परियोजना प्रबंधन क्या है? प्रभावी परियोजना प्रबंधन

आपको एक महत्वपूर्ण पथ निर्दिष्ट करके, कार्य को पूरा करने के लिए संसाधनों की संख्या स्थापित करके परियोजना कार्यान्वयन के दौरान किसी भी देरी या विचलन को खत्म करने की अनुमति देता है।

अनुसूचियों का निर्माण संसाधन उपलब्धता को ध्यान में रखकर किया जाता है। पूरा होने के समय में वृद्धि हो सकती है, लेकिन मील के पत्थर की तारीखों के छूटने की संभावना कम हो जाएगी।

कार्यप्रणाली प्रमुख महत्वपूर्ण कार्यों को बनाने, उनकी समय सीमा बनाए रखने और परियोजना के पूरा होने की अंतिम तिथि पर आधारित है। आरक्षित या अन्य निधियों की संभावित सीमाओं को ध्यान में रखते हुए, महत्वपूर्ण कार्यों के बीच तार्किक संबंध बनाए जाते हैं। उत्तरार्द्ध की असीमित प्रकृति परिकलित मापदंडों को PERT के समान बनाती है।

अपर्याप्त संसाधनों के मामले में, निकट-महत्वपूर्ण कार्य प्रक्रियाएं स्थापित की जानी चाहिए। वे अक्सर कम समय सीमा के साथ, चाबी की चेन के समानांतर चलते हैं। ऐसे विकास परिदृश्य, उचित ध्यान के बिना, संकट में बदल सकते हैं। मील के पत्थर के बीच संबंध स्थापित करके एक महत्वपूर्ण श्रृंखला स्थापित करना भी आवश्यक है।

इस पद्धति का उपयोग निर्माण उद्योग में काफी व्यापक रूप से उपयोग किया जाने लगा है। परियोजना कार्य के नियंत्रण और समन्वय की इस प्रणाली की मुख्य विशेषता एक स्पष्ट रूप से परिभाषित परियोजना मार्ग है, जो सबसे लंबी कार्य प्रक्रियाओं द्वारा बनाई गई है। महत्वपूर्ण पथ समग्र रूप से संपूर्ण परियोजना के लिए समय सीमा निर्धारित करता है। सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को स्थापित करके, पूर्णता तिथियां निर्धारित करना, मुख्य चरणों और परियोजना परिणामों और मील के पत्थर का मूल्यांकन करना संभव है। इसके अलावा, अवधि की गणना करने और सभी मुख्य कार्यों की योजना बनाने के बाद, तर्क के आधार पर अनुसूची की शुद्धता को देखना उचित है। गैंट चार्ट को मुख्य रूप से लाल रंग में हाइलाइट किया जाता है, जो मील के पत्थर और व्यक्तिगत गतिविधियों के महत्व को दर्शाता है।

पूर्ण-महत्वपूर्ण पथ पर कार्य के लिए निर्धारित तिथियों से कोई भी विचलन आगे के कार्य संचालन की अवधि में वृद्धि की ओर ले जाता है। यदि आपको परियोजना की समग्र अवधि कम करने की आवश्यकता है, तो आपको महत्वपूर्ण कार्यों को कम करने की आवश्यकता है।

यह पद्धति नियोजित और वास्तविक मापदंडों के बीच दैनिक तुलना की सुविधा प्रदान करती है।

महत्वपूर्ण पथ का उपयोग करते समय योजना चरण:

– लक्ष्य, सीमाएँ;

- उत्पादन प्रक्रिया के लिए आवश्यक समय की अवधि;

- एक नेटवर्क ग्राफिक छवि का निर्माण;

– एक आरेखीय विवरण का गठन.

मैक्रो-इवेंट मॉडलिंग के साथ परियोजना प्रबंधन विधियों का उद्देश्य खतरों की पहचान करना और भविष्यवाणी करना है। मोंटे कार्लो तकनीक और एक आरेख के रूप में एक घटना श्रृंखला योजना का उपयोग करके एक डिज़ाइन विश्लेषण करने से हमें कुछ खतरों की संभावना और डिज़ाइन कार्यान्वयन पर उनके प्रभाव के स्तर को स्थापित करने की अनुमति मिलती है।

आसपास की घटनाओं और डिज़ाइन कार्य के बीच संबंधों का एक दृश्य प्रतिनिधित्व एक ऐसी योजना के निर्माण में योगदान देता है जो वास्तविकता को पूरी तरह से प्रतिबिंबित करती है।

एक्सपी परियोजना प्रबंधन विधियों में हितधारकों के साथ घनिष्ठ और साझेदारी संबंध, लगातार रिलीज शामिल हैं, और छोटे विकास चक्रों की विशेष विशेषताओं को प्रदर्शित किया जाता है। व्यवहार में इन प्रबंधन सिद्धांतों को लागू करने के दौरान, समूह साझेदारी और अपनी गतिविधियों की प्रभावशीलता, वांछित गुणवत्ता प्राप्त करने के लिए प्राथमिक कोड के निर्माण, थकावट और नकारात्मक परिणामों से बचने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। परियोजना का कोई स्पष्ट रूप से परिभाषित अंतिम मिशन नहीं है। जैसे-जैसे परियोजना आगे बढ़ती है लक्ष्य निर्धारित किया जाता है। तुलना गाइडेड मिसाइल से की जा सकती है. पहला चरण: इसे लॉन्च किया जा चुका है, यह अभी भी नहीं जानता है कि यह कहाँ उड़ेगा और कौन सा प्रक्षेप पथ चुनना है। सबसे महत्वपूर्ण बात है लॉन्च करना. इस प्रक्षेप्य के लिए लक्ष्य का चयन उड़ान के दौरान किया जाता है। दूसरा चरण: मिसाइल की दिशा का समन्वय किया जाता है और प्राथमिकताओं को धीरे-धीरे रेखांकित किया जाता है। समायोजन के कई चरण हो सकते हैं. यह सिद्धांत न केवल प्रोग्रामिंग पर लागू होता है, बल्कि कई रूसी परियोजनाओं पर भी लागू होता है।

मुख्य लक्ष्य एक ऐसी प्रक्रिया है जिसका उद्देश्य काम की लंबी अवधि में परिणामों का धीमा और निरंतर प्रवाह उत्पन्न करना है ताकि उन्हें दृश्य रूप से प्रदर्शित किया जा सके और उत्पादन में समस्याग्रस्त मुद्दों की पहचान की जा सके। डाउनटाइम और बर्बाद समय के कारणों को समझने से उत्पादकता में तेजी से सुधार हो सकता है।

कार्यप्रणाली को एक विशेष कार्य का सामना करना पड़ता है, जिसमें सभी संसाधनों को कम करते हुए उच्च-स्तरीय मूल्यों का निर्माण और कार्यान्वयन के लिए उच्च-गुणवत्ता वाले दृष्टिकोण का संगठन शामिल है।

इस पद्धति का उद्देश्य अपशिष्ट को कम करना, तथाकथित बाधाओं को खत्म करना, ग्राहक मूल्य पर ध्यान केंद्रित करना और उत्पादन प्रक्रिया में लगातार सुधार करना है।

लीन के उपयोग से लागत में काफी कमी आएगी, समय पर काम जल्दी पूरा होगा और आंतरिक और बाहरी दोनों कर्मचारियों की न्यूनतम भागीदारी के साथ आवश्यक परिणाम प्राप्त होंगे।

6 सिग्मा के साथ लीन पद्धति की प्रभावशीलता के संयोजन से कार्यों को व्यवस्थित करने की उत्पादन पद्धति में एक महत्वपूर्ण सुधार की सुविधा मिलती है। परियोजना को वास्तविकता में पूरा करने के तरीके स्थापित करने के बाद, परियोजना टीम के सदस्य बर्बादी को खत्म करते हैं और एक नायाब परिणाम (अंतिम ग्राहक मूल्य) बनाने पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

कार्यप्रणाली यह सुनिश्चित करती है कि कोई भी परियोजना उचित हो और उसका उद्देश्य विशेष मूल्य पैदा करना हो। योजना उपभोक्ता की इच्छाओं, प्राप्त लाभों को स्पष्ट रूप से स्थापित करने और लागत और संसाधनों का सही आकलन करने से शुरू होती है।

पर्यावरणीय दृष्टिकोण से गतिविधियों की स्थिरता के साथ योजना का संयोजन। बाहरी वातावरण पर उद्यम के प्रभाव को कम करते हुए ऊर्जा लागत को कम करना, लागत का तर्कसंगत उपयोग करना। PRISM उन लोगों के लिए आदर्श है जो हरित सड़क लेना चाहते हैं।

यह सुनिश्चित करता है कि परियोजना संगठन के मिशन के कड़ाई से पालन पर केंद्रित है। किसी परियोजना को शुरू करने से पहले, संगठन की सभी रणनीतिक योजनाओं के अनुपालन की जांच करना अनिवार्य है।

यदि परिणाम नकारात्मक हैं, तो कंपनी की रणनीतिक दृष्टि और लक्ष्य समायोजित किए जाते हैं। परियोजना प्रबंधन के ऐसे तरीकों ने कंपनी में पुनर्गठन और प्रशासन के क्षेत्र में परियोजनाओं के कार्यान्वयन में खुद को अच्छी तरह साबित किया है।

कार्यप्रणाली के कार्यान्वयन में प्राथमिक पहलू उत्पादकता, सहयोग और एकाग्रता को दिया जाता है, जो आपको कम समय में उच्च गुणवत्ता वाले परिणाम प्राप्त करने की अनुमति देता है, जल्दी से परिवर्तनों को अपनाता है।

समूह में कार्य तथाकथित तेजी से होता है, जिसके कारण अधिकतम दक्षता प्राप्त होती है। आप तुरंत त्रुटियों को ठीक करते हुए एक नए पुनरावृत्ति का परीक्षण भी कर सकते हैं।

त्रुटियों और कमियों को कम करते हुए उत्पाद की गुणवत्ता में वृद्धि और उत्पादन प्रदर्शन में सुधार हुआ। "6 सिग्मा" इंगित करता है कि 99% से अधिक निर्मित उत्पाद दोषों से मुक्त है। सामान्य कार्य संचालन की समीक्षा करते समय, यह संभावना है कि कमियां होने से पहले संभावित सुधार या समायोजन की पहचान की जाएगी।

कैस्केड प्लानिंग मॉडल के अनुसार परियोजना प्रबंधन के सिद्धांत में कार्य प्रक्रिया को विशिष्ट कार्यों के साथ कई अनुक्रमिक कार्यों में विभाजित करना शामिल है; कार्यों में से एक (या श्रृंखला) का अंत आमतौर पर परियोजना का प्राप्त मील का पत्थर या महत्वपूर्ण घटना है। प्रतिभागी एक विनियमित क्रम में कार्य करते हैं; नया कार्य शुरू करने से पहले, वे पिछले कार्य को पूरा करते हैं। विस्तृत योजना विस्तृत कार्यक्रम और बजट आकार के बारे में बात करती है। कैस्केड पद्धति का उपयोग करके परियोजना प्रबंधन में उपयोग किए जाने वाले शेड्यूल के प्रकार - कैलेंडर और नेटवर्क प्रोजेक्ट शेड्यूल (गैंट चार्ट)

परियोजना प्रबंधन विधियों के सकारात्मक और नकारात्मक पक्ष हैं; विधि और अनुप्रयोग का चुनाव ग्राहक की अपेक्षाओं, परियोजना के प्रकार और सामग्री पर निर्भर करता है।

इस प्रक्रिया में परामर्श फर्मों को शामिल करने से अक्सर सफल परियोजना कार्यान्वयन की संभावना काफी बढ़ जाती है।

झरना और त्वरित योजना विधियों की तुलना भी देखें

प्रभावी परियोजना प्रबंधन काफी हद तक कई कारकों पर निर्भर करता है। इसमे शामिल है:

1. स्पष्ट रूप से लक्ष्य निर्धारित करें. परियोजना (या उसके मिशन) के दर्शन से शुरू करना। बताए गए लक्ष्यों के प्रति प्रोजेक्ट टीम की प्रतिबद्धता।

2. सक्षम परियोजना प्रबंधक। आवश्यक तकनीकी और प्रशासनिक अनुभव वाला एक सक्षम, संचारी नेता।

3. वरिष्ठ प्रबंधकों से समर्थन. सभी हितधारकों को इस समर्थन के बारे में जागरूक होना चाहिए और महसूस करना चाहिए।

4. सक्षम परियोजना टीम के सदस्य। परियोजना की सफलता कलाकारों के एक सक्षम और प्रशिक्षित समूह द्वारा सुनिश्चित की जाती है।

5. पर्याप्त संसाधन प्रावधान. वित्तीय, मानवीय, भौतिक एवं अन्य संसाधन पर्याप्त मात्रा में।

6. पर्याप्त सूचना समर्थन. परियोजना के कार्यान्वयन के लिए उसके लक्ष्यों, स्थिति, परिवर्तनों, संगठनात्मक स्थितियों और ग्राहक आवश्यकताओं के बारे में आवश्यक जानकारी की उपलब्धता।

7. नियंत्रण तंत्र. चल रही घटनाओं के प्रबंधन और योजना से विचलन की पहचान करने के लिए तंत्र।

8. प्रतिक्रिया. सभी परियोजना हितधारकों को मामलों की स्थिति का अध्ययन करने और उचित सुझाव और समायोजन करने का अवसर मिलना चाहिए।

9. ग्राहकों के प्रति जवाबदेही। परियोजना के सभी संभावित उपयोगकर्ताओं को परियोजना की स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त होती है।

10. विचलन खोजने और ठीक करने के लिए तंत्र। समस्याओं का पता लगाने और उनके कारणों को ख़त्म करने के उपायों की एक प्रणाली।

11. परियोजना प्रतिभागियों की संरचना की स्थिरता। कार्यान्वयन की पूरी अवधि के दौरान परियोजना का कार्मिक घटक यथासंभव अधिकतम सीमा तक स्थिर रहना चाहिए। कार्मिकों के बार-बार परिवर्तन से समूह द्वारा संचित अनुभव का बिखराव हो सकता है।

प्रभावी परियोजना प्रबंधन कभी भी स्वायत्त रूप से नहीं हो सकता। किसी परियोजना की सफलता के लिए हमेशा बदलती बाजार स्थिति में लाभ के अवसर तलाशने वाले निवेशकों के इनपुट और समन्वय की आवश्यकता होती है।

निःशुल्क संचार सुनिश्चित करना प्रोजेक्ट टीम को फीडबैक प्रदान करता है और उसे प्रेरित करता है। इससे संभावना बढ़ जाती है कि समग्र परियोजना समय पर, बजट के भीतर पूरी हो जाएगी और इसके उद्देश्य पूरी तरह से प्राप्त हो जाएंगे। यानी हम प्रोजेक्ट की प्रभावशीलता के बारे में बात कर रहे हैं।

कई संगठनों में, परियोजना प्रबंधन ऐसे व्यक्तियों द्वारा संभाला जाता है जो औपचारिक परियोजना प्रबंधन तकनीकों में प्रशिक्षित नहीं हैं। उन्हें यह ज्ञान प्रदान करके, योजनाकार अधिक स्पष्ट रूप से लक्ष्य निर्धारित करने और प्रतिक्रिया प्राप्त करने में सक्षम होंगे। जैसे कभी कंप्यूटर हुआ करते थे, अब इंटरनेट और नई इंटरेक्शन प्रौद्योगिकियां काम करने के तरीके को बदल रही हैं। ये प्रौद्योगिकियाँ हमारे लिए परियोजना लक्ष्य और समूह नियोजन निर्धारित करना आसान बनाती हैं, विशेषकर उन लोगों के लिए जिनके पास अलग-अलग कार्य वातावरण हैं।

यद्यपि परियोजना नियोजन के सभी चरणों में समूह कार्य महत्वपूर्ण है, प्रौद्योगिकी समयसीमा, परियोजना संचार जोखिम, वितरण, गुणवत्ता और परियोजना एकीकरण प्रक्रियाओं के प्रबंधन में विशेष रूप से प्रभावी है।

“प्रभावी परियोजना प्रबंधन प्रबंधन प्रक्रियाओं और संगठनात्मक संरचना के साथ योजना सूचना प्रणालियों का एकीकरण है। हालाँकि, सफल सॉफ़्टवेयर ख़रीदना किसी संगठन में परियोजना प्रबंधन के सफल कार्यान्वयन के बराबर नहीं है। यह सिस्टम कार्यान्वयन की गुणवत्ता है जो "अच्छे" और "खराब" पैकेज के बीच अंतर करती है।

परियोजना कार्यान्वयन अनुभव से पता चलता है कि आधुनिक परियोजना प्रबंधन पद्धति का लगातार अनुप्रयोग परियोजना कार्यान्वयन के लिए आवंटित धन का 20% तक बचाने की अनुमति देता है। इस मामले में, वास्तविक प्रबंधन लागत कुल परियोजना लागत के कुछ प्रतिशत से अधिक नहीं होती है।

आज, प्रतिस्पर्धा में सफल होने के लिए, गतिशील और परिणाम-उन्मुख परियोजना दृष्टिकोण के साथ प्रबंधन संरचनाओं में सुव्यवस्थित व्यावसायिक प्रक्रियाओं का इष्टतम संयोजन सुनिश्चित करना आवश्यक है।

परियोजना की सफलता के मानदंड की भी पहचान की जा सकती है। म्यूनिख में सेंट गैलेन इंस्टीट्यूट और इंटरनेशनल इंस्टीट्यूट फॉर लर्निंग ऑर्गनाइजेशन एंड इनोवेशन (आईएलओआई) ने हाल ही में जर्मनी, ऑस्ट्रिया और स्विटजरलैंड की 111 कंपनियों के 500 से अधिक कर्मचारियों के साथ सफल और असफल परियोजनाओं पर चर्चा की और सफलता के मानदंडों का पता लगाया।

परिणामस्वरूप, यह पता चला कि विफलताओं के कारण औद्योगिक-आर्थिक या तकनीकी प्रकृति के कम हैं, और बड़े पैमाने पर उद्यम में उद्यमिता, संचार और सूचना प्रक्रियाओं की संस्कृति से संबंधित हैं।

निम्नलिखित मानदंड निकाले गए जो निम्नलिखित मापदंडों द्वारा सफल परियोजनाओं को असफल परियोजनाओं से अलग करते हैं:

· परिवर्तन के लिए सामान्य तत्परता (सीखने, परिवर्तन और गतिविधियों में सुधार पर टीम के सामान्य फोकस में निर्धारित);

· संघर्ष की संस्कृति (सूचना और विचारों का मुक्त आदान-प्रदान, साथ ही आलोचना के प्रति खुलापन);

· अपने काम के परिणामों के लिए कर्मचारियों की व्यक्तिगत जिम्मेदारी (प्रत्येक व्यक्ति के पास जितना अधिक अधिकार होगा, उतनी ही जल्दी वह जिम्मेदारी लेने के लिए तैयार होगा, और उसकी व्यक्तिगत पहल और प्रेरणा उतनी ही अधिक होगी);

· विश्वास की संस्कृति (रिश्तों पर भरोसा, खुलेपन का सुखद माहौल, एक टीम में एक-दूसरे के साथ संवाद करने में ईमानदारी और ईमानदारी से परियोजना की सफलता की संभावना बढ़ जाती है);

· पदानुक्रम का अभाव (एक टीम में, पदानुक्रम की भूमिका को कम किया जाना चाहिए, जो कर्मचारियों की प्रेरणा और रचनात्मकता को बढ़ाने के लिए आवश्यक है);

· संचार और सूचना संस्कृति (गहन सूचना विनिमय और खुला संचार, यानी उच्च स्तर की पारदर्शिता, अच्छा सहयोग और नवाचार के विकास का आधार)।

विकास के वर्तमान चरण में, परियोजना प्रबंधन को सबसे प्रभावी व्यवसाय प्रबंधन उपकरण के रूप में पहचाना जाता है। समस्याओं (ऊर्जा, पर्यावरण, संसाधन, सामाजिक) की संख्या लगातार बढ़ रही है, और उन्हें केवल नवीन प्रौद्योगिकियों और प्रबंधन समाधानों के उपयोग से ही हल किया जा सकता है। विशिष्ट योजनाओं के अनुसार कार्य का आयोजन अधिकांश विदेशी कंपनियों की विशेषता है और इसे रूस में तेजी से लागू किया जा रहा है, और न केवल व्यापार में, बल्कि सरकारी एजेंसियों में भी।

परियोजना प्रबंधन क्या है, इस प्रश्न का उत्तर देने के लिए, गतिविधि के अन्य तरीकों से परियोजना कार्यान्वयन की विशिष्ट विशेषताओं को समझना आवश्यक है। इसकी विशेषता निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

• विशिष्ट परिणामों पर ध्यान दें. किसी विचार के कार्यान्वयन के दौरान किए गए सभी कार्य आपस में जुड़े हुए हैं और एक पूर्व निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के उद्देश्य से हैं। यह पूर्णता है जो महत्वपूर्ण है; यदि कुछ प्रक्रियाएं बिना किसी ठोस परिणाम के की जाती हैं, तो यह एक परियोजना नहीं है।
• सीमित उपलब्ध संसाधन. एक नियम के रूप में, किसी भी पहल को उपलब्ध संसाधनों, मुख्य रूप से वित्तीय, मानवीय और समय को ध्यान में रखते हुए लागू किया जाता है। सभी कार्यों को पूरा करने के लिए एक सटीक या अनुमानित समय सीमा हमेशा स्थापित की जाती है, साथ ही एक अनुमान और कार्यान्वयन कार्यक्रम भी तैयार किया जाता है।
• विशिष्टता. इसका मतलब यह है कि इसका उद्देश्य किसी उत्पाद को पहली बार जारी करना या कोई नई सेवा शुरू करना है।

डिज़ाइन किसी अवधारणा के उद्भव से लेकर वास्तविकता में उसके कार्यान्वयन तक किसी उपक्रम को तैयार करने और विकसित करने की प्रक्रिया है। किसी विचार को जीवन में लाने के लिए, एक योजना तैयार की जाती है, जो बाद की सभी कार्रवाइयों के लिए एक परिदृश्य का प्रतिनिधित्व करती है, जो समय अवधि और प्रक्रियाओं के अनुसार विभाजित होती है। प्रक्रियाओं को या तो समानांतर में, एक-दूसरे से स्वतंत्र रूप से, या निकट अंतर्संबंध में किया जा सकता है। नवोन्मेषी विकास के लिए मानव गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में गहन ज्ञान की आवश्यकता होती है: अर्थशास्त्र, निर्माण, वित्त, लोगों के साथ काम करना। किसी विचार के कार्यान्वयन में हमेशा कुछ बदलाव शामिल होते हैं, और उन्हें कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए, विशिष्ट ज्ञान वाले एक व्यक्ति को नियुक्त किया जाता है - एक परियोजना प्रबंधक।

हम कह सकते हैं कि परियोजना प्रबंधन एक पेशेवर मानवीय गतिविधि है, जिसका सार आवश्यक परिणाम प्राप्त करने के लिए लोगों को प्रभावित करने के लिए सबसे आधुनिक ज्ञान, विधियों, उपकरणों, प्रौद्योगिकियों का उपयोग करना है। पारंपरिक परिचालन प्रबंधन तेजी से विकसित हो रही और बदलती पर्यावरणीय परिस्थितियों में तेजी से बदलाव और एकीकृत करने में सक्षम नहीं है।

परियोजना प्रबंधन किसी उपक्रम के जीवन चक्र के चरणों के आधार पर किया जाता है:

• दीक्षा(समय सीमा, आवश्यक संसाधन, कार्य निर्धारण और जोखिम विश्लेषण का प्रारंभिक मूल्यांकन)।
• योजना(निवेशक की खोज, बजट की गणना, लक्ष्य, जोखिम और कार्य अनुसूची)।
• कार्यान्वयन(योजना के कार्यान्वयन की निगरानी करना और मध्यवर्ती परिणाम प्राप्त करना, चरणबद्ध वित्तपोषण, योजना में आवश्यक परिवर्तन करना)।
• समापन(सौंपे गए कार्यों के पूरा होने की डिग्री, खर्च किया गया समय, योजना की लाभप्रदता, गलतियों पर काम करना) का आकलन करना।

अंतर्राष्ट्रीय अभ्यास में परियोजना प्रबंधन का उपयोग नवीन विचारों को लागू करने और अस्थिर और अनिश्चित प्रणालियों में एक अत्यधिक प्रभावी प्रबंधन तकनीक के लिए एक उपकरण है जो तेजी से विकसित और बदल रहे हैं। यह मुख्य रूप से कर, विधायी और संसाधन प्रणालियों पर लागू होता है। ऐसी प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करके उत्पादन, वैज्ञानिक और सामाजिक प्रकृति की जटिल समस्याओं का समाधान संभव है।

कुछ कंपनी प्रबंधक अपनी गतिविधियों के कुछ क्षेत्रों में परियोजना प्रबंधन का उपयोग करते हैं जिनके लिए नई प्रौद्योगिकियों और उत्पादों को बढ़ावा देने की आवश्यकता होती है, या उनकी मदद से वे रचनात्मक घटक के साथ व्यक्तिगत लागू समस्याओं को हल करते हैं। एक प्रकार का "उद्यम के भीतर उद्यम" बनाया जाता है, जिसका मुख्य उत्पादन कार्यों पर नकारात्मक प्रभाव नहीं पड़ता है। इसके अलावा, इस दृष्टिकोण का एक उत्कृष्ट उदाहरण बड़े जटिल उत्पादों (एयरोस्पेस, जहाज निर्माण, सैन्य-औद्योगिक परिसर) का उत्पादन है।

हालाँकि, तथाकथित परियोजना-उन्मुख कंपनियाँ भी हैं, जिनके अस्तित्व का तरीका एक निश्चित अवधि में अंतिम परिणाम के उद्देश्य से अद्वितीय गतिविधियाँ हैं। उनकी विशिष्ट विशेषताएं हैं:

• रणनीतिक दृष्टिकोण;
• टीम वर्क;
• स्व-संगठन;
• संचार में खुलापन;
• जावक उन्मुखीकरण.

परियोजना प्रबंधन उत्पन्न हुआ और प्रारंभ में अत्यधिक विशिष्ट उद्योगों में विकसित हुआ। हालाँकि, कुछ दशकों के बाद, लगातार विकसित होने और अपनी प्रभावशीलता साबित करने के बाद, इसने व्यवसाय के विभिन्न क्षेत्रों को कवर किया। इसका प्रभाव ऐसे क्षेत्रों में विशेष रूप से ध्यान देने योग्य है:

• आईटी क्षेत्र और नए सॉफ्टवेयर विकास;
• नए प्रकार के औद्योगिक उत्पादों का विकास और उनका कार्यान्वयन;
• पुनर्निर्माण और निर्माण;
• डिजाइन, अनुसंधान और वैज्ञानिक कार्य करना।

कॉर्पोरेट क्षेत्र और सरकार दोनों में, योजनाओं को अक्सर पोर्टफोलियो या कार्यक्रमों में व्यवस्थित किया जाता है। एक सामान्य परिणाम प्राप्त करने के उद्देश्य से कई परस्पर संबंधित पहलों को एक कार्यक्रम में जोड़ा जा सकता है। उदाहरण के लिए, नागरिकों को चिकित्सा देखभाल के प्रावधान में सुधार के लिए एक कार्यक्रम में चिकित्सा कर्मियों के प्रशिक्षण में सुधार, उपचार के नए मानकों का आधुनिकीकरण और विकास और कुछ बीमारियों के लिए आधुनिक प्रभावी दवाओं का उत्पादन करने की परियोजनाएं शामिल हो सकती हैं। यदि हम एक पोर्टफोलियो के बारे में बात कर रहे हैं, तो यह माना जाता है कि विभिन्न दिशाओं की पहल हैं, वे केवल वित्तपोषण के एक ही स्रोत से एकजुट हैं।

विशिष्ट साहित्य में, आप कभी-कभी "परियोजना प्रबंधन" और "परियोजना प्रबंधन" शब्दों की समझ में अंतर देख सकते हैं। यह बुनियादी अवधारणाओं, डिज़ाइन के प्रकार और अन्य कारकों के प्रति एक अलग दृष्टिकोण के कारण है। ISO 9000 के अनुसार, एक परियोजना एक प्रक्रिया है, जबकि ICB IMPA के अनुसार, यह एक क्रिया या प्रयास है। तदनुसार, इस मामले में, प्रबंधन को अक्सर सामाजिक प्रणालियों में एक निश्चित पेशेवर संस्कृति और गतिविधि के रूप में समझा जाता है, और प्रबंधन कुछ प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन पर प्रभाव है। हालाँकि, अधिकांश स्रोतों में इन अवधारणाओं को समान माना जाता है, बाजार संबंधों की विशिष्टताओं के लिए समायोजित किया जाता है।

परियोजना प्रबंधन के मुख्य कार्य

परियोजना प्रबंधन एक सिंथेटिक अनुशासन है जो पेशेवर और विशिष्ट ज्ञान दोनों को जोड़ता है। उत्तरार्द्ध उस क्षेत्र की विशेषताओं को दर्शाता है जिससे उपक्रम संबंधित है (निर्माण, पारिस्थितिकी, अनुसंधान, शिक्षा)। हालाँकि, मानव गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों से कार्यान्वित विचारों में निहित पैटर्न का अध्ययन और विश्लेषण बहुत महत्वपूर्ण है।

पारंपरिक परियोजना प्रबंधन कार्यों में शामिल हैं:

• लक्ष्य निर्धारण (एक योजना का निर्माण, इसकी शुरुआत और एक अवधारणा का विकास);
• योजना (प्रक्रियाओं की स्पष्ट संरचना और अनुक्रम का निर्माण, उनके बीच संबंध, कार्य का शेड्यूल, अनुबंध, संसाधनों की आपूर्ति);
• संगठन (अनुमोदित योजना का कार्यान्वयन, एक कार्यालय बनाना और एक टीम बनाना, सूचनाओं का आदान-प्रदान करना, अनुबंधों को समाप्त करना और बनाए रखना, वस्तुओं और सेवाओं के लिए ऑर्डर देना);
• प्रेरणा (कार्य में सभी प्रतिभागियों के लिए प्रोत्साहन प्रणाली का विकास और कार्यान्वयन);
• नियंत्रण (कार्य की प्रगति पर रिपोर्ट तैयार करना और प्रस्तुत करना, लागत और समय सीमा की निगरानी, ​​​​गुणवत्ता नियंत्रण, जोखिमों को कम करने के उपायों का अध्ययन, अनुबंधों का कार्यान्वयन)।

कार्यात्मक और परियोजना प्रबंधन के बीच प्रमुख अंतर हैं। प्रत्येक प्रणाली की अपनी ताकत और कमजोरियां होती हैं, लेकिन विशिष्ट विशिष्ट योजनाओं पर काम को अधिक लचीला, प्रगतिशील और नई परिस्थितियों के प्रभाव में बदलने में सक्षम माना जाता है।

सामान्य (पारंपरिक) प्रबंधन के कार्यों में शामिल हैं:

• मौजूदा स्थिति का स्थिरीकरण;
• निष्पादित करने के लिए कार्यों की स्पष्ट रूप से सीमित सीमा;
• शक्तियां प्रबंधन संरचना द्वारा अनुमोदित हैं;
• कार्य स्थिर संगठनात्मक संरचनाओं में किया जाता है;
• जिम्मेदारी निर्धारित कार्यों द्वारा निर्धारित की जाती है
• सफलता की परिभाषा - कुछ मध्यवर्ती परिणाम प्राप्त करना;
• कामकाजी परिस्थितियों की परिवर्तनशीलता का निम्न स्तर।

उपरोक्त कारकों के आधार पर, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि कार्यात्मक प्रबंधन की मुख्य विशेषताएं स्थिरता और पूर्वानुमेयता हैं।

परियोजना प्रबंधन के सिद्धांत कार्यात्मक प्रबंधन से भिन्न हैं:

• गतिविधियों में अनिश्चितता की विशेषता होती है, परिवर्तनों के साथ निरंतर कार्य होता है;
• शक्तियां स्पष्ट रूप से वितरित नहीं की जा सकतीं;
• विभिन्न प्रभावशाली कारकों के आधार पर कार्यों की सीमा भिन्न हो सकती है;
• कार्य क्रॉस-फ़ंक्शनल हो सकते हैं, लेकिन प्रोजेक्ट चक्र के भीतर;
• गतिविधियों का उद्देश्य नवप्रवर्तन है;
• संघर्ष समाधान सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है;
• प्रभावशीलता अंतिम लक्ष्य की प्राप्ति से निर्धारित होती है।

नतीजतन, इस प्रकार के प्रबंधन का उद्देश्य अस्थिर परिस्थितियों में सीमित संसाधन के साथ एक निश्चित अवधि में आवश्यक परिणाम प्राप्त करना है। ऐसा करने के लिए, उच्च योग्य कर्मियों के काम का चयन और व्यवस्थित करना आवश्यक है, साथ ही नई प्रौद्योगिकियों और प्रबंधन समाधानों को पेश करना भी आवश्यक है।

साथ ही, ये दोनों प्रबंधन प्रणालियाँ एक-दूसरे के पूर्णतया विरोधी नहीं हो सकतीं। वे एक दूसरे को काट सकते हैं और एक दूसरे के पूरक बन सकते हैं। उदाहरण के लिए, सामान्य प्रबंधन में कई मूलभूत अवधारणाएँ हैं जिन्हें प्रत्येक सक्षम परियोजना प्रबंधक को जानना चाहिए।

परियोजना प्रबंधक और उसके लिए आवश्यकताएँ

परियोजना प्रबंधन की एक विशिष्ट विशेषता यह है कि मूल अधिकार, साथ ही प्राप्त परिणाम की जिम्मेदारी, लोगों के एक छोटे समूह या यहां तक ​​​​कि एक व्यक्ति - परियोजना प्रबंधक - के हाथों में केंद्रित होती है। इसका मतलब यह नहीं है कि परियोजना प्रबंधक प्रत्येक प्रक्रिया की सभी विशिष्ट विशेषताओं को जानने में सक्षम है; उसका काम अपने कौशल का उपयोग करके विशेषज्ञों का चयन करना और उन्हें सबसे प्रभावी ढंग से वितरित करना है, साथ ही उनके बीच श्रम का विभाजन भी करना है।

प्रबंधक का मुख्य कार्य तीन मुख्य मापदंडों के कार्यान्वयन की निगरानी करना है:

• काम की गुणवत्ता. सामग्री और मानव संसाधनों के प्रबंधन के लिए सिद्ध तरीके हैं, जैसे संसाधन लोड आरेख और निष्पादक जिम्मेदारी मैट्रिक्स। यहां समस्या यह हो सकती है कि कार्यों को तैयार करना और फिर उन्हें स्वयं नियंत्रित करना आसान नहीं है। ऐसे मामलों में, विकसित गुणवत्ता नियंत्रण विधियों का उपयोग किया जाता है।
• समय. प्रबंधक की सहायता के लिए, कार्य अनुसूचियों के निर्माण और ट्रैकिंग के लिए विभिन्न कार्यक्रम विकसित किए गए हैं।
• बजट. विशेषज्ञ एक वित्तीय योजना बनाता है और यह सुनिश्चित करता है कि अधिक खर्च न हो।

एक नए विचार को लागू करने में प्रबंधक की क्षमता का मूल्यांकन निम्नलिखित घटकों के अनुसार किया जाता है: अनुभव, ज्ञान, कौशल, व्यावसायिकता, नैतिकता, मानसिकता (पेशेवर सोच)। विशेषज्ञों की योग्यता के लिए आवश्यकताएँ ज्ञान निकाय में निर्दिष्ट हैं, जो राष्ट्रीय या अंतर्राष्ट्रीय पेशेवर संघों द्वारा समर्थित है। 125 से अधिक देशों ने ऐसे कोड (पीएम बीओके) और अपने स्वयं के प्रमाणन सिस्टम को मंजूरी दे दी है।

सबसे बड़ा प्रबंधन प्रमाणन संगठन आईपीएमए है, जिसके 55 सदस्य हैं। उनके मानकों को आईसीबी आईपीएमए संगठन के मुख्य नियामक दस्तावेज के आधार पर विकसित, अनुमोदित और समायोजित किया जाता है। रूस में, इसके आधार पर, SOVNET एसोसिएशन ने विशेषज्ञों की योग्यता (एनटीसी) के लिए राष्ट्रीय आवश्यकताएँ विकसित की हैं, और प्रबंधकों का प्रमाणीकरण उनके अनुसार किया जाता है। जो देश इस संगठन के सदस्य नहीं हैं, उनके पास अपनी प्रमाणन प्रणालियाँ हैं। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में PMI, जापान में ENAA, ऑस्ट्रेलिया में AIPM।

अक्सर, सही प्रोजेक्ट मैनेजर पूरे उद्यम की सफलता निर्धारित करता है। इस विशेषज्ञ को क्रियान्वित की जा रही पहल को प्रभावित करने वाले बाहरी और आंतरिक कारकों का सटीक प्रबंधन करना चाहिए:

1. बाहरी कारकों के संबंध में, प्रबंधन के लिए आवश्यक है:
   • बदलती बाहरी परिस्थितियों के लिए सभी प्रक्रियाओं का शीघ्र अनुकूलन;
   • प्रदर्शन किए गए कार्य से संबंधित अन्य संस्थाओं के साथ सतत संपर्क का प्रबंधन।
2. आंतरिक कारकों पर नियंत्रण प्रभाव में निम्नलिखित क्रियाएं शामिल हैं:
   • पहल के कार्यान्वयन के लिए आवंटित संसाधनों का तर्कसंगत वितरण और समय पर पुनर्वितरण;
   • परियोजना प्रतिभागियों के बीच बातचीत का निरंतर समन्वय।

विकास लागत, उत्पाद उत्पादन, विपणन, उत्पादन मात्रा, पूंजी निवेश, मूल्य जैसे नियंत्रित और प्रबंधनीय आंतरिक मापदंडों के अलावा, कई बाहरी अनियंत्रित पैरामीटर भी हैं। इनमें आर्थिक स्थितियाँ, पर्यावरणीय स्थितियाँ, प्रतिस्पर्धा, उपभोक्ता स्वाद, कानूनी ढाँचा, सामाजिक वातावरण, संसाधनों तक पहुँच शामिल हैं। उन्हें प्रभावित करना बहुत कठिन है, इसलिए संरचना को इन कारकों को ध्यान में रखते हुए अपनी गतिविधियों को स्थापित करना और तुरंत बदलना होगा।

परियोजना प्रबंधन पद्धति के लाभ और इसके नुकसान

व्यावसायिक संरचनाओं, राज्य और नगरपालिका संगठनों की बढ़ती संख्या परियोजना प्रबंधन के तत्वों को अपनी दैनिक गतिविधियों में शामिल कर रही है। यहां तक ​​कि रूस के राष्ट्रपति और सरकार भी पिछले कुछ वर्षों से इस दृष्टिकोण को बढ़ावा दे रहे हैं। कार्य की यह पद्धति क्या लाभ प्रदान करती है?

प्रतिष्ठित अंतरराष्ट्रीय संगठनों के शोध से साबित होता है कि प्रबंधन में परियोजना पद्धतियों की शुरूआत से पहले कुछ वर्षों के भीतर दक्षता संकेतकों में काफी सुधार हो सकता है। 20% लागत बचत काफी संभव है, साथ ही 20-25% की कमी भी संभव है। कार्य में नई तकनीकों को सीधे एकीकृत करने की लागत पूरी योजना की कुल राशि का कई प्रतिशत होती है और आमतौर पर 1-2 वर्षों के भीतर भुगतान हो जाती है।

नया प्रबंधन दृष्टिकोण व्यवसाय और सरकारी संगठनों के लिए निम्नलिखित संभावनाएं खोलता है:

• गतिविधि प्राथमिकताओं की स्पष्ट परिभाषा;
• अपेक्षित परिणामों और लक्ष्यों का स्पष्ट निरूपण;
• परियोजनाओं या कार्यक्रमों के स्पष्ट, संरचित रूपों में पहल करने का अभ्यास;
• संभावित जोखिमों पर सक्षम विचार और उन्हें कम करने के तरीकों की खोज;
• सफल कार्य के लिए स्पष्ट मानदंड प्राप्त करना;
• कंपनी की संसाधन लागत का अनुकूलन;
• कर्मचारियों की प्रेरणा बढ़ाना।

किसी नई तकनीक पर स्विच करने के नुकसान में निम्नलिखित कारक शामिल हैं:

• संक्रमण अवधि. प्रबंधन द्वारा परियोजना प्रबंधन की बुनियादी बातों की अनदेखी के कारण या मध्य स्तर के प्रबंधकों द्वारा तोड़फोड़ के कारण इसमें देरी हो सकती है, जो अपना प्रभाव खो सकते हैं।
• संसाधनों की कमी. विभिन्न योजनाओं के बीच धन का प्रसार कंपनी की मुख्य परिचालन गतिविधियों पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है, खासकर अगर इसकी वित्तीय क्षमताएं सीमित हैं।
• कार्मिक. एक योग्य परियोजना प्रबंधक के बिना, प्रक्रिया रुक सकती है। अक्सर आपको बाहर से मैनेजर और अपनी टीम लानी पड़ती है।

हालाँकि, तमाम कठिनाइयों के बावजूद, परियोजना प्रबंधन दुनिया भर में गति पकड़ रहा है। यह स्थिर नहीं रहता है, यह तेजी से विकसित होता है और लगातार उस स्थिति से मेल खाता है जो एक निश्चित समय पर विकसित हुई है।

लक्ष्य, योजनाएँ, परियोजनाएँ... ये शब्द अक्सर काम और रोजमर्रा की जिंदगी में उपयोग किए जाते हैं। यद्यपि लोग हजारों वर्षों से परियोजनाओं को कार्यान्वित कर रहे हैं, एक अद्वितीय प्रकार के प्रबंधन के रूप में परियोजना प्रबंधन एक हालिया विकास है।

आधुनिक परियोजना प्रबंधन विधियाँ संयुक्त राज्य अमेरिका में 50 के दशक के अंत में विकसित कार्य संरचना और नेटवर्क नियोजन तकनीकों पर आधारित हैं।

1956 में, ड्यूपॉन्ट के एम. वॉकर ने कंपनी के यूनीवैक कंप्यूटर के अधिक कुशल उपयोग की संभावना तलाशते हुए, रेमिंगटन रैंड के पूंजी नियोजन समूह के डी. केली के साथ हाथ मिलाया। उन्होंने ड्यूपॉन्ट कारखानों को आधुनिक बनाने के लिए काम के बड़े परिसरों का शेड्यूल तैयार करने के लिए एक कंप्यूटर का उपयोग करने की कोशिश की। परिणामस्वरूप, कंप्यूटर का उपयोग करके किसी प्रोजेक्ट का वर्णन करने की एक तर्कसंगत और सरल विधि बनाई गई। इसे मूल रूप से वॉकर-केली विधि कहा जाता था, और बाद में इसे क्रिटिकल पाथ मेथड (सीपीएम) नाम मिला।

सबसे प्रसिद्ध परियोजनाओं में से एक जिसमें कार्यों के एक सेट के मॉडलिंग और समन्वय के तरीकों का पहली बार उपयोग किया गया था, वह पोलारिस मिसाइल प्रणाली विकसित करने की परियोजना है, जो 1957 में शुरू हुई थी। इस परियोजना की सख्त समय सीमा थी, क्योंकि यह परमाणु हथियार ले जाने और अमेरिकी क्षेत्र तक पहुंचने में सक्षम मिसाइलों के यूएसएसआर में कमीशनिंग की अपेक्षित तारीख से जुड़ी थी। साथ ही, इस परियोजना के ढांचे के भीतर महत्वपूर्ण संख्या में अद्वितीय घटकों को विकसित करना, इकट्ठा करना और परीक्षण करना आवश्यक था। परियोजना का कार्यान्वयन, जिसमें लगभग 3,800 मुख्य ठेकेदार एकजुट हुए और 60 हजार कार्य शामिल थे, अमेरिकी नौसेना हथियार कमान को सौंपा गया था। इस परियोजना के कार्यान्वयन का प्रबंधन करने के लिए, लॉकहीड कॉर्पोरेशन और परामर्श फर्म बूज़, एलन और हैमिल्टन ने इष्टतम तार्किक प्रक्रिया आरेख के आधार पर कार्य योजना की एक विशेष विधि बनाई, जिसे पीईआरटी (प्रोग्राम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक) विधि कहा जाता है। पीईआरटी विधि का उपयोग करने से कार्यक्रम प्रबंधन को यह जानने की अनुमति मिलती है कि किसी भी समय क्या किया जाना चाहिए, किसे करना चाहिए, और व्यक्तिगत गतिविधियों के समय पर पूरा होने की संभावना है। कार्यक्रम प्रबंधन इतना सफल रहा कि परियोजना निर्धारित समय से पहले पूरी हो गई। इस सफल शुरुआत के लिए धन्यवाद, इस प्रबंधन पद्धति को वर्गीकृत किया गया और जल्द ही पूरे अमेरिकी सेना में परियोजनाओं की योजना बनाने के लिए इसका उपयोग किया जाने लगा। नए प्रकार के हथियार विकसित करने के लिए बड़ी परियोजनाओं के हिस्से के रूप में विभिन्न ठेकेदारों द्वारा किए गए समन्वय कार्य में तकनीक ने खुद को उत्कृष्ट साबित किया है।

बड़े औद्योगिक निगमों ने नए प्रकार के उत्पादों को विकसित करने और उत्पादन को आधुनिक बनाने के लिए सेना के साथ-साथ ऐसी प्रबंधन तकनीकों का उपयोग करना शुरू कर दिया। निर्माण में परियोजना-आधारित कार्य नियोजन तकनीक का व्यापक रूप से उपयोग किया जाने लगा है। उदाहरण के लिए, न्यूफ़ाउंडलैंड (लैब्राडोर प्रायद्वीप) में चर्चिल नदी पर एक पनबिजली स्टेशन के निर्माण के लिए एक परियोजना का प्रबंधन करना। प्रोजेक्ट की लागत 950 मिलियन डॉलर थी. पनबिजली संयंत्र का निर्माण 1967 से 1976 तक किया गया था। इस परियोजना में 100 से अधिक निर्माण अनुबंध शामिल थे, जिनमें से कुछ की लागत $76 मिलियन तक थी। 1974 में, परियोजना निर्धारित समय से 18 महीने आगे और लागत अनुमान के भीतर थी। परियोजना के लिए ग्राहक चर्चिल फॉल्स लैब्राडोर कॉर्प था, जिसने परियोजना को डिजाइन करने और निर्माण का प्रबंधन करने के लिए एक्रेस कैनेडियन बेचेल को काम पर रखा था।

अनिवार्य रूप से, काम के जटिल सेटों के प्रबंधन में सटीक गणितीय तरीकों के उपयोग से समय में एक महत्वपूर्ण लाभ हुआ, जो कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के विकास के कारण संभव हुआ। हालाँकि, पहले कंप्यूटर महंगे थे और केवल बड़े संगठनों के लिए उपलब्ध थे। इस प्रकार, ऐतिहासिक रूप से, पहली परियोजनाएं राज्य कार्यक्रम थीं जो काम के पैमाने, कलाकारों की संख्या और पूंजी निवेश के मामले में भव्य थीं।

आज, "प्रोजेक्ट" और "प्रोजेक्ट प्रबंधन" शब्द पहले से ही रूसी प्रबंधकों से परिचित हो गए हैं। पत्रिकाओं, रेडियो और टेलीविजन पर, हम निवेश, संगठनात्मक या पर्यावरणीय परियोजनाओं की योजना या कार्यान्वयन के बारे में तेजी से सुन रहे हैं। विभिन्न स्तरों पर प्रबंधक बैठकों में नई प्रणालियों और प्रौद्योगिकियों को पेश करने के लिए विपणन परियोजनाओं और परियोजनाओं पर चर्चा करते हैं। लगभग हर प्रबंधक समय-समय पर खुद को व्यावसायिक लक्ष्यों और उन्हें प्राप्त करने के तरीकों की योजना बनाने में शामिल पाता है, कलाकारों को कार्य सौंपता है, बजट तैयार करता है, उसे सही ठहराता है और उसके निष्पादन को नियंत्रित करता है। कार्य योजनाएँ तैयार करने और उनकी निगरानी करके, प्रबंधक अनिवार्य रूप से परियोजना प्रबंधन कार्यों का अभ्यास करता है।

हालाँकि, एक आधुनिक संगठन में परियोजना प्रबंधन की दक्षता को सुव्यवस्थित करने और सुधारने की बढ़ती आवश्यकता के बावजूद, व्यवस्थित परियोजना प्रबंधन की बुनियादी अवधारणाएँ और तरीके बड़ी संख्या में प्रबंधकों के लिए अज्ञात हैं।

यह पाठ्यक्रम किसी संगठन में परियोजना प्रबंधन के कार्यों, विधियों और उपकरणों का संक्षिप्त विवरण प्रदान करता है।

पाठ्यक्रम पूरा करने के बाद, आप निम्न में सक्षम होंगे:

• अपने संगठन के भीतर परियोजनाओं और परियोजना प्रबंधन कार्यों को पहचानें और वर्गीकृत करें
• पदानुक्रमित और तार्किक परियोजना संरचनाएँ विकसित करें
• क्रिटिकल पाथ पद्धति का उपयोग करके परियोजना की समय सीमा की गणना करें
• उपलब्ध संसाधनों को वर्गीकृत करें और परियोजना संसाधन आवश्यकताओं की एक अनुसूची बनाएं
• परियोजना वित्तपोषण आवश्यकताओं का एक शेड्यूल बनाएं
• कार्य की प्रगति की निगरानी और विश्लेषण के लिए तरीके लागू करें
• संगठन में परियोजना प्रबंधन समस्याओं को पहचानें और व्यवस्थित करें
• व्यवस्थित दृष्टिकोण और परियोजना प्रबंधन विधियों को लागू करें
• परियोजना प्रतिभागियों की भूमिकाएँ परिभाषित करें
• परियोजना योजना का विकास, विश्लेषण और अनुकूलन करें
• परियोजना कार्यान्वयन की निगरानी के लिए प्रक्रियाओं का विकास और कार्यान्वयन
• इष्टतम परियोजना कार्यान्वयन के लिए मानदंड स्थापित और नियंत्रित करें
• प्रोजेक्ट रिपोर्ट विकसित करें
• प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का चयन करें

धारा 1. परियोजनाएँ और परियोजना प्रबंधन

परियोजनाओं

परियोजनाएँ और प्रक्रियाएँ

किसी भी संगठन के काम का विश्लेषण करते हुए, समानांतर में मौजूद दो मुख्य प्रकार की गतिविधियों में अंतर करना लगभग हमेशा संभव होता है: वर्तमान, आवर्ती प्रक्रियाओं(संचालन) और परियोजनाएं.किसी भी गतिविधि के लिए संसाधनों की आवश्यकता होती है, लोगों द्वारा किया जाता है और तदनुसार योजना और नियंत्रण की आवश्यकता होती है।

इन दो प्रकार की गतिविधियों के बीच मुख्य अंतर यह है कि प्रक्रियाएं दोहराव वाली, चक्रीय प्रकृति की होती हैं और परियोजनाओं का उद्देश्य एक निश्चित समय सीमा के भीतर अद्वितीय लक्ष्यों को प्राप्त करना होता है।

उदाहरण के लिए, यदि हम ऑटोमोबाइल के उत्पादन पर विचार करते हैं, तो उत्पादन लाइन का संचालन, लेखा विभाग में त्रैमासिक शेष तैयार करना, या इनकमिंग/आउटगोइंग पत्राचार के प्रसंस्करण को दोहराव वाले संचालन के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है। दोहराए जाने वाले संचालन को काफी उच्च स्तर की निश्चितता की विशेषता होती है, इसमें निपुण तकनीकी प्रक्रियाओं और मौजूदा उपकरणों का उपयोग शामिल होता है, और समान उत्पादन चक्रों में मौजूदा उपकरणों और संसाधनों का उपयोग करने की दक्षता बढ़ाने के उद्देश्य से एक प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता होती है।

परियोजनाएं, एक नियम के रूप में, कुछ निश्चित कार्यान्वयन के उद्देश्य से होती हैं परिवर्तनसंगठन के भीतर या बाहरी वातावरण में. हमारे मामले में आंतरिक परिवर्तनों के उदाहरणों में नए उत्पाद मॉडल का विकास, कन्वेयर का पुन: विन्यास या मरम्मत, या एक नई प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत शामिल है।

संगठन के बाहरी परिवर्तनों में विपणन अभियान चलाना, व्यावसायिक क्षेत्रों का विस्तार करना और लक्षित पर्यावरणीय परिवर्तन शामिल हैं।

परियोजनाओं के उदाहरण हैं:

• परमाणु ऊर्जा संयंत्र का निर्माण
• क्षेत्र का विकास
• किसी कारखाने या आवासीय भवन का निर्माण
• बाज़ार में नए उत्पादों या सेवाओं का विकास और लॉन्च
• अनुसंधान एवं विकास कार्य का संचालन करना
• सूचना प्रणाली का विकास एवं कार्यान्वयन
• कंपनी की शाखा खोलना
• कार्यालय में नवीनीकरण करना
• सालगिरह की तैयारी
• किताब लिख रहा हूँ...

सूची आगे बढ़ती है, जिसमें विभिन्न उद्योगों के उदाहरण शामिल हैं जो गतिविधि के पैमाने, कार्यान्वयन समय, शामिल लोगों की संख्या और परिणामों के महत्व में काफी भिन्न हैं। हालाँकि, इन सभी प्रकार की गतिविधियों में कई सामान्य विशेषताएं हैं जो उन्हें प्रोजेक्ट कहलाने की अनुमति देती हैं:

1. उनका उद्देश्य विशिष्ट लक्ष्य प्राप्त करना है;
2. उनमें परस्पर संबंधित कार्यों का समन्वित कार्यान्वयन शामिल है;
3. उनके पास समय की एक सीमित सीमा होती है निश्चितआरंभ और अंत;
4. वे सभी कुछ हद तक अद्वितीय और अद्वितीय हैं।

सामान्य तौर पर, ये चार विशेषताएँ हैं परियोजनाएँ प्रतिष्ठित हैंअन्य गतिविधियों से. प्रत्येक नामित विशेषताएं हैंमहत्वपूर्ण आंतरिक अर्थ, और इसलिए हम उन पर विचार करेंगे अधिक क़रीबी।

लक्ष्य हासिल करने पर ध्यान दें.

परियोजनाओं का उद्देश्य कुछ निश्चित परिणाम उत्पन्न करना है - दूसरे शब्दों में, उनका उद्देश्य लक्ष्यों को प्राप्त करना है। ये लक्ष्य परियोजना के पीछे प्रेरक शक्ति हैं, और सभी योजना और कार्यान्वयन प्रयास यह सुनिश्चित करने के लिए किए जाते हैं कि इन लक्ष्यों को प्राप्त किया जाए। एक परियोजना में आमतौर पर परस्पर संबंधित लक्ष्यों का एक पूरा सेट शामिल होता है। उदाहरण के लिए, नई कंप्यूटर प्रौद्योगिकियों की शुरूआत से संबंधित परियोजना का मुख्य लक्ष्य एक उद्यम प्रबंधन सूचना प्रणाली का विकास और कार्यान्वयन हो सकता है। मध्यवर्ती लक्ष्य (उपलक्ष्य) डेटाबेस विकास, गणितीय और सॉफ्टवेयर विकास और सिस्टम परीक्षण हो सकते हैं। डेटाबेस विकास में, बदले में, निचले स्तर के लक्ष्यों की भी पहचान की जा सकती है - डेटाबेस की तार्किक संरचना का विकास, डीबीएमएस का उपयोग करके डेटाबेस का कार्यान्वयन, डेटा लोड करना, इत्यादि।

यह तथ्य कि परियोजनाएँ लक्ष्य-उन्मुख हैं, उन्हें प्रबंधित करने के लिए बहुत आंतरिक अर्थ है। सबसे पहले, उनका सुझाव है कि परियोजना प्रबंधन की एक महत्वपूर्ण विशेषता लक्ष्यों की सटीक परिभाषा और निर्माण है, जो उच्चतम स्तर से शुरू होती है, और फिर धीरे-धीरे सबसे विस्तृत लक्ष्यों और उद्देश्यों तक बढ़ती है। इससे यह भी पता चलता है कि एक परियोजना को सावधानीपूर्वक चयनित लक्ष्यों की क्रमिक उपलब्धि के रूप में देखा जा सकता है, और परियोजना को आगे बढ़ाना उच्च और उच्चतर स्तर के लक्ष्यों की उपलब्धि से जुड़ा होता है जब तक कि अंतिम लक्ष्य अंततः प्राप्त नहीं हो जाता।

परस्पर संबंधित कार्यों का समन्वित निष्पादन।

परियोजनाएं अपनी प्रकृति से ही जटिल होती हैं। उनमें कई परस्पर संबंधित क्रियाएं करना शामिल है। कुछ मामलों में, ये रिश्ते काफी स्पष्ट होते हैं (उदाहरण के लिए, तकनीकी निर्भरता), अन्य मामलों में वे अधिक सूक्ष्म प्रकृति के होते हैं। कुछ मध्यवर्ती कार्यों को तब तक क्रियान्वित नहीं किया जा सकता जब तक कि अन्य कार्य पूरे न हो जाएँ; कुछ कार्य केवल समानांतर में ही किए जा सकते हैं, इत्यादि। यदि विभिन्न कार्यों का समन्वयन बाधित होता है, तो संपूर्ण परियोजना ख़तरे में पड़ सकती है। यदि आप परियोजना की इस विशेषता के बारे में थोड़ा सोचते हैं, तो यह स्पष्ट हो जाता है कि परियोजना एक प्रणाली है, यानी, पूरी तरह से परस्पर जुड़े भागों से बनी है, और प्रणाली गतिशील है, और इसलिए, प्रबंधन के लिए विशेष दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।

समय की सीमित सीमा.

परियोजना तब समाप्त होती है जब उसके मुख्य लक्ष्य प्राप्त हो जाते हैं। इस प्रकार, परियोजनाएँ सीमित समय में पूरी हो जाती हैं। उनके पास कमोबेश स्पष्ट रूप से परिभाषित शुरुआत और अंत है। किसी परियोजना में अधिकांश प्रयास यह सुनिश्चित करने पर केंद्रित होता है कि परियोजना समय पर पूरी हो जाए। इस प्रयोजन के लिए, परियोजना में शामिल कार्यों के प्रारंभ और समाप्ति समय को दर्शाने वाले ग्राफ़ तैयार किए जाते हैं।

एक परियोजना और एक उत्पादन प्रणाली के बीच अंतर यह है कि एक परियोजना एक बार की, गैर-चक्रीय गतिविधि है। धारावाहिक वहीउत्पादन का कोई पूर्व निर्धारित समय नहीं होता है और यह केवल मांग की उपलब्धता और परिमाण पर निर्भर करता है। जब मांग गायब हो जाती है, तो उत्पादन चक्र समाप्त हो जाता है। अपने शुद्ध रूप में उत्पादन चक्र परियोजनाएँ नहीं हैं। हालाँकि, कई क्षेत्रों में, उत्पादन परियोजना के आधार पर किया जाता है (ऑर्डर के लिए टुकड़े और छोटे पैमाने पर उत्पादन और अनुबंध के आधार पर)।

गतिविधियों के आयोजन की एक प्रणाली के रूप में एक परियोजना ठीक उसी समय तक अस्तित्व में रहती है जब तक अंतिम परिणाम प्राप्त करने में समय लगता है। हालाँकि, परियोजना की अवधारणा कंपनी या उद्यम की अवधारणा का खंडन नहीं करती है और इसके साथ काफी अनुकूल है। इसके विपरीत, परियोजना अक्सर कंपनी की गतिविधि का मुख्य रूप बन जाती है।

विशिष्टता.

परियोजनाएँ, कुछ हद तक, अद्वितीय और एक बार की घटनाएँ हैं। हालाँकि, विशिष्टता की डिग्री एक परियोजना से दूसरे परियोजना में काफी भिन्न हो सकती है। विशिष्टता को परियोजना के अंतिम लक्ष्यों और उन्हें प्राप्त करने की शर्तों दोनों के साथ जोड़ा जा सकता है। यदि आप कॉटेज के निर्माण में लगे हुए हैं और उसी प्रकार की बीसवीं कॉटेज का निर्माण कर रहे हैं, तो आपके प्रोजेक्ट की विशिष्टता की डिग्री काफी कम है। इस घर के मूल तत्व पिछले उन्नीस के समान हैं जिन्हें आप पहले ही बना चुके हैं। विशिष्टता के मुख्य स्रोत एक विशिष्ट उत्पादन स्थिति की बारीकियों में पाए जा सकते हैं - घर और आसपास के परिदृश्य के स्थान में, सामग्री और घटकों की विशेष आपूर्ति में, नए उपठेकेदारों में। दूसरी ओर, यदि आप कोई नया उपकरण या तकनीक विकसित कर रहे हैं, तो आप निश्चित रूप से अद्वितीय लक्ष्यों से निपट रहे हैं। और क्योंकि पिछला अनुभव आपको केवल सीमित मार्गदर्शन ही दे सकता है कि किसी परियोजना में क्या अपेक्षा की जाए, यह जोखिम और अनिश्चितता से भरा है।

परियोजना की विशिष्टता जितनी अधिक होगी, अनिश्चितता उतनी ही अधिक होगी और योजना और प्रबंधन उतना ही जटिल होगा।

किसी भी गतिविधि की योजना और नियंत्रण होना चाहिए। जैसा कि हमारे अनुभव से पता चलता है, रूस में व्यापारिक नेता शायद ही कभी वर्तमान गतिविधियों के प्रबंधन और परियोजनाओं के प्रबंधन के कार्यों को समझने और अलग करने का प्रयास करते हैं। हालाँकि, एक प्रभावी उद्यम प्रबंधन प्रणाली विकसित करने के लिए यह महत्वपूर्ण है। अपरिवर्तनीय तकनीकी प्रक्रियाओं के प्रबंधन पर केंद्रित एक प्रबंधन प्रणाली प्रबंधक को योजना और परिवर्तन प्रबंधन की आवश्यकता होने पर आवश्यक जानकारी प्रदान नहीं करती है।

विकास परियोजनाओं

इसलिए, एक आधुनिक संगठन बाजार में अस्तित्व में रहने और सफलतापूर्वक प्रतिस्पर्धा करने में तभी सक्षम होता है, जब वह लगातार विकसित होता है और बदलती व्यावसायिक परिस्थितियों के अनुकूल होता है। इसका मतलब यह है कि कंपनी के प्रबंधन, योजना बनाने और कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने में, लगातार संबंधित प्रबंधन समस्याओं का सामना करना पड़ता है - समय पर काम की योजना कैसे बनाएं और एक निश्चित समय सीमा को पूरा कैसे करें, किन संसाधनों की आवश्यकता होगी, कितने संसाधन और वास्तव में कब, कितना होगा लागत, किस अनुसूची पर और किन स्रोतों से वित्तपोषण किया जाएगा।

विकास परियोजनाएं निवेश परियोजनाएं हैं और कंपनी की विकास रणनीति से संबंधित हैं।

उदाहरण के लिए:

• नई दिशाओं का विकास
• उत्पादों और उपकरणों का आधुनिकीकरण
• नये बाज़ारों में प्रवेश
• प्रौद्योगिकियों और उपकरणों का आधुनिकीकरण
• कंपनी के बुनियादी ढांचे का विकास
• पुनर्निर्माण
• स्वचालन

यह आंकड़ा संगठन की संरचना के संबंध में परियोजना की स्थिति का एक सामान्यीकृत आरेख दिखाता है। चित्र में प्रस्तुत संस्करण में, संगठन द्वारा मुख्य उत्पादन प्रक्रिया के समानांतर परियोजनाएं संचालित की जाती हैं।

लक्ष्यों का सटीक निर्धारण और उनकी प्रभावी उपलब्धि किसी भी कंपनी के सफल विकास की कुंजी है।

परियोजना-उन्मुख संगठन

गतिविधि के ऐसे क्षेत्र हैं जहां परियोजना कार्यान्वयन कार्य संगठन का मुख्य प्रकार है। उदाहरण के लिए, निर्माण उद्योग, अद्वितीय, टुकड़ा उत्पादन, सूचना प्रणाली का विकास और अन्य। वे कंपनियाँ जिनमें मुख्य उत्पादन प्रक्रियाओं की योजना बनाई जाती है और उन्हें परियोजना के आधार पर क्रियान्वित किया जाता है, परियोजना-उन्मुख संगठन कहलाती हैं।

परियोजना जीवन चक्र

कोई भी परियोजना अपने विकास में कुछ चरणों से गुजरती है, जिन्हें सामूहिक रूप से जीवन चक्र कहा जाता है।

परियोजना जीवन चक्र और उत्पाद जीवन चक्र के बीच अंतर किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक नई कार विकास परियोजना उत्पाद जीवन चक्र का केवल एक अलग चरण है।

कभी-कभी, किसी निवेश परियोजना के भुगतान पर विचार करते समय, तीन मुख्य चरणों को प्रतिष्ठित किया जाता है: प्रारंभिक (निवेश औचित्य), प्रारंभिक (निवेश) और उत्पादन (उत्पादन और बिक्री)। किसी परियोजना का जीवन चक्र, जिसका उद्देश्य एक अनुबंध के तहत कार्य करना है, में प्रारंभिक चरण (अनुबंध की तैयारी और कार्य की शुरुआत), परियोजना कार्यान्वयन चरण (विस्तृत योजना और निष्पादन) और समापन चरण शामिल हो सकते हैं। परियोजना कार्य।

परियोजना जीवन चक्र के चरण गतिविधि के क्षेत्र और अपनाई गई कार्य संगठन प्रणाली के आधार पर भिन्न हो सकते हैं। हालाँकि, प्रत्येक परियोजना के लिए प्रारंभिक () चरण, परियोजना कार्यान्वयन के चरण और परियोजना के पूरा होने के चरण में अंतर करना संभव है। यह स्पष्ट लग सकता है, लेकिन एक परियोजना जीवन चक्र की अवधारणा एक प्रबंधक के लिए सबसे महत्वपूर्ण में से एक है, क्योंकि प्रबंधन निर्णय लेने और तैयार करने के कार्य और प्रक्रियाएं, उपयोग की जाने वाली विधियां और उपकरण परियोजना के वर्तमान चरण द्वारा निर्धारित होते हैं।

परियोजना प्रबंधक विभिन्न तरीकों से परियोजना जीवन चक्र को चरणों में विभाजित करते हैं। उदाहरण के लिए, सॉफ़्टवेयर विकास परियोजनाओं में अक्सर सूचना प्रणाली की आवश्यकता को पहचानना, आवश्यकताओं को तैयार करना, सिस्टम डिज़ाइन, कोडिंग, परीक्षण और परिचालन समर्थन जैसे चरण शामिल होते हैं। हालाँकि, सबसे पारंपरिक तरीका परियोजना को चार प्रमुख चरणों में विभाजित करना है: परियोजना की शुरुआत, योजना, कार्यान्वयन और समापन।

दीक्षा

किसी परियोजना अवधारणा को आरंभ करने या विकसित करने में अनिवार्य रूप से एक परियोजना चयन कार्य शामिल होता है। परियोजनाएं उन आवश्यकताओं के कारण शुरू की जाती हैं जिन्हें संतुष्ट करने की आवश्यकता होती है। हालाँकि, संसाधन की कमी की स्थिति में, बिना किसी अपवाद के सभी जरूरतों को पूरा करना असंभव है। आपको एक विकल्प चुनना होगा. कुछ परियोजनाओं का चयन किया जाता है, कुछ को अस्वीकार कर दिया जाता है। निर्णय संसाधनों की उपलब्धता और मुख्य रूप से वित्तीय क्षमताओं, कुछ जरूरतों को पूरा करने और दूसरों की अनदेखी करने के सापेक्ष महत्व और परियोजनाओं की तुलनात्मक प्रभावशीलता के आधार पर किए जाते हैं। किसी परियोजना को लागू करने का निर्णय उतना ही महत्वपूर्ण हो जाता है जितनी बड़ी परियोजना होती है, क्योंकि बड़ी परियोजनाएं भविष्य के लिए (कभी-कभी वर्षों के लिए) गतिविधि की दिशा निर्धारित करती हैं और उपलब्ध वित्तीय और श्रम संसाधनों को बांधती हैं। यहां निर्धारण कारक निवेश की अवसर लागत है। दूसरे शब्दों में, प्रोजेक्ट "बी" के बजाय प्रोजेक्ट "ए" चुनने से, संगठन उन लाभों को छोड़ देता है जो प्रोजेक्ट "बी" ला सकता था।

इस स्तर पर परियोजनाओं के तुलनात्मक विश्लेषण के लिए, परियोजना विश्लेषण विधियों का उपयोग किया जाता है, जिसमें वित्तीय, आर्थिक, वाणिज्यिक, संगठनात्मक, पर्यावरण, जोखिम विश्लेषण और अन्य प्रकार के परियोजना विश्लेषण शामिल हैं।

योजना

परियोजना की पूरी अवधि के दौरान किसी न किसी रूप में योजना बनाई जाती है। परियोजना के जीवन चक्र की शुरुआत में, आमतौर पर एक अनौपचारिक प्रारंभिक योजना विकसित की जाती है - यदि परियोजना को लागू करना है तो क्या पूरा करने की आवश्यकता होगी इसका एक मोटा विचार। परियोजना चयन निर्णय काफी हद तक प्रारंभिक योजना अनुमानों पर आधारित है। औपचारिक और विस्तृत परियोजना योजना इसे लागू करने का निर्णय लेने के बाद शुरू होती है। परियोजना की प्रमुख घटनाएँ (मील के पत्थर) निर्धारित किए जाते हैं, कार्य (कार्य) और उनकी पारस्परिक निर्भरता तैयार की जाती है। यह इस स्तर पर है कि परियोजना प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग किया जाता है, जो परियोजना प्रबंधक को औपचारिक योजना विकसित करने के लिए उपकरणों का एक सेट प्रदान करती है: काम की पदानुक्रमित संरचना, नेटवर्क ग्राफ़ और गैंट चार्ट, संसाधनों के लिए परियोजना की आवश्यकता के हिस्टोग्राम के निर्माण के लिए उपकरण और फंडिंग.

एक नियम के रूप में, परियोजना योजना अपरिवर्तित नहीं रहती है, और जैसे-जैसे परियोजना आगे बढ़ती है, यह वर्तमान स्थिति को ध्यान में रखते हुए निरंतर समायोजन के अधीन होती है।

कार्यान्वयन (निष्पादन और नियंत्रण)

औपचारिक योजना स्वीकृत होने के बाद, प्रबंधक को निष्पादन को व्यवस्थित करने और कार्य की प्रगति की निगरानी करने का काम सौंपा जाता है। नियंत्रण में कार्य की प्रगति पर वास्तविक डेटा एकत्र करना और नियोजित डेटा के साथ उनकी तुलना करना शामिल है। दुर्भाग्य से, परियोजना प्रबंधन में आप पूरी तरह से आश्वस्त हो सकते हैं कि नियोजित और वास्तविक संकेतकों के बीच विचलन हमेशा होता है। इसलिए, प्रबंधक का कार्य समग्र रूप से परियोजना की प्रगति और उचित प्रबंधन निर्णयों के विकास पर किए गए कार्य के दायरे में विचलन के संभावित प्रभाव का विश्लेषण करना है। उदाहरण के लिए, यदि शेड्यूल स्वीकार्य विचलन स्तर से आगे निकल जाता है, तो कुछ महत्वपूर्ण कार्यों को अधिक संसाधन आवंटित करके उन्हें गति देने का निर्णय लिया जा सकता है।

समापन

देर-सबेर परियोजनाएँ समाप्त हो जाती हैं। परियोजना तब समाप्त होती है जब उसके लक्ष्य प्राप्त हो जाते हैं। कभी-कभी किसी परियोजना का अंत अचानक और समय से पहले होता है, जैसे कि जब किसी परियोजना को निर्धारित समय पर पूरा होने से पहले ही समाप्त करने का निर्णय लिया जाता है। जैसा भी हो, जब कोई परियोजना समाप्त होती है, तो परियोजना प्रबंधक को परियोजना को पूरा करने वाली गतिविधियों की एक श्रृंखला पूरी करनी होगी। इन जिम्मेदारियों की सटीक प्रकृति परियोजना की प्रकृति पर ही निर्भर करती है। यदि परियोजना में उपकरण का उपयोग किया गया था, तो इसका आविष्कार किया जाना चाहिए और संभवतः एक नए उपयोग के लिए स्थानांतरित किया जाना चाहिए। अनुबंध परियोजनाओं के मामले में, यह निर्धारित करना आवश्यक है कि परिणाम अनुबंध या अनुबंध की शर्तों को पूरा करते हैं या नहीं। अंतिम रिपोर्ट तैयार करना और अंतरिम परियोजना रिपोर्ट को एक संग्रह में व्यवस्थित करना आवश्यक हो सकता है।

परियोजना प्रबंधन

लर्मन का प्रसिद्ध कानून कहता है: "किसी भी तकनीकी समस्या को पर्याप्त समय और धन से दूर किया जा सकता है," और लर्मन का परिणाम निर्दिष्ट करता है: "आपके पास कभी भी पर्याप्त समय या पैसा नहीं होगा।"

यदि आप किसी प्रबंधक से यह बताने के लिए कहें कि वह किसी परियोजना को पूरा करने में अपने मुख्य कार्य को कैसे समझता है, तो वह संभवतः उत्तर देगा: "सुनिश्चित करें कि काम पूरा हो जाए।" यह वास्तव में एक नेता का मुख्य कार्य है। लेकिन यदि आप वही प्रश्न किसी अधिक अनुभवी प्रबंधक से पूछते हैं, तो आप परियोजना प्रबंधक के मुख्य कार्य की अधिक संपूर्ण परिभाषा सुन सकते हैं: "तकनीकी विशिष्टताओं के अनुसार, आवंटित धन के भीतर, समय पर काम पूरा करना सुनिश्चित करें।" ” ये तीन बिंदु हैं: समय, बजट और कार्य की गुणवत्ता जिन पर परियोजना प्रबंधक का निरंतर ध्यान रहता है। इन्हें परियोजना पर लगाई गई मुख्य बाधाएँ भी कहा जा सकता है। परियोजना प्रबंधन उन गतिविधियों को संदर्भित करता है जिनका उद्देश्य समय, धन (और संसाधनों) में दी गई बाधाओं के साथ-साथ परियोजना के अंतिम परिणामों की गुणवत्ता (उदाहरण के लिए, संदर्भ की शर्तों में प्रलेखित) के तहत उच्चतम संभव दक्षता के साथ एक परियोजना को लागू करना है। ).

प्रभावी प्रबंधन की कला काफी हद तक नेता की क्षमताओं और प्रतिभा से निर्धारित होती है। हालाँकि, प्रबंधन तेजी से वैज्ञानिक दृष्टिकोण पर आधारित हो रहा है। आज, एक प्रबंधक अब केवल राय, निर्णय और बातचीत पर भरोसा नहीं कर सकता है। निर्णय लेने और तैयार करने के लिए व्यवस्थित दृष्टिकोण का उपयोग करना आवश्यक है, जिसमें जानकारी एकत्र करने, प्रसंस्करण और विश्लेषण करने के तरीके और उपकरण शामिल हैं, जो आपको स्थिति के विकास का मॉडल बनाने और परिणामों का अनुमान लगाने की अनुमति देते हैं। अलग-अलग जानकारी को क्रियाशील ज्ञान में बदलने के लिए मॉडलिंग और सिस्टम विश्लेषण महत्वपूर्ण हैं।

कोई भी प्रबंधन निर्णय लेना आमतौर पर अनिश्चितता से जुड़ा होता है, जो परियोजनाओं को लागू करते समय हमेशा मौजूद रहता है। अनिश्चितता का कारण किसी नए उत्पाद विकास परियोजना में अनुसंधान का सटीक समय निर्धारित करने में असमर्थता हो सकती है; या किसी निर्माण परियोजना में सामग्री और घटकों की आपूर्ति में अस्थिरता; एक विपणन परियोजना में मांग का अस्पष्ट स्तर; राज्य कार्यक्रम आदि में वित्त पोषण के संबंध में अनिश्चितता। आमतौर पर, किसी प्रोजेक्ट में होने वाली सभी प्रकार की अनिश्चितताएं किसी न किसी हद तक प्रकट होती हैं। प्रबंधक गतिविधियों की उद्देश्यपूर्ण योजना बनाने और प्रबंधन करने में असमर्थ महसूस करने लगता है।

इस स्थिति में अधिक औपचारिक परियोजना योजना और प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने के बारे में सोचना समझ में आता है। इसके अलावा, कंप्यूटर के बिना जो समझ में नहीं आता था (किसी योजना को विकसित करने में समय क्यों बर्बाद करें यदि बाहरी अराजकता का कोई हस्तक्षेप इस योजना को एक सप्ताह में अनावश्यक कागज का टुकड़ा बना देगा), कंप्यूटर के उपयोग के साथ समझ में आने लगता है। एक परियोजना सूचना मॉडल होने से, प्रबंधक के पास अनिवार्य रूप से एक अद्यतन कार्य योजना रखने की क्षमता होती है जो वर्तमान स्थिति और अनिश्चितता के वर्तमान स्तर से मेल खाती है।

परियोजना प्रबंधन के तीन चरण

"परियोजना जीवन चक्र" की अवधारणा:
किसी लक्ष्य को प्राप्त करने की एक एकल, अविभाज्य प्रक्रिया।

"प्रोजेक्ट टीम" अवधारणा:
एकीकृत संगठनात्मक संरचना,
सभी चरणों में परियोजना की सफलता के लिए जिम्मेदार।

"परियोजना वित्तपोषण" की अवधारणा:
प्रदर्शन किए गए कार्य की मात्रा और गुणवत्ता के साथ लागत का पत्राचार।

चालीस से अधिक वर्षों में परियोजना प्रबंधन तकनीक का उपयोग किया गया है, परियोजना प्रबंधकों को इन बाधाओं का प्रबंधन करने में मदद करने के लिए कई तकनीकें और उपकरण विकसित किए गए हैं।

समय की कमी से निपटने के लिए, कार्य अनुसूचियों के निर्माण और निगरानी के तरीकों का उपयोग किया जाता है। मौद्रिक बाधाओं को प्रबंधित करने के लिए, परियोजना के लिए वित्तीय योजना (बजट) तैयार करने के तरीकों का उपयोग किया जाता है और, जैसे-जैसे काम आगे बढ़ता है, लागत को नियंत्रण से बाहर होने से रोकने के लिए बजट के अनुपालन की निगरानी की जाती है। कार्य को पूरा करने के लिए, उन्हें संसाधन समर्थन की आवश्यकता होती है और मानव और भौतिक संसाधनों के प्रबंधन के लिए विशेष तरीके हैं (उदाहरण के लिए, एक जिम्मेदारी मैट्रिक्स, संसाधन लोड आरेख)।

तीन प्रमुख बाधाओं में से, सबसे कठिन नियंत्रित करना दिए गए प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स पर बाधाएं हैं। समस्या यह है कि कार्यों को तैयार करना और नियंत्रित करना अक्सर कठिन होता है। इन समस्याओं को हल करने के लिए, विशेष रूप से, परिवर्तन प्रबंधन और कार्य गुणवत्ता प्रबंधन विधियों का उपयोग किया जाता है।

इसलिए, परियोजना प्रबंधक परियोजना कार्यान्वयन के तीन पहलुओं के लिए जिम्मेदार हैं:

परिणाम की शर्तें, लागत और गुणवत्ता। आम तौर पर स्वीकृत परियोजना प्रबंधन सिद्धांतों के अनुसार, प्रभावी समय प्रबंधन को तीनों आयामों में सफलता की कुंजी माना जाता है। प्रोजेक्ट समय की बाधाएं अक्सर सबसे महत्वपूर्ण होती हैं। जहां परियोजना की समयसीमा में गंभीर देरी होती है, लागत में वृद्धि और खराब गुणवत्ता वाले काम संभावित परिणाम होते हैं। इसलिए, अधिकांश परियोजना प्रबंधन विधियों में मुख्य जोर कार्य को शेड्यूल करने और शेड्यूल के अनुपालन की निगरानी पर है।

टीम और परियोजना प्रतिभागी

परियोजना प्रबंधन अवधारणा की मुख्य ताकत निहित है शक्तियों का प्रत्यायोजनऔर जिम्मेदारी सौंपनाकुछ प्रबंधकों पर लक्ष्य प्राप्त करने के लिए - परियोजना प्रबंधक और प्रमुख टीम के सदस्य। परियोजना प्रबंधन अवधारणा की मुख्य समस्या एक प्रभावी बनाने की कठिनाई है लौकिकप्रबंधन प्रणाली, जिसे संगठन में स्थायी प्रबंधन प्रणाली के साथ मिलकर कार्य करना चाहिए।

परियोजना टीम का इष्टतम संगठन, जिसमें परियोजना प्रबंधक और कलाकारों की एक टीम, साथ ही विभाग और विशेषज्ञ शामिल हैं जो काम की प्रगति को प्रभावित करते हैं या परियोजना को किसी प्रकार का समर्थन प्रदान करते हैं, आपको प्रबंधन दक्षता बढ़ाने और समस्याओं से बचने की अनुमति देता है।

चित्र 1.4 में। परियोजना संरचना को दर्शाता है, जिसमें परियोजना प्रबंधक मुख्य परियोजना प्रतिभागियों का एकीकरण सुनिश्चित करता है। परियोजना लक्ष्य नियंत्रण समूह संगठन के रणनीतिक लक्ष्यों के साथ परियोजना लक्ष्यों का नियंत्रण और समन्वय सुनिश्चित करता है। तकनीकी नियंत्रण समूह यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है कि उपयोग किए गए तकनीकी समाधान और प्रौद्योगिकियां आम तौर पर स्वीकृत मानकों, संगठनात्मक मानकों और अनुबंध विनिर्देशों का अनुपालन करती हैं। परियोजना प्रशासक और कार्यालय परियोजना प्रबंधक को जानकारी एकत्र करने और प्रबंधन कार्य करने में सहायता प्रदान करते हैं।

चावल। 1.4. परियोजना संगठन का उदाहरण.

प्रोजेक्ट टीम के प्रमुख सदस्यों के शीर्षक प्रोजेक्ट के प्रकार के आधार पर भिन्न-भिन्न होते हैं। एक औद्योगिक परियोजना के लिए, उदाहरण के लिए, कोर टीम में परियोजना प्रबंधक के अलावा, मुख्य परियोजना इंजीनियर भी शामिल होना चाहिए, जो अंतिम उत्पाद की विशिष्टताओं और गुणवत्ता के लिए जिम्मेदार है। बड़ी परियोजनाओं के लिए, कई इंजीनियरों की एक टीम का होना आवश्यक है: उत्पाद विनिर्देश के लिए जिम्मेदार एक इंजीनियर, उत्पादन तकनीक के लिए जिम्मेदार एक इंजीनियर, और स्थापना, परीक्षण और पायलट उत्पादन के लिए जिम्मेदार एक विशेषज्ञ।

परियोजना प्रबन्धक - परियोजना के भीतर सभी आधिकारिक कागजी कार्रवाई, किए गए परिवर्तनों की लॉगिंग, शिकायतों और संविदात्मक दायित्वों से संबंधित अन्य मुद्दों के लिए जिम्मेदार एक विशेषज्ञ। अक्सर प्रोजेक्ट प्रशासक प्रोजेक्ट संग्रह को बनाए रखने के लिए भी जिम्मेदार होता है।

बड़ी परियोजनाओं में ये भी शामिल हो सकते हैं:

• परियोजना नियंत्रक - कार्य की प्रगति और वास्तविक लागत पर जानकारी एकत्र, संसाधित और रिकॉर्ड करता है।
• सहायता सेवाओं के प्रमुख - सूचना समर्थन सेवाओं के कामकाज और सामान्य प्रबंधन कार्यों के समर्थन के लिए जिम्मेदार है।
• परियोजना कार्यालय . छोटी परियोजनाओं के लिए भी परियोजना कार्यालय (परियोजना मुख्यालय) का होना उपयोगी है। परियोजना कार्यालय वह केंद्र है जहां परियोजना संबंधी जानकारी प्रवाहित होती है, बैठकें और नियुक्तियां होती हैं। यदि संभव हो तो परियोजना टीम के स्थायी सदस्यों के कार्यस्थल मुख्यालय में स्थित होने चाहिए।

प्रत्येक प्रोजेक्ट में, आप उन विशेषज्ञों की पहचान कर सकते हैं जिनकी गतिविधियाँ समग्र रूप से प्रोजेक्ट की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं। उदाहरण के लिए, संगठन के वरिष्ठ प्रबंधन के सदस्य जो परियोजना को नियंत्रित करते हैं; परियोजना परिणाम आदि प्राप्त करने के लिए आवश्यक विशिष्ट योग्यता वाले विशेषज्ञ। किसी भी स्थिति में, संगठनात्मक प्रबंधन संरचना को परियोजना प्रबंधक और इन विशेषज्ञों के बीच सीधा संपर्क सुनिश्चित करना चाहिए।

अनुभाग परिणाम

परियोजना और परियोजना प्रबंधन की अवधारणाएँ परिवर्तन को प्रबंधित करने की आवश्यकता से जुड़ी हैं। परियोजना प्रबंधन विभिन्न स्तरों पर प्रबंधकों की दैनिक गतिविधियों का एक अभिन्न अंग है। कई प्रबंधक अभी भी बड़ी परियोजनाओं के साथ औपचारिक परियोजना प्रबंधन विधियों का उपयोग करने की आवश्यकता को जोड़ते हैं, जैसे कि एक इंटरप्लेनेटरी स्टेशन का प्रक्षेपण, नए प्रकार के हथियारों का विकास, या परमाणु ऊर्जा संयंत्र का निर्माण। हालाँकि, बड़े पैमाने पर उत्पादन-उन्मुख संगठनों में भी, परियोजना कार्यान्वयन गतिविधि का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

औपचारिक परियोजना प्रबंधन विधियों का उपयोग आपको निवेश लक्ष्यों को अधिक उचित रूप से निर्धारित करने और निवेश गतिविधियों की बेहतर योजना बनाने, परियोजना जोखिमों को पूरी तरह से ध्यान में रखने, उपलब्ध संसाधनों के उपयोग को अनुकूलित करने और संघर्ष स्थितियों से बचने, योजना के कार्यान्वयन की निगरानी करने, वास्तविक संकेतकों का विश्लेषण करने की अनुमति देता है। और कार्य की प्रगति के लिए समय पर समायोजन करना, कार्यान्वित परियोजनाओं के अनुभव को संचित करना, विश्लेषण करना और आगे उपयोग करना। इस प्रकार, परियोजना प्रबंधन प्रणाली संपूर्ण संगठन की प्रबंधन प्रणाली के सबसे महत्वपूर्ण घटकों में से एक है।

एक परियोजना एक अद्वितीय उद्यम है जिसमें समय और संसाधन की कमी के तहत कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए परस्पर संबंधित कार्यों का समन्वित कार्यान्वयन शामिल होता है।

• परियोजना -लक्ष्य प्राप्त करने की विधि, संगठनात्मक रूप
• परियोजनाओंकंपनियों के भीतर शुरू किया गया, लेकिन इसमें कई इच्छुक संगठनों की भागीदारी शामिल हो सकती है। काम को अंजाम देना परियोजनाकलाकार, उपकरण और भौतिक संसाधन शामिल हैं
• परियोजनानिर्धारित लक्ष्यों (कार्य का सेट) को प्राप्त करने के लिए एक योजना के अस्तित्व का अनुमान लगाया गया है
• परियोजनाएक परियोजना प्रबंधक की अध्यक्षता में लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्राधिकरण और जिम्मेदारी की एक प्रणाली की उपस्थिति को मानता है
• परियोजनाएं,आमतौर पर समय और बजट की कमी के भीतर लागू किया जाता है

परियोजना वर्गीकरण

वर्गीकरण मानदंड:

• कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं की संरचना में स्थान
• मुख्य व्यवसाय प्रक्रिया
• व्यवसाय विकास परियोजनाएँ
• गतिविधि का प्रकार
• निर्माण
• टुकड़ा और छोटे पैमाने पर उत्पादन
• सूचना प्रणाली विकास
• अन्य
• वित्तपोषण विधि
• निवेश परियोजना
• अनुबंध परियोजना
• परियोजना लक्ष्यों की नवीनता (अनिश्चितता) की डिग्री और उन्हें प्राप्त करने की प्रक्रिया
• पैमाना, जटिलता, महत्व

प्रमुख परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाएं और उनके परिणाम

नीचे दी गई तालिका बीस प्रमुख परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं को परियोजना जीवन चक्र के मुख्य चरणों में विभाजित करती है: शुरुआत, योजना, निष्पादन, नियंत्रण, समापन।

कार्रवाई	सफल कार्य निष्पादन का परिणाम
दीक्षा
1. परियोजना की आवश्यकता और उसकी व्यवहार्यता का प्रदर्शन	सामान्य शब्दों में परियोजना परिणामों की आवश्यकता की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज़: परियोजना लक्ष्य (उत्पाद), लक्ष्य प्राप्त करने के साधन और प्रौद्योगिकियाँ, लक्ष्य प्राप्त करने की लागत, अपेक्षित रिटर्न
2. परियोजना अनुमोदन प्राप्त करना	परियोजना प्रायोजक से अनुमोदन प्राप्त करना या अस्वीकार करना प्रोजेक्ट मैनेजर की नियुक्ति "कार्य शुरू करने का निर्णय (आदेश)" की निम्नलिखित विशेषताएं हैं: परियोजना की औपचारिक मान्यता संगठन में पर्याप्त रूप से उच्च स्तर पर परियोजना के लिए एक "बाहरी" प्रबंधक द्वारा प्रकाशित किया गया ताकि परियोजना के लिए धन आवंटित किया जा सके। परियोजना प्रबंधक को परियोजना कार्य के लिए संसाधन आकर्षित करने का अधिकार देता है
3. इस चरण में परियोजना के लिए अनुमति प्राप्त करना	प्रायोजक की ओर से अधिकृत या अस्वीकृत निर्णय, परियोजना प्रबंधक को परियोजना के वर्तमान चरण में काम के लिए संगठनात्मक संसाधनों का उपयोग करने का अधिकार देता है परियोजना के अगले चरण में जाने के लिए लिखित अनुमति संगठन में पर्याप्त रूप से उच्च स्तर पर परियोजना के लिए एक "बाहरी" प्रबंधक द्वारा जारी किया जाता है ताकि परियोजना के लिए धन आवंटित किया जा सके।
योजना
4. परियोजना के कार्य क्षेत्र का विवरण	परियोजना के लिए कार्य के दायरे की स्वीकृति प्रबंधन योजना बदलें कार्य की पदानुक्रमित संरचना
5. कार्य क्रम का विवरण	कार्यों की सूची (इसमें वे सभी कार्य शामिल हैं जो परियोजना के हिस्से के रूप में किए जाने चाहिए) कार्य की पदानुक्रमित संरचना का समायोजन और विवरण प्रोजेक्ट वर्क पैकेज का नेटवर्क आरेख
6. कार्य अवधि और संसाधन आवश्यकताओं का अनुमान	प्रत्येक परियोजना गतिविधि की अवधि (पूरा करने के लिए आवश्यक समय) और उन मान्यताओं का अनुमान लगाना जिन पर अनुमान आधारित थे संसाधन आवश्यकताओं का निर्धारण कार्यों की सूची का सुधार
7. कार्य अनुसूची का विकास	गैंट चार्ट, नेटवर्क आरेख, मुख्य घटना (मील का पत्थर) आरेख, पाठ तालिकाओं के रूप में परियोजना कार्य अनुसूची उदाहरण के लिए, संसाधन उपयोग हिस्टोग्राम, नकदी प्रवाह पूर्वानुमान, खरीदारी/डिलीवरी कार्यक्रम आदि सहित अतिरिक्त रिपोर्ट।
8. लागत अनुमान	प्रत्येक परियोजना गतिविधि के लिए लागत अनुमान अतिरिक्त लागत की जानकारी, जिसमें अनुमान और सीमाएँ शामिल हैं जिन पर अनुमान आधारित थे विचरण प्रबंधन सहित परियोजना लागत प्रबंधन योजना
9. एक बजट और व्यय योजना का विकास	कैलेंडर के संबंध में लागतों के नियंत्रण/निगरानी के लिए प्रारंभिक वित्तपोषण योजना या बजट
10. एक औपचारिक गुणवत्ता प्रबंधन योजना बनाएं (यदि आवश्यक हो)	गुणवत्ता प्रबंधन योजना गुणवत्ता नियंत्रण मानदंड
11. एक औपचारिक इंटरैक्शन प्रबंधन योजना बनाएं (यदि आवश्यक हो)	एक इंटरैक्शन प्रबंधन योजना जिसमें शामिल है: सूचना संग्रह चैनल सूचना वितरण चैनल सूचना के संग्रहण और प्रसार को नियंत्रित करने वाली अनुसूचियाँ संचार योजना को अद्यतन करने के तरीके
12. कार्मिकों की भर्ती एवं संगठन	संगठनात्मक संरचना परियोजना प्रतिभागियों की भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ प्रोजेक्ट टीम की संरचना और स्टाफिंग योजना
13. जोखिम की पहचान और प्रतिक्रिया योजना (यदि आवश्यक हो)	संभावित जोखिमों, जोखिमों के स्रोतों, जोखिमों के लक्षण और उनके घटित होने पर व्यवहार के तरीकों का वर्णन करने वाला एक दस्तावेज़
14. बाहरी ठेकेदारों/आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम के आयोजन की योजना और (यदि आवश्यक हो)	आपूर्ति प्रबंधन योजना और ठेकेदारों को आकर्षित करने के तरीके कार्य का विवरण और खरीदे गए उत्पाद या सेवा के अनुरूप आवश्यकताओं (विनिर्देश/तकनीकी विशिष्टताओं) का विवरण निविदा दस्तावेज (उदाहरण के लिए, एक वाणिज्यिक प्रस्ताव की तैयारी के लिए एक आवेदन, एक अनुबंध के पुरस्कार के लिए निविदाओं या वार्ता में भाग लेने का निमंत्रण)
	प्रस्तावों के मूल्यांकन के लिए मानदंड वस्तुओं और/या सेवाओं के एक या अधिक आपूर्तिकर्ताओं से संपर्क
15. एक परियोजना योजना का विकास	एक व्यापक परियोजना योजना जो सभी परियोजना कार्य योजना आउटपुट को एकीकृत करती है।
16. परियोजना नियोजन चरण का समापन	परियोजना योजना को प्रायोजक द्वारा लिखित रूप में अनुमोदित किया गया था। औपचारिक रूप से, परियोजना पर काम शुरू करने के लिए हरी झंडी दे दी गई है।
17. यदि आवश्यक हो तो परियोजना को पुनः निर्धारित करें	पुष्टि कि परियोजना के प्रत्येक चरण के कार्यान्वयन के लिए विस्तृत योजना लक्ष्यों को प्राप्त करने में प्रासंगिक, सही और सबसे प्रभावी बनी हुई है
कार्यान्वयन
18. परियोजना कार्य का निष्पादन	कार्य परिणाम कार्य की संरचना या सामग्री में परिवर्तन के लिए अनुरोध -1 नियमित प्रगति रिपोर्ट यदि आवश्यक हो तो प्रोजेक्ट टीम के काम का मूल्यांकन, समायोजन और सुधार किया जाता है। आपूर्ति/प्रस्ताव की कीमतें निर्धारित की गई हैं, ठेकेदारों (आपूर्तिकर्ताओं) का चयन किया गया है, अनुबंधों पर हस्ताक्षर किए गए हैं और निष्पादित किए जा रहे हैं।
नियंत्रण
19. परियोजना कार्य नियंत्रण	किए गए कार्य की स्वीकृति और प्राप्त परिणामों पर निर्णय सुधारात्मक कार्रवाइयां, जैसे कमियों को सुधारना, प्रौद्योगिकी और कार्य प्रक्रियाओं में बदलाव करना योजनाओं और कार्य के दायरे का समायोजन उपयोगी अनुभव का औपचारिक विवरण कार्य निष्पादन की गुणवत्ता में सुधार परियोजना कार्य निष्पादन की प्रभावशीलता का आकलन करना
समापन
20. परियोजना का समापन	औपचारिक, लिखित रूप में प्रलेखित, परियोजना के किसी दिए गए चरण या कार्य के उत्पाद की ग्राहक द्वारा स्वीकृति उपठेकेदार के उत्पादों और कार्यों की औपचारिक स्वीकृति संग्रहण के लिए प्रोजेक्ट डेटा तैयार करना कार्य उत्पादों को जारी रखने और/या स्थानांतरित करने की योजना

आधुनिक दुनिया में परियोजना प्रबंधन के महत्व को शायद ही कम करके आंका जा सकता है, क्योंकि कोई भी संगठन, यहां तक ​​​​कि सबसे छोटा भी, नई पहल लागू करता है, जिनमें से अधिकांश परियोजनाओं से ज्यादा कुछ नहीं हैं। सॉफ़्टवेयर विकसित करने से लेकर किसी व्यक्ति को मंगल ग्रह पर भेजने तक के ये प्रयास मूलतः बिल्कुल भिन्न हो सकते हैं। लेकिन वे सभी परियोजनाएं हैं.

और यदि 1980 के दशक में कंपनियों का मुख्य ध्यान गुणवत्ता पर था, 1990 के दशक में वैश्वीकरण पर, तो 2000 के दशक में पहलों के कार्यान्वयन की गति सामने आई। प्रतिस्पर्धा में आगे रहने के लिए, संगठनों को लगातार बहुत ही सीमित समय सीमा में जटिल उत्पादों को विकसित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। इस समस्या को हल करने के लिए, परियोजना प्रबंधन से अधिक प्रभावी कुछ भी आविष्कार नहीं किया गया है, जो दिन-ब-दिन अधिक से अधिक लोकप्रिय होता जा रहा है।

सूचना प्रणालियों सहित संगठनों में परियोजना प्रबंधन प्रणालियों का निरंतर विकास और कार्यान्वयन, संगठन की विभिन्न टीमों और संरचनाओं को योजनाओं को परिभाषित करने और उत्पादों को बाजार में लाने के लिए परियोजनाओं को लागू करने, उनके शेड्यूल को सिंक्रनाइज़ करने, संसाधनों को समन्वयित करने और कार्यान्वयन के प्रयासों के लिए मिलकर काम करने की अनुमति देता है। संगठन की रणनीति. संगठन की पूरी क्षमता का एहसास करते हुए, प्रोजेक्ट टीमों को वास्तविक समय में प्रोजेक्ट जानकारी बनाने और साझा करने की अनुमति देता है। ऐसी प्रणालियों की मदद से, परियोजना टीमों, सहायक विभागों के कर्मचारियों, भागीदारों और ग्राहकों के लिए दुनिया में लगभग कहीं भी परियोजना की जानकारी तक पहुंच प्रदान करना संभव है। और यह सब परियोजनाओं के तेज़ और कुशल कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए है।

वृहद स्तर पर, संगठनों को किसी भी पैमाने की अपनी पहल को प्रभावी ढंग से लागू करने के लिए परियोजना प्रबंधन उपकरण लागू करने के लिए प्रेरित किया जाता है। सूक्ष्म स्तर पर, कॉर्पोरेट परियोजना प्रबंधन प्रणाली, अन्य बातों के अलावा, निम्नलिखित समस्याओं का समाधान करती है:

• पहलों को लागू करने की लागत कम करना
• प्रोजेक्ट टीम के कार्य के लिए संगठन में परिस्थितियाँ बनाना
• संगठन की रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण परियोजनाओं की स्थिति के बारे में शीर्ष प्रबंधन को सूचित करना
• पर्याप्त और कुशल परियोजना दस्तावेज़ प्रवाह सुनिश्चित करना
• परियोजना की समय सीमा को पूरा करना

यद्यपि परियोजना प्रबंधन के लाभ स्पष्ट हैं, परियोजना प्रबंधन को लागू करना सफलता की गारंटी नहीं देता है।

परियोजना प्रबंधन का एक संक्षिप्त इतिहास

सबसे महान वास्तुशिल्प स्मारकों में से एक, मिस्र के पिरामिडों के निर्माण के बाद से मानवता परियोजना प्रबंधन का उपयोग कर रही है। दुर्भाग्य से, उस समय की परियोजना प्रबंधन प्रणालियाँ कैसे काम करती थीं, इसका कोई दस्तावेज़ या संदर्भ हम तक नहीं पहुँचा है। इसलिए, परियोजना प्रबंधन का इतिहास पिछली सदी के 50 के दशक का है। आधुनिक परियोजना प्रबंधन संयुक्त राज्य अमेरिका में परियोजनाओं की योजना और नियंत्रण में दो समानांतर समस्याओं के समाधान से उत्पन्न हुआ।

पहला मामला सैन्य-औद्योगिक परिसर, अर्थात् पोलारिस मिसाइल परियोजना से संबंधित है। इस परियोजना के हिस्से के रूप में, दो चरण वाली बैलिस्टिक मिसाइलें विकसित की गईं यूजीएम-27 "पोलारिस"(यूजीएम-27 "पोलारिस"), परमाणु पनडुब्बियों के लिए डिज़ाइन किया गया। परियोजना के सफल कार्यान्वयन के लिए, वैज्ञानिक अनुसंधान, व्यावहारिक विकास करना और अद्वितीय स्पेयर पार्ट्स का उत्पादन स्थापित करना आवश्यक था। इस परियोजना में उच्च स्तर की अनिश्चितता है, जिसके परिणामस्वरूप शास्त्रीय मूल्यांकन उपकरण स्वीकार्य पूर्वानुमान सटीकता प्रदान नहीं करते हैं। और फिर प्रोजेक्ट डेवलपर्स ने निम्नलिखित दृष्टिकोण लागू किया। उन्होंने घटनाओं के विकास के लिए 3 संभावित परिदृश्य (आशावादी, सबसे संभावित और निराशावादी) तैयार किए, और उनमें से प्रत्येक के लिए परियोजना की अवधि का एक अनुमान तैयार किया। फिर, गणितीय गणनाओं का उपयोग करके, हमने परियोजना की अवधि का अनुमान प्राप्त किया। यह विधि मिल गयी नामकार्यक्रम (परियोजना)मूल्यांकनऔरसमीक्षातकनीक (पीईआरटी)।प्रारंभ में, इस पद्धति का उपयोग विशेष रूप से अवधि का अनुमान लगाने के लिए किया गया था, लेकिन बाद में इसने परियोजना लागत का अनुमान लगाने में खुद को दिखाया। आज, उच्च स्तर की अनिश्चितता वाली परियोजनाओं का मूल्यांकन करने के लिए PERT को सबसे अच्छा तरीका माना जाता है।

दूसरा मामला निजी निगम ड्यूपॉन्ट से संबंधित है, जो उच्च तकनीक सामग्री विकसित करता है। अपने कारखाने बनाने के लिए, ड्यूपॉन्ट को निर्माण परियोजनाओं के समय और लागत के स्पष्ट और सटीक अनुमान की आवश्यकता थी। इस समस्या को हल करने के लिए कंपनी के विशेषज्ञों ने पीपीएस (प्रोजेक्ट प्लानिंग एंड शेड्यूलिंग) पद्धति विकसित की। इसमें व्यक्तिगत इंजीनियरिंग और निर्माण कार्यों की लागत और अवधि के यथार्थवादी अनुमान की आवश्यकता थी। सौभाग्य से, निर्माण परियोजनाएं उच्च-तकनीकी उपकरणों को विकसित करने की परियोजनाओं की तुलना में अधिक निश्चित हैं, इसलिए ड्यूपॉन्ट ने ये अनुमान अपने पिछले कारखाने के निर्माण परियोजनाओं के साथ-साथ उद्योग के आंकड़ों से भी लगाए थे। इसके बाद, पीपीएस आज प्रसिद्ध और व्यापक रूप में परिवर्तित हो गया गंभीर पथ विधि (गंभीरपथतरीका,सीपीएम)।यह विधि निर्माण क्षेत्र में विशेष रूप से लोकप्रिय है, जिसकी समस्याओं को हल करने के लिए इसे बनाया गया था।

1960 और 1970 के दशक में, और पीईआरटीऔर सीपीएमपरियोजना प्रबंधन की बढ़ती मांग के कारण निजी और सार्वजनिक दोनों क्षेत्रों में विशेष लोकप्रियता हासिल हुई है। विभिन्न देशों के रक्षा मंत्रालयों, नासा, बड़ी निर्माण और इंजीनियरिंग कंपनियों ने परियोजना प्रबंधन और कैलेंडर और नेटवर्क योजना के लिए उपकरण पेश करना शुरू किया। कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और सॉफ्टवेयर क्षमताओं के विकास के साथ, इन उपकरणों की लोकप्रियता और भी अधिक बढ़ गई है। हालाँकि, शुरुआती दिनों में, केवल बड़ी कंपनियाँ ही महंगे और भारी मेनफ्रेम और सॉफ्टवेयर खरीद सकती थीं। छोटी कंपनियों को भी वर्णित विधियों और उपकरणों को लागू करने की अनुमति दी गई। 1980 के दशक में पर्सनल कंप्यूटर और इंटरनेट के युग की शुरुआत के साथ एक वास्तविक उछाल आया और 1990 के दशक तक, लगभग सभी उद्योगों में कंपनियों ने परियोजना प्रबंधन और नेटवर्क नियोजन टूल का सक्रिय रूप से उपयोग करना शुरू कर दिया। आज, अविश्वसनीय संख्या में विभिन्न सॉफ़्टवेयर उपलब्ध हैं जो आपको किसी संगठन की परियोजना गतिविधियों को स्वचालित करने की अनुमति देते हैं।

आधुनिक परियोजना प्रबंधन के विकास के 4 चरण

1958 से पहले: श्रम विभाजन और समय-निर्धारण

इस अवधि के दौरान, दक्षता में सुधार और परियोजना समय में कमी मुख्य रूप से तकनीकी विकास से प्रेरित थी। उदाहरण के लिए, परिवहन के विकास ने रसद के संदर्भ में संसाधनों के वितरण में सुधार करना संभव बना दिया है, और दूरसंचार ने सूचना के तेजी से हस्तांतरण की अनुमति दी है। इसके अलावा, श्रम के बढ़ते विभाजन ने विशिष्ट कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक समय को कम करना संभव बना दिया है। परियोजनाओं को कार्यों में विभाजित करने से एक उपकरण का निर्माण हुआ जैसे कि कार्य की पदानुक्रमित संरचना (कामटूट - फूटसंरचना,डब्ल्यूबीएस)।इस तरह से संरचित परियोजनाओं को प्रबंधित करना बहुत आसान है। इसके लिए सबसे आम योजना और परियोजना प्रबंधन उपकरण है गैंट चार्ट (गैंटचार्ट), एक इंजीनियर द्वारा बनाया गया हेनरी एल गैंट।इस अवधि के दौरान, ऐसे बड़े पैमाने पर और ऐतिहासिक रूप से महत्वपूर्ण परियोजनाएं लागू की गईं:

• संयुक्त राज्य अमेरिका में प्रशांत रेलमार्ग का निर्माण (1850);
• हूवर बांध (1931-1936), जिसके निर्माण में 5,200 श्रमिक शामिल थे। आज तक, यह अमेरिका के सबसे बड़े बांधों में से एक है, जो प्रति वर्ष 4 बिलियन kWh का उत्पादन करता है;
• मैनहट्टन परियोजना (1942-1945), जिसके दौरान मानव इतिहास में पहला परमाणु बम बनाया गया था। इस परियोजना में 125,000 लोगों को रोजगार मिला और इसकी लागत 2 अरब डॉलर तक थी।

1958-1979: परियोजना प्रबंधन उपकरणों का जन्म

इस अवधि के दौरान, प्रौद्योगिकियों का एक महत्वपूर्ण विकास हुआ जिसने परियोजना प्रबंधन के इतिहास को प्रभावित किया। उदाहरण के लिए, 1959 में, ज़ेरॉक्स ने पहला कॉपियर पेश किया, जिससे दस्तावेज़ प्रवाह को तेज करना और सरल बनाना और संगठनों में सूचनाओं का आदान-प्रदान करना संभव हो गया। कंप्यूटर प्रौद्योगिकी के विकास ने एक प्रमुख भूमिका निभाई। पहला प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण सामने आया: पीईआरटीऔर सीपीएम. सभी बड़ी कंपनियों और संगठनों में कंप्यूटर दिखाई देने लगे। और 1970 के दशक के अंत और 1980 के दशक की शुरुआत तक, पर्सनल कंप्यूटर में बदलाव आया और यहां तक ​​कि छोटे संगठन भी परियोजना प्रबंधन टूल का उपयोग करने में सक्षम हो गए। 1975 में, बिल गेट्स और पॉल एलन ने माइक्रोसॉफ्ट की स्थापना की, जिसने लगभग तुरंत ही कार्यालय और व्यवसाय स्वचालन समाधान बाजार में लाना शुरू कर दिया। इसी अवधि के दौरान, आर्टेमिस (1977), स्किटर कॉरपोरेशन (1979) और निश्चित रूप से सॉफ्टवेयर कंपनियों से परियोजना प्रबंधन के लिए विशेष कार्यक्रम सामने आने लगे। ओरेकल (1977), जो अब अपने साथ परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर बाजार में अग्रणी में से एक है Primavera. इसके अलावा, इस अवधि के दौरान अन्य प्रणालियाँ भी सामने आईं, जैसे सामग्री जरुरत योजना (सामग्री जरुरत योजना,एम आर पी)।

इस स्तर पर कार्यान्वित परियोजनाओं का परियोजना प्रबंधन के विकास पर गंभीर प्रभाव पड़ा। उनमें से:

• प्रोजेक्ट "पोलारिस" (1958), जिसका उल्लेख लेख की शुरुआत में पहले ही किया जा चुका है। पहला सफल रॉकेट प्रक्षेपण 1961 में हुआ। इसी परियोजना के लिए यह प्रणाली विकसित की गई थी पीईआरटी;
• अपोलो चंद्र मिशन ("अपोलो", 1960), जिसके परिणामस्वरूप मनुष्य ने पहली बार चंद्रमा पर कदम रखा। चंद्र मिशन के पाठों को एक पुस्तक में व्यक्त किया गया था;
• ड्यूपॉन्ट संयंत्र निर्माण परियोजना (1958), जिसके लिए सीपीएम प्रणाली विकसित की गई थी।

1980 - 1994: जनता के लिए रिलीज़

1980 और 1990 के दशक में परियोजना प्रबंधन का इतिहास काफी हद तक पर्सनल कंप्यूटर की लागत में भारी गिरावट और उनके प्रसार के कारण था। अब ये न केवल कंपनियों और संस्थानों में दिखाई देने लगे हैं, बल्कि लगभग हर घर में घुस गए हैं। इसके अलावा, इस अवधि के दौरान इंटरनेट का आगमन हुआ। यही वह समय है जब जटिल परियोजनाओं की भी त्वरित, सस्ते और प्रभावी ढंग से योजना बनाना और नियंत्रित करना संभव हो जाता है। इस अवधि के दौरान सॉफ्टवेयर की कीमत में भी तेजी से गिरावट आई और यह अधिक व्यापक हो गया, जिससे कंपनियों में इसे लागू करना और कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना आसान हो गया। पहले, सॉफ़्टवेयर अक्सर किसी विशिष्ट कंपनी के लिए बनाया जाता था।

इस अवधि की परियोजनाएँ जिन्होंने परियोजना प्रबंधन के इतिहास को प्रभावित किया:

• चैनल टनल (1989 - 1991)। इस परियोजना की विशेषता अविश्वसनीय रूप से जटिल रिश्ते और बड़ी संख्या में हितधारक थे। इसमें 2 राज्य, कई बड़े वित्तीय संस्थान, इंजीनियरिंग और निर्माण कंपनियां और कई अन्य संगठन शामिल थे। इसके अलावा, इसमें शामिल दोनों पक्षों के मानक और यहां तक ​​कि माप की इकाइयां भी बहुत अलग थीं, जिससे परियोजना का कार्यान्वयन बहुत जटिल हो गया;
• अंतरिक्ष शटल चैलेंजर परियोजना, 1983 - 1986। चैलेंजर त्रासदी ने नासा को जोखिम प्रबंधन, समूह गतिशीलता और गुणवत्ता प्रबंधन पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मजबूर किया;
• कैलगरी में शीतकालीन ओलंपिक (1988), जिसके दौरान कार्यक्रमों के आयोजन के लिए परियोजना प्रबंधन प्रथाओं को सफलतापूर्वक लागू किया गया था। इस प्रोजेक्ट से पता चला कि इवेंट मैनेजमेंट प्रोजेक्ट मैनेजमेंट से संबंधित उद्योग है।

1995 से आज तक: एक नया वातावरण बनाना

इंटरनेट ने व्यवसाय और इसलिए परियोजना प्रबंधन को मौलिक रूप से बदल दिया है। इंटरनेट ने बाज़ार में उत्पादों को बढ़ावा देना, बेचना, खरीदना और ट्रैक करना त्वरित, सस्ता और सुविधाजनक बना दिया है। इसका परिणाम यह हुआ कि कंपनियों की उत्पादकता और ग्राहक फोकस में वृद्धि हुई। इसके अलावा, पूर्ण विकसित वितरित प्रोजेक्ट टीमें बनाना संभव हो गया, जिससे कंपनियों को अतिरिक्त अवसर मिले।

सबसे दिलचस्प परियोजनाओं में से एक मिलेनियम बग से जुड़ी वर्ष 2000 (Y2K) परियोजना थी, 1 जनवरी 2000 को नए दिनांक मानक के कारण कई कंप्यूटर गलत तरीके से काम करना शुरू कर सकते थे। यह एक वैश्विक घटना थी जो दुनिया भर के संगठनों को बाधित कर सकती थी और कई वितरित उत्पादन श्रृंखलाओं में एक डोमिनोज़ प्रभाव पैदा कर सकती थी। कई संगठनों ने विशेष इकाइयाँ बनाईं जिनका कार्य सभी इच्छुक पार्टियों के साथ काम करते हुए इस बग के परिणामों को कम करना था। इस आभासी परियोजना के लक्ष्य:

• संगठनों के काम पर प्रतिकूल प्रभाव डाले बिना एक शताब्दी परिवर्तन करें
• इस घटना से निपटने में अन्य संगठनों की सफलता की निगरानी करना
• विभिन्न संगठनों के प्रयासों का समन्वय
• इस घटना से जुड़ी जोखिम प्रबंधन योजना विकसित करना
• हितधारकों के साथ संचार सुनिश्चित करना

दुनिया भर की कई कंपनियों द्वारा एक साथ कार्यान्वित इस आभासी परियोजना ने दिखाया कि दुनिया भर के संगठन और परियोजना टीमें कितनी जुड़ी हुई हैं, साथ ही डिजिटल संचार के क्षेत्र में जोखिमों का प्रबंधन करने की आवश्यकता भी है।

परियोजना प्रबंधन दक्षता

बिना किसी संदेह के, आज कंपनियों के बीच प्रतिस्पर्धा पहले से कहीं अधिक तीव्र है, और पर्यावरण की अनिश्चितता और अशांति बहुत अधिक है। इससे अर्थव्यवस्था के सभी क्षेत्रों में संगठनों की स्थिरता और दक्षता में सुधार की आवश्यकता पैदा होती है।

संसाधनों के प्रबंधन और आवंटन को अनुकूलित करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करके इसे प्राप्त किया जा सकता है। हालाँकि, यह साबित हो चुका है कि परिचालन और परियोजना प्रबंधन के लिए पूरी तरह से अलग प्रबंधन दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है, और प्रथाओं को लागू करते समय, संगठन की आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से समझना आवश्यक है। परियोजना प्रबंधन के दो प्रमुख लाभ हैं। सबसे पहले, परिचालन प्रबंधन के विपरीत, परियोजना प्रबंधन का उद्देश्य लक्ष्यों को प्राप्त करना है, न कि किसी प्रक्रिया को सुनिश्चित करना। दूसरा, परियोजना प्रबंधन हितधारकों की संतुष्टि में सुधार के लिए संचार और हितधारकों की अपेक्षाओं के प्रबंधन पर ध्यान केंद्रित करता है।

रॉबर्ट्स और फर्लांगर द्वारा किए गए एक अध्ययन से पता चला है कि विस्तृत और औपचारिक परियोजना प्रबंधन पद्धति का उपयोग परियोजना कार्यान्वयन की दक्षता को औसतन 20-30% तक बढ़ा सकता है। इसके अलावा, एक औपचारिक परियोजना संरचना का उपयोग अनुमति देता है:

• प्रोजेक्ट की सामग्री को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें
• परियोजना के लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित करें और उन पर सहमत हों
• किसी प्रोजेक्ट को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों की पहचान को सुगम बनाना
• परियोजना भूमिकाओं के बीच जिम्मेदारियों को अधिक पारदर्शी और स्पष्ट रूप से वितरित करें
• परियोजना के अंतिम लाभ प्राप्त करने पर टीम के प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करें।

इसके अलावा, इस अध्ययन के अनुसार, 85-90% समय सीमा, बजट को पूरा नहीं करते हैं, या परियोजना के आवश्यक दायरे या गुणवत्ता स्तर को प्राप्त नहीं कर पाते हैं। इसके मुख्य कारण:

• परियोजना का खराब गुणवत्ता औचित्य (व्यावसायिक मामला)।
• परियोजना के लक्ष्य परिभाषित नहीं हैं या स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं हैं
• संचार और हितधारक प्रबंधन का अभाव
• परियोजना के लाभ और परिणाम अच्छी तरह से परिभाषित नहीं हैं या मापने योग्य नहीं हैं
• अपर्याप्त गुणवत्ता नियंत्रण
• परियोजना लागत और अवधि का अवास्तविक अनुमान
• प्रोजेक्ट में भूमिकाएँ परिभाषित नहीं हैं
• नेतृत्व का अभाव
• संसाधनों की कमी और उनका ख़राब प्रबंधन।

सर्वोत्तम प्रथाओं पर आधारित परियोजना प्रबंधन पद्धति का उपयोग आपको परियोजना प्रबंधन की दक्षता बढ़ाने और निश्चित रूप से उचित कार्यान्वयन और उपयोग के साथ इनमें से अधिकांश समस्याओं से बचने की अनुमति देता है। इसके अतिरिक्त, यह समझना महत्वपूर्ण है कि जिस परियोजना की लागत बढ़ गई है या समय-सीमा समाप्त हो गई है, वह आवश्यक रूप से विफल नहीं है। परियोजना "सफलता" के मुद्दे पर एक अलग चर्चा की आवश्यकता है, लेकिन यहां हम केवल परियोजना प्रबंधन की प्रभावशीलता के बारे में बात कर रहे हैं।

निष्कर्ष

परियोजना प्रबंधन के इतिहास से पता चलता है कि प्रबंधन के इस क्षेत्र का विकास काफी हद तक प्रौद्योगिकी के विकास के कारण हुआ। लेकिन हम इतिहास से जानते हैं कि अक्सर सरल विचार और उपकरण जिनके लिए निषेधात्मक प्रौद्योगिकियों और लागतों की आवश्यकता नहीं होती है, दक्षता को गंभीरता से प्रभावित कर सकते हैं।

परियोजना प्रबंधन एक उपकरण है जो किसी संगठन को नियोजित पहलों को यथासंभव कुशलतापूर्वक लागू करने की अनुमति देता है। लेकिन परियोजना प्रबंधन का उपयोग, सर्वोत्तम प्रथाओं की उपलब्धता और अनुप्रयोग यह गारंटी नहीं देता है कि कंपनी की सभी परियोजनाएँ सफल होंगी। हालाँकि, उद्योग और क्षेत्रीय विशेषताओं के साथ-साथ संगठन की कॉर्पोरेट संस्कृति को ध्यान में रखते हुए, संगठन की आवश्यकताओं के अनुरूप सही ढंग से चयनित परियोजना प्रबंधन पद्धति आपको परियोजनाओं के कार्यान्वयन के दौरान कई गलतियों से बचने और संभावना को काफी बढ़ाने की अनुमति देती है। उनके सफल कार्यान्वयन की.