में दो प्रबंधन योजनाएँ शामिल होती हैं:

1. आधार- प्रबंधन (ग्राहक) द्वारा अनुमोदित। यह कार्यों की सफलता निर्धारित करता है, और समय सीमा और गुणवत्ता को नियंत्रित करता है।
2. कार्यकर्ता- पिछले वाले के विपरीत, प्रोजेक्ट मैनेजर नई जानकारी या कार्यों के अनुसार इसमें बदलाव करता है।

यह किस लिए है?

एक अच्छी परियोजना प्रबंधन योजना को बुनियादी प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए:

• क्यों?— परियोजना किस समस्या का समाधान करती है, इसका मूल्य क्या है? परियोजना प्रायोजित क्यों है?
• क्या?— परियोजना के मुख्य उत्पाद (डिलीवरी) क्या हैं? सफल समापन के लिए क्या करना होगा?
• कौन?— परियोजना पर काम करने में कौन शामिल होगा और प्रत्येक भागीदार किसके लिए जिम्मेदार होगा? उन्हें किस प्रारूप में व्यवस्थित किया जाएगा?
• कब?-परियोजना की समय सीमा क्या है? मुख्य बिंदु - मील के पत्थर - कब हासिल किये जायेंगे?

मील का पत्थर - एक परियोजना के दौरान एक नियंत्रण बिंदु (उदाहरण के लिए, एक नए पुनरावृत्ति में संक्रमण)।

परियोजना प्रबंधन योजना के उद्देश्य हैं:

परियोजना प्रबंधन योजना के प्रमुख घटक

एक टेम्पलेट का उपयोग करके परियोजना प्रबंधन योजनाएँ बनाना संभव नहीं होगा, लेकिन वहाँ है बुनियादी तत्वों का एक सेट, जिसे जानकर, भविष्य की परियोजना की रूपरेखा बनाना आसान है:

• योजना का संक्षिप्त विवरण- परियोजना के प्रमुख तत्वों के बारे में कुछ पैराग्राफ जो योजना में सामने आए हैं।
• रणनीतिक और संगठनात्मक संरेखण- इसमें हितधारक विश्लेषण और संगठनात्मक लक्ष्यों के परिणाम शामिल हैं जिनका परियोजना के दौरान समर्थन किया जाएगा।
• परियोजना के दायरे को परिभाषित करना— इस आइटम में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं: कार्य और लक्ष्य, अपेक्षित परिणाम, उपकरण पीबीएसऔर डब्ल्यू.बी.एस. अनुभाग में, गुणवत्ता विनिर्देशों को इंगित करना भी महत्वपूर्ण है - ग्राहक के दृष्टिकोण से किसी उत्पाद या सेवा की प्रभावशीलता के मानदंड।

पीबीएस (उत्पाद ब्रेकडाउन संरचना) परियोजना परिणामों का विश्लेषण, दस्तावेजीकरण और संचार करने के लिए एक उपकरण है। पीबीएस उत्पाद-आधारित योजना पद्धति (PRINCE2 परियोजना प्रबंधन मॉडल में मुख्य तरीकों में से एक) का हिस्सा है।

WBS (वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर) परियोजना कार्य को छोटे-छोटे कार्यों (संचालन) में उस स्तर तक विभाजित करना है जहां कार्य करने के तरीके स्पष्ट हों और मूल्यांकन और योजना बनाना संभव हो।

• व्यवहार्यता मूल्यांकन और आकस्मिक योजनाएँ- इसमें परियोजना की आर्थिक, तकनीकी और संगठनात्मक व्यवहार्यता का आकलन, जोखिमों की पहचान और विश्लेषण शामिल है, जोखिम कारकों को खत्म करने के लिए महत्वपूर्ण परिस्थितियों में कार्य योजना का प्रस्ताव है।
• प्रतिबंध- पर्यावरण या प्रबंधन द्वारा लगाई गई ज्ञात बाधाओं की एक सूची (निश्चित बजट, संसाधनों की कमी, आदि)।
• प्रोजेक्ट टीम के लिए आवश्यकताएँ- परियोजना टीम के संगठन, प्रतिभागियों की भूमिका और जिम्मेदारियों का निर्धारण। प्रशिक्षण आवश्यकताएँ भी यहाँ बताई गई हैं।
• सामग्री आवश्यकताएँ- परियोजना को पूरा करने के लिए स्थान, सॉफ्टवेयर, उपकरण और अन्य संसाधनों के तत्व शामिल हैं।
• अनुसूची और मील के पत्थर- यह खंड परियोजना के मील के पत्थर और गतिविधि अनुसूची को परिभाषित करता है, जिसमें तीन प्रमुख तत्व शामिल हैं: डिलिवरेबल्स (कार्य डिलिवरेबल्स), तिथियां या अवधि, और महत्वपूर्ण निर्भरताएं।
• बजट (अनुमान)- अपेक्षित खर्चों को आम तौर पर तीन प्रकारों में विभाजित किया जाता है: पूंजी (उत्पादों के भंडारण के लिए गोदाम की खरीद), खर्च (खरीद के लिए सामग्री की साप्ताहिक खरीद) और श्रम (टीम के सदस्यों को वेतन का भुगतान)
• जोखिमों का प्रबंधन- जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया का विस्तृत विवरण: पहचान से लेकर (मंथन, साक्षात्कार, एसडब्ल्यूओटी विश्लेषण के माध्यम से) एक निगरानी प्रणाली (प्रो- या प्रतिक्रियाशील) के चयन तक।
• परिवर्तन प्रबंधन- पिछले बिंदु के समान, लेकिन केवल संभावित परिवर्तनों से संबंधित है (और उनमें से कई होंगे)। यहां परिवर्तनों को लागू करने के लिए एक एल्गोरिदम, प्रबंधन पद्धतियां (एडीकेएआर, एआईएम और अन्य), परिवर्तनों की सफलता की संभावना की गणना के लिए एक सूत्र आदि निर्धारित करना उचित है।
• संचार प्रबंधन- मुद्दा टीम और हितधारकों दोनों से संबंधित है। इस अनुभाग में परियोजना प्रबंधक को उस संचार प्रणाली का वर्णन करना चाहिए जिसका उपयोग किया जाएगा और परियोजना पार्टियों को परियोजना प्रदर्शन दस्तावेज़ीकरण संचारित करने के लिए चैनल का वर्णन करना चाहिए।
• संलग्नक- कोई भी दस्तावेज़ यहां जा सकता है: व्यक्तिगत नोट्स से लेकर प्रस्तुतियाँ और प्रमाणपत्र तक।

योजना के अनुभागों की सूची किसी विशेष परियोजना की विशेषताओं के आधार पर पूरक की जाती है।

बुनियादी और विस्तृत परियोजना योजनाएँ

किसी प्रोजेक्ट पर काम करते समय, प्रोजेक्ट मैनेजर, टीम के सदस्य और हितधारक दो प्रकार की योजनाओं के साथ काम करते हैं:

• आधार- प्राथमिक, स्थिर, ग्राहक या अन्य पूर्व-सहमत व्यक्ति द्वारा अनुमोदित, सभी इच्छुक पार्टियों से सहमत।
• कार्यकर्ता- मूल योजना का एक संस्करण जो समय, लागत और अन्य परियोजना मापदंडों के संदर्भ में परिवर्तन प्रदर्शित करता है।

परियोजना के विकास के दौरान आप बुनियादी और कार्यशील योजनाओं की तुलना कर सकते हैं,समझें कि कहां काम "ढीला" हो रहा है, और कहां, इसके विपरीत, परियोजना योजना से अधिक तेजी से (अधिक आर्थिक रूप से) पूरी हो रही है। दुर्लभ मामलों में जैसे-जैसे परियोजना आगे बढ़ती है, आधारभूत प्रबंधन योजना में परिवर्तन किए जाते हैं.

वर्कसेक्शन में, गैंट चार्ट आपको मूल और कार्य योजना के बीच अंतर देखने की अनुमति देता है
(नीला - कुल समय, लाल - अतिदेय कार्य, हरा - समय पर पूर्ण किये गये कार्य)

एक परियोजना प्रबंधन योजना का विकास

जैसा कि परियोजना प्रबंधन योजना के प्रमुख तत्वों के मामले में होता है, इसे विकसित करने के लिए कोई एक सही एल्गोरिदम नहीं है।

हमने योजना लिखने के लिए एक सरल चरण-दर-चरण प्रक्रिया तैयार की है, जिसमें 16 बिंदु शामिल हैं:

1. योजना विकसित करने के लिए प्रारंभिक शर्तें निर्धारित करें— यह समझना महत्वपूर्ण है कि आप इसे किसके साथ विकसित करेंगे (अकेले, प्रबंधन, हितधारकों की भागीदारी के साथ), कहां और कब, आदि। उन तरीकों (उदाहरण के लिए, विचार-मंथन) और सॉफ़्टवेयर (जैसे Microsoft विज़ुअल स्टूडियो) को पहले से निर्धारित करना महत्वपूर्ण है जिनका उपयोग योजना बनाने में किया जाएगा - इससे समय की काफी बचत होगी और कार्य सरल हो जाएगा।
2. परियोजना की आरंभिक शर्तें निर्धारित करें- यह परियोजना की सामग्री, परिणामों और उसके प्रबंधन के लिए आवश्यकताओं की एक सूची का वर्णन करता है। उदाहरण के लिए, सुपरहीरो प्रिंट के साथ उच्च गुणवत्ता वाले नियॉन स्पिनर बेचने के लिए एक परियोजना की कल्पना की गई थी। वार्षिक परियोजना के सफल कार्यान्वयन के परिणामस्वरूप, परियोजना की शुरुआत से 12 महीनों के भीतर 100,000 यूनिट माल बेचा जाना चाहिए, जिसके बाद व्यवसाय बेचा जाएगा। परियोजना प्रबंधन संरचना में केंद्रीय कार्यालय में एक सामान्य परियोजना प्रबंधक और क्षेत्रीय परियोजना कार्यालयों में संबंधित विभाग शामिल होंगे।
3. आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों को अलग करेंजो प्रोजेक्ट टीम और आउटसोर्सिंग द्वारा किया जाएगा।
4. इसे छोटे, प्रबंधनीय भागों में तोड़कर एक प्रोजेक्ट WBS बनाएं।यह एजाइल दृष्टिकोण के समान है, जहां संपूर्ण कोड को कई छोटे कार्यशील भागों में विभाजित किया गया है।
5. WBS के प्रत्येक भाग को पूरा करने और उनके बीच निर्भरता बनाने के लिए कार्यों का एक सेट लिखें।इस प्रकार, स्पिनरों के भंडारण के लिए एक क्षेत्रीय गोदाम की खरीद और व्यवस्था का कार्य बाजार का विश्लेषण करने और एक विशिष्ट क्षेत्र में एक निश्चित मात्रा में सामान बेचने के बाद ही पूरा किया जा सकता है।
6. प्रत्येक कार्य को करने के लिए आवश्यक दक्षताएँ निर्धारित करें।यहां यह महत्वपूर्ण है कि संभावित परियोजना प्रतिभागियों के लिए आवश्यक ज्ञान और कौशल को तैयार न किया जाए, बल्कि "आदर्श" आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित किया जाए।
7. समय और धन लागत का अनुमान लगाएंकार्यों को पूरा करने के लिए.
8. एक प्रोजेक्ट विकसित करें.यह कार्यप्रणाली किराना व्यवसाय के लिए अच्छी है, और इसे आरेखों (उदाहरण के लिए, गैंट चार्ट) के माध्यम से प्रदर्शित करना आसान है।
9. एक प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाएं- प्रारंभ, मध्यवर्ती, समाप्ति तिथियां। उदाहरण के लिए, एक सरलीकृत योजना: 1 नवंबर को, परियोजना लॉन्च की जाती है, 1 दिसंबर को - नए साल के लिए बिक्री की शुरुआत, 31 दिसंबर को - नए साल की बिक्री के परिणामों का सारांश, 15 जनवरी को - एक का शुभारंभ 20 फरवरी को वैलेंटाइन डे के लिए विशेष पंक्ति - परिणामों का सारांश, आदि।
10. परियोजना की लागत की गणना करें(हमारे मामले में, 100,000 स्पिनरों को सफलतापूर्वक बेचने और व्यवसाय को बेचने में कितना खर्च आएगा)।
11. गुणवत्ता आवश्यकताओं को निर्दिष्ट करें(उदाहरण के लिए, स्पिनरों के निर्माण के लिए निर्धारित गुणवत्ता मानक)।
12. कार्यों के लिए विशिष्ट लोगों को जिम्मेदार ठहराएँ।यहीं पर बिंदु 6 काम आता है, जिसकी एक सूची से आप टीम के सदस्यों की दक्षताओं को जोड़ पाएंगे।
13. हितधारकों के साथ कार्य के प्रारूप की योजना बनाएं— संचार चैनलों का चयन करें, परियोजना पर काम में उनकी भागीदारी की डिग्री निर्धारित करें, आदि।
14. जोखिमों की गणना करें (उदाहरण के लिए, संचयी विधि सूत्र का उपयोग करके)।स्पिनरों के साथ हमारे उदाहरण में, यह बाज़ार की साधारण अतिसंतृप्ति, फारवर्डरों द्वारा अनुबंध की शर्तों का उल्लंघन आदि हो सकता है। अपने जोखिम विश्लेषण में, पिछले पैराग्राफ के डेटा का उपयोग करें।
15. परियोजना की सीमाएँ लिखें और, उन्हें ध्यान में रखते हुए, परियोजना प्रबंधन योजना में डेटा दर्ज करें।हमारे मामले में, स्पिनर भागों को चीन से वितरित किया जाता है, असेंबली यूक्रेन में होती है, और यह पहले से ही सामग्री के सख्त गुणवत्ता नियंत्रण और त्वरित बदलाव की संभावना को सीमित करता है।
16. योजना के सभी बिंदुओं पर दोबारा गौर करेंज़ेन हासिल करने के लिए. जो कुछ बचा है वह है खरीद की सूची और उनके लिए आवश्यकताओं को अंतिम रूप देना, हितधारकों के साथ उनका समन्वय करना - और आपके हाथ में एक तैयार परियोजना प्रबंधन योजना है।

संचयी जोखिम गणना पद्धति जोखिम कारकों का आकलन करने की एक विधि है जो आपको नियोजित आय प्राप्त करने से रोक सकती है। इस पद्धति का उपयोग करके छूट दर का निर्माण करते समय, जोखिम-मुक्त रिटर्न दर को आधार के रूप में लिया जाता है, और किसी परियोजना या कंपनी में निवेश के जोखिम के लिए रिटर्न की दर को इसमें जोड़ा जाता है।

व्लादिस्लाव गगार्स्की में, उदाहरण के तौर पर, वह निम्नलिखित कथन योजना देते हैं:

1. प्रोजेक्ट टीम लीडर संयुक्त रूप से विकसित योजना प्रोजेक्ट मैनेजर को सौंपते हैं।
2. प्रबंधक परियोजना प्रबंधन योजना को मंजूरी देता है या त्रुटियों के मामले में परिवर्तन का आयोजन करता है।
3. परियोजना प्रबंधक आगे के कार्यान्वयन के लिए अनुमोदित योजना को परियोजना टीम के नेताओं को स्थानांतरित करता है।

लेकिन यह योजना तैयार टीमों के लिए अधिक उपयुक्त हैजो एक के बाद एक कई परियोजनाएँ चला रहे हैं या जिन्होंने अपनी गतिविधि प्रोफ़ाइल बदल दी है। उन लोगों के लिए जिन्होंने परियोजना प्रबंधन योजना को शुरू से लिखने और अनुमोदित करने का निर्णय लिया है, तकनीक काम नहीं करेगी। ऐसे मामलों में, प्रोजेक्ट मैनेजर के अनुरोध पर मूल प्रोजेक्ट को कंपनी या प्रोजेक्ट (ग्राहक) के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

निर्णय

नहींजीवनरक्षक.

शुरुआत में यह एक घोषणा होगी जिसके कार्यान्वयन के लिए कोई उपकरण नहीं होगा। इससे एक उपकरण बन सकता है परियोजनाओं/कार्यों/उपकार्यों और धन, समय और कार्यों में सीधे तौर पर जिम्मेदार लोगों को ध्यान में रखते हुए।यह कंपनी के विज़ुअल कार्य को व्यवस्थित करने का सबसे अच्छा तरीका है, जहाँ बुनियादी और कार्य योजनाओं के बीच संबंध सभी के लिए स्पष्ट है।

लेकिन योजना वह शुरुआत है जो परियोजना की 50% सफलता निर्धारित करेगी।

नियोजन का सार कार्यों (घटनाओं, कार्यों) के एक सेट के गठन के आधार पर लक्ष्य और उन्हें प्राप्त करने के तरीके निर्धारित करना है, इन कार्यों को लागू करने के लिए तरीकों और साधनों का उपयोग करना, उनके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक संसाधनों को जोड़ना। , और परियोजना में भाग लेने वाले संगठनों के कार्यों का समन्वय करना।

योजना विकास गतिविधियाँ परियोजना निर्माण और निष्पादन के सभी चरणों को कवर करती हैं। यह परियोजना अवधारणा के विकास में परियोजना प्रबंधक (परियोजना प्रबंधक) की भागीदारी के साथ शुरू होता है, परियोजना के लिए रणनीतिक निर्णयों के चयन के साथ-साथ अनुबंध प्रस्तावों की तैयारी, अनुबंध सहित इसके विवरण के विकास में जारी रहता है। , कार्य का निष्पादन, और परियोजना के पूरा होने के साथ समाप्त होता है।

नियोजन चरण में, परियोजना के कार्यान्वयन के लिए सभी आवश्यक पैरामीटर निर्धारित किए जाते हैं: परियोजना के प्रत्येक नियंत्रित तत्वों की अवधि, श्रम, सामग्री, तकनीकी और वित्तीय संसाधनों की आवश्यकता, कच्चे माल, सामग्री की डिलीवरी का समय , घटक और तकनीकी उपकरण, डिजाइन, निर्माण और अन्य संगठनों की भागीदारी का समय और मात्रा। परियोजना नियोजन प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं को न्यूनतम लागत पर, मानक संसाधन लागत की सीमा के भीतर और पर्याप्त गुणवत्ता के साथ एक निश्चित समय सीमा के भीतर परियोजना की व्यवहार्यता सुनिश्चित करनी चाहिए।

नियोजन प्रक्रिया कार्य के दायरे को मंजूरी मिलने से पहले शुरू होती है और पूरे प्रोजेक्ट और परिवर्तनों के दौरान जारी रहती है। परियोजना जीवन चक्र का प्रत्येक चरण अपनी अंतर्निहित तकनीकों और उपकरणों के साथ एक निश्चित प्रकार की योजना प्रदान करता है।

योजना एक चक्रीय प्रक्रिया है. यह लक्ष्यों की एक बहुत ही सामान्य परिभाषा से शुरू होता है और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कब, कैसे और क्या काम करना चाहिए, इसके अधिक विस्तृत विवरण की ओर बढ़ता है। जैसे-जैसे कोई परियोजना अवधारणा से पूर्णता की ओर बढ़ती है, प्रगति को प्रभावित करने वाली स्थितियों के बारे में अतिरिक्त जानकारी उपलब्ध हो जाती है। प्रोजेक्ट प्लानिंग और प्रबंधन टूल का उपयोग करने से टीम के सदस्यों को समस्याओं का अधिक स्पष्ट रूप से वर्णन करने और प्रोजेक्ट परिवर्तनों को अधिक प्रभावी ढंग से नियंत्रित करने की अनुमति मिलती है।

नियोजन परस्पर जुड़ी प्रक्रियाओं का एक समूह है। परियोजना नियोजन का पहला चरण प्रारंभिक योजनाओं का विकास है, जो परियोजना बजट विकसित करने, संसाधन आवश्यकताओं का निर्धारण करने, परियोजना समर्थन व्यवस्थित करने, अनुबंध समाप्त करने आदि का आधार है। परियोजना नियोजन परियोजना के नियंत्रण से पहले है और इसके आवेदन का आधार है , क्योंकि तुलना नियोजित और वास्तविक संकेतकों के बीच की जाती है।

परियोजना नियोजन के विभिन्न स्तरों और चरणों में उपयोग की जाने वाली योजनाओं की विशिष्ट संरचना उद्योग और परियोजना को लागू करने वाले संगठनों में अपनाए गए मानकों और दृष्टिकोणों पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, निर्माण उद्योग में, परियोजना दस्तावेज में ग्राहक द्वारा आपूर्ति किए गए और ठेकेदारों द्वारा विस्तृत अनुमान दस्तावेज, सुविधा की निर्माण योजना, सुविधाओं के निर्माण के लिए संगठनात्मक और तकनीकी योजनाएं, कार्य कार्यक्रम और साइट पर निर्माण सामग्री की प्राप्ति शामिल है। . औद्योगिक परियोजनाओं में, कार्य अनुसूचियां डिज़ाइन और तकनीकी दस्तावेज़ीकरण पर आधारित होती हैं, सूचना परियोजनाओं में - सिस्टम विनिर्देश पर।

नियोजन चरण सबसे महत्वपूर्ण में से एक है। इस स्तर पर, परियोजना के कार्य, बजट और समय सीमा निर्धारित की जाती है। अक्सर, नियोजन को केवल समय-निर्धारण कार्य, संसाधन प्रबंधन, बजट आदि की अनदेखी के रूप में समझा जाता है।

एक संपूर्ण नियोजन तकनीक में निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:

• 1) परियोजना लक्ष्यों की परिभाषा और उनका विवरण। अक्सर, परियोजनाएँ बिना किसी स्पष्ट लक्ष्य के शुरू होती हैं।
• 2) तकनीकी चरणों का निर्धारण। परियोजना के लिए एक कार्यान्वयन तकनीक का चयन किया जाना चाहिए, जो परियोजना विकास के चरणों को निर्धारित करती है। विशिष्ट नियोजन त्रुटियों में से एक योजना और तकनीकी चक्र के बीच विसंगति है।
• 3) तकनीकी चरणों के लिए, कार्यों की एक सूची निर्धारित करना, उनके संबंधों (अनुक्रम) और अनुमानित अवधि (असाइन किए गए संसाधनों के आधार पर) को इंगित करना आवश्यक है।
• 4) परियोजना के लिए आवंटित संसाधनों पर सहमति होना आवश्यक है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कंपनी के सभी संसाधनों को केंद्रीय रूप से वितरित किया जाना चाहिए। अक्सर, नियोजन त्रुटि इस तथ्य के कारण होती है कि कुछ दुर्लभ संसाधनों का उपयोग एक ही समय में दो अलग-अलग परियोजनाओं में एक साथ किया जाता है।
• 5) यदि आप संसाधनों के लिए कीमतें निर्धारित करते हैं, तो बजट भी स्वचालित रूप से प्राप्त किया जा सकता है। सामान्य गलतियों में से एक यह है कि परियोजना की अनुमानित लागत पर ध्यान दिए बिना बजट आवंटित किया जाता है।
• 6) लिखित असाइनमेंट, बजट और कार्यसूची औपचारिक "प्रोजेक्ट प्लान" दस्तावेज़ बनाते हैं। अक्सर, किसी प्रोजेक्ट को शुरू करने से पहले इनमें से कुछ दस्तावेज़ गायब हो जाते हैं।

इस प्रकार, परियोजना नियोजन की सफलता के लिए, कई कारक महत्वपूर्ण हैं और इन्हें ध्यान में रखा जाना चाहिए:

• · हल किए जाने वाले कार्यों का वर्ग, तैयार उत्पाद की प्रतियों की संख्या, कार्य का प्रकार (विकास, विकास, समर्थन);
• · परियोजना की जटिलता और विकास टीम की क्षमताओं को ध्यान में रखते हुए एक कार्य योजना (जीवन चक्र मॉडल) का चयन;
• · विषय क्षेत्र और विकास स्वचालन उपकरण में अनुभव;
• · डेवलपर्स को स्वचालन उपकरण और हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर आधार से लैस करना;
• · काम के समय और गुणवत्ता के लिए ग्राहकों की आवश्यकताओं का स्तर।

एक सुव्यवस्थित परियोजना में, प्रत्येक लक्ष्य के कार्यान्वयन के लिए एक विशिष्ट प्रबंधन निकाय को जिम्मेदार होना चाहिए: परियोजना प्रबंधक, सभी लक्ष्यों (प्रोजेक्ट मिशन) के लिए, निजी लक्ष्यों के लिए जिम्मेदार निष्पादक, आदि। परियोजना के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार संगठनात्मक इकाई की संरचना के साथ मेल खाता है। इस उद्देश्य के लिए, एक तथाकथित जिम्मेदारी मैट्रिक्स विकसित किया जा रहा है, जो परियोजना कलाकारों की कार्यात्मक जिम्मेदारियों को परिभाषित करता है और उन कार्यों के सेट को निर्दिष्ट करता है जिनके कार्यान्वयन के लिए वे व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हैं।

योजना का मुख्य उद्देश्य परियोजना कार्यान्वयन के लिए एक मॉडल बनाना है। परियोजना प्रतिभागियों की गतिविधियों का समन्वय करना आवश्यक है; इसकी सहायता से कार्य किस क्रम में किया जाना चाहिए आदि निर्धारित किया जाता है।

नियोजन प्रक्रिया के मुख्य चरण तालिका 1 में दिखाए गए हैं और इसमें नौ चरण शामिल हैं। प्रत्येक चरण में, परियोजना प्रबंधक परियोजना को लागू करने में अक्षमता या असंभवता का पता लगा सकता है और इसके बंद होने का प्रश्न उठा सकता है।

तालिका 1 - परियोजना नियोजन प्रक्रिया के मुख्य चरण

		परिणाम
	परियोजना लक्ष्यों की अवधारणा विकास और योजना।
	परियोजना लक्ष्यों का अपघटन, एक पदानुक्रमित कार्य संरचना (डब्ल्यूबीएस) का निर्माण।
	जिम्मेदार लोगों की नियुक्ति. परियोजना के संगठन (एसएसओ) के संरचनात्मक आरेख का निर्माण।
	एक परियोजना कार्यान्वयन रणनीति विकसित करना, मील के पत्थर के आधार पर एक योजना बनाना।
	परियोजना रणनीति का विकास, नेटवर्क मॉडल का निर्माण।	विस्तार से कैसे?
	एक आदर्श कार्यसूची का विकास.	आदर्श कब है?
	संसाधन नियोजन, संसाधन प्रतिबंधों को ध्यान में रखते हुए एक यथार्थवादी कार्य अनुसूची का विकास।	वास्तविक रूप से, कब?
	लागत अनुमान, बजट विकास।
	एक परियोजना योजना का विकास और अपनाना।	क्या सब कुछ ध्यान में रखा गया है?

बड़ी और जटिल परियोजनाओं के कार्यान्वयन के लिए, सहायक परियोजना नियोजन प्रक्रियाओं का उपयोग करना उचित हो जाता है:

• · गुणवत्ता योजना;
• · जोखिमों और उनसे निपटने के उपायों की योजना बनाना;
• · संगठनात्मक योजना;
• · संचार योजना.

प्रत्येक विशिष्ट मामले में, परियोजना प्रबंधक को, परिणाम/लागत अनुपात के आधार पर, परियोजना प्रौद्योगिकियों के शस्त्रागार में उपलब्ध एक या किसी अन्य सहायक प्रक्रिया का उपयोग करने की व्यवहार्यता का आकलन करना चाहिए।

चित्र 3 परियोजना नियोजन फ़्लोचार्ट

कदम

भाग ---- पहला

प्रोजेक्ट चयन

जल्दी आरंभ करें.आपको हमेशा कोई कार्य मिलने के तुरंत बाद ही उसे पूरा करना शुरू कर देना चाहिए। यह अकारण नहीं है कि आपके शिक्षक ने इस पर इतना समय बिताया; यह बिल्कुल वही राशि है जिसकी आपको परियोजना को सफलतापूर्वक कार्यान्वित करने के लिए आवश्यकता होगी। तुरंत एक योजना बनाना शुरू करें ताकि आप वह सब कुछ पूरा कर सकें जो आपने योजना बनाई है। इस तरह आप प्रोजेक्ट सबमिट करने से पहले रातों की नींद हराम होने से बच जाएंगे।

असाइनमेंट की जाँच करें.इसमें हाथ में लिए गए कार्य का विस्तृत विवरण शामिल है। हर अनावश्यक चीज़ से सार निकालें और कार्य को ध्यान से पढ़ें। यदि आपके शिक्षक ने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो प्रोजेक्ट को उसके घटकों में विभाजित करें ताकि आप ठीक से समझ सकें कि आपसे क्या अपेक्षा की जाती है।

• उदाहरण के लिए, आपको निम्नलिखित असाइनमेंट प्राप्त हो सकता है: “अमेरिकी गृहयुद्ध के विषय पर एक प्रस्तुति बनाएं। आप एक युद्ध, विचार, भाषण, निर्णायक मोड़ चुन सकते हैं या समग्र रूप से युद्ध पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। महत्वपूर्ण तिथियों और पात्रों के बारे में मत भूलना।
• ऐसी परियोजना को कई भागों में विभाजित किया जा सकता है: 1) गृह युद्ध का एक दृश्य प्रतिनिधित्व। 2) परियोजना का केंद्रीय विषय. 3)महत्वपूर्ण तिथियां। 4) प्रमुख खिलाड़ी.

1. विचारों का विकास.विचार-मंथन आपको अपने विचारों को कागज पर उतारने की अनुमति देता है। आमतौर पर, एक व्यक्ति मन में आने वाले विचारों को लिखता है और रचनात्मक प्रक्रिया शुरू करने के लिए उनके बीच संबंध बनाता है। यह अभ्यास आपको अपने इच्छित विचार पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है, साथ ही उन चीज़ों के बारे में सोचने में भी मदद करता है जो अभी तक आपके साथ नहीं हुई हैं। ऐसी कई प्रभावी तकनीकें हैं जिनका उपयोग विचार-मंथन प्रक्रिया के दौरान किया जा सकता है।

   एक विषय चुनें।किसी बड़े विषय को लेने की संभावित इच्छा का विरोध करें (उदाहरण के लिए, संपूर्ण गृहयुद्ध को कवर करें) और कवर किए गए मुद्दे को सीमित करने का प्रयास करें। इस तरह आप तथ्यों और विवरणों के समुद्र में नहीं डूबेंगे।

   अपना प्रोजेक्ट प्रस्तुत करने का तरीका चुनें.यह आलेख एक प्रस्तुति उदाहरण पर आधारित है, इसलिए यह तय करना महत्वपूर्ण है कि आपके विचार कैसे प्रदर्शित किए जाएंगे। यदि आपने कई महत्वपूर्ण घटनाओं का चयन किया है, तो आप समय आरेख का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपका काम भौगोलिक पहलुओं (उदाहरण के लिए, लड़ाई) पर आधारित है, तो आप एक विस्तृत मानचित्र विकसित कर सकते हैं। प्रस्तुतिकरण एक केंद्रीय विचार के इर्द-गिर्द तैयार किया जाना चाहिए।

   • 3D दृश्य के बारे में क्या ख्याल है? आप सैनिकों की गतिविधियों को दर्शाने वाला एक 3डी युद्ध मानचित्र बनाने का प्रयास कर सकते हैं।
   • आप पपीयर-मैचे की मूर्तियां बनाने का भी प्रयास कर सकते हैं। आप अब्राहम लिंकन भी बना सकते हैं और उनके उद्धरणों का उपयोग करके अपनी कहानी बता सकते हैं।

भाग 2

कार्य योजना

1. एक रेखाचित्र बनाओ.एक बार जब आपने तय कर लिया कि परियोजना को कैसे कार्यान्वित करना है, तो इसका खाका खींचने का समय आ गया है। आपको प्रत्येक आइटम की एक रूपरेखा और एक दृश्य प्रस्तुति की आवश्यकता होगी। परियोजना की सूचना सामग्री पर भी निर्णय लें, जिसके लिए शोध कार्य की आवश्यकता होगी। आपको जो जानकारी चाहिए उस पर नोट्स बनाएं।

   • उस केंद्रीय विषय से शुरुआत करें जिसे आप कवर करना चाहते हैं। यदि यह गेटीसबर्ग पता है, तो इसे कागज के शीर्ष पर शीर्षक में रखें।
   • इसके बाद, केंद्रीय विषय को उपखंडों में विभाजित करें। आप उन्हें "ऐतिहासिक पृष्ठभूमि", "कथन का स्थान" और "युद्ध के दौरान प्रभाव" कह सकते हैं।
   • प्रत्येक उपधारा के अंतर्गत, मुख्य बिंदुओं को सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए, "ऐतिहासिक पृष्ठभूमि" के अंतर्गत आप तारीख, उससे पहले हुई लड़ाई और वे कारण लिख सकते हैं जिन्होंने लिंकन को अपना भाषण देने के लिए प्रेरित किया।

2. उन सामग्रियों की एक सूची बनाएं जिनकी आपको आवश्यकता है।शुरू करने से पहले, आपके पास शोध सामग्री से लेकर कला आपूर्ति तक, आपूर्ति की एक सूची होनी चाहिए। उन्हें स्थान के आधार पर समूहित करें - घर, पुस्तकालय और स्टोर।

   अपना समय व्यवस्थित करें.प्रोजेक्ट में उपकार्य शामिल होने चाहिए. अपने असाइनमेंट को प्रबंधनीय भागों में विभाजित करें: "सामग्री एकत्र करना," "जानकारी पर बात करना," "लेखन," "कलाकृति," और "अंतिम संयोजन।"

   अपनी जरूरत की हर चीज़ इकट्ठा करो.सभी आवश्यक सामग्रियों को एक स्थान पर एकत्रित करने के लिए समय निकालें। यदि आपको स्टोर पर जाने की आवश्यकता है, तो अपने माता-पिता से आपको सवारी देने के लिए कहें। परियोजना स्थान से सभी सामग्रियाँ एकत्र करें।

भाग 3

जानकारी का संग्रह

सूचना के आवश्यक स्रोतों की पहचान करें.आप किन स्रोतों का उपयोग करना पसंद करेंगे? इस प्रकार, एक इतिहास परियोजना के लिए किताबें और वैज्ञानिक लेख सबसे उपयुक्त हैं। आप उस समय की भावना को महसूस करने के लिए समाचार पत्रों में लेख भी पढ़ सकते हैं, साथ ही प्रसिद्ध हस्तियों के व्यक्तिगत पत्राचार भी पढ़ सकते हैं।

स्रोतों की आवश्यक संख्या निर्धारित करें.हाई स्कूल में एक व्यापक परियोजना करते समय, आपको एक मिडिल स्कूल के छात्र की तुलना में अधिक स्रोतों की आवश्यकता होगी। पहले मामले में, आपको कम से कम आठ से दस स्रोतों का उपयोग करना चाहिए, जबकि दूसरे में आप एक या दो पुस्तकों से काम चला सकते हैं।

पुस्तकालय का दौरा करें.उपलब्ध सामग्रियों के माध्यम से लाइब्रेरियन आपका मार्गदर्शन करेगा। उदाहरण के लिए, आप किताबें खोजने के लिए एक सामान्य कैटलॉग का उपयोग कर सकते हैं। वैज्ञानिक लेखों को खोजने के लिए, आपको एक विशेष डेटाबेस की आवश्यकता होगी, जो दूसरे टैब में स्थित है।

हमने अतिरिक्त काट दिया.महत्वपूर्ण मात्रा में सामग्री एकत्र करने के बाद, उन्हें क्रमबद्ध किया जाना चाहिए और केवल वास्तव में महत्वपूर्ण सामग्री को छोड़ दिया जाना चाहिए। कुछ लेख या किताबें केवल अप्रत्यक्ष रूप से आपके विषय से संबंधित हो सकती हैं और उनके बिना आपके काम में कुछ भी कमी नहीं आएगी।

नोट्स लें और स्रोतों का हवाला दें।हमेशा विषय पर नोट्स लें. महत्वपूर्ण विवरण न खोएं, बल्कि विचार को अपने शब्दों में व्यक्त करने का प्रयास करें। नोट्स लिखते समय, उपयोग किए गए स्रोत की ग्रंथ सूची संबंधी जानकारी को इंगित करना महत्वपूर्ण है।