Наш поставщик услуг в течение нескольких лет выставлял нам счета-фактуры с ошибками в реквизитах, а именно указывал неверно юридический адрес и КПП. Я обратилась с письмом к поставщику с просьбой сделать исправления в счета-фактуры за определенный период. Нам отказали. Несет ли поставщик какую-нибудь ответственность за отказ на нашу просьбу внести исправления в счета-фактуры?
Нет, законодательно такая ответственность для поставщика не предусмотрена. Наиболее действенный способ заставить поставщика вовремя предоставлять надлежащим образом оформленные документы – связать его обязанность по их предоставлению с обязанностью покупателя оплатить услуги. Такое условие можно закрепить в дополнительном соглашении к действующему договору об оказании услуг.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Статья: Как наладить работу, чтобы вовремя получать от контрагентов документы и не пересчитывать налоги
Екатерина Савина, эксперт журнала «Главбух»
Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться с контрагентом документами
Предположим, у вас есть контрагент, с которым вы давно работаете, но документы от него часто получаете с опозданием. Другая ситуация: вы только собираетесь заключить договор с партнером на длительный срок и предполагаете, что вам придется часто обмениваться с ним бумагами.
В таких случаях рекомендуем закрепить особые условия либо в новом договоре, либо в дополнительном соглашении к уже действующему. А именно пропишите, какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться бумагами, за чей счет будет происходить пересылка.*
Скажем, контрагент находится с вами в одном городе. Тогда установите, что партнеру придется передавать документы курьером, и укажите, в какой срок. Или, возможно, вы станете отправлять за бумагами своего представителя. В этом случае тоже не забудьте про сроки.
А если партнер находится в другом городе? Пропишите в договоре условие о том, что стороны будут обмениваться бумагами экспресс-почтой. И поскольку ее услуги дороже, чем обычной почты, уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы.
Конечно, это возможно, только если контрагент согласен прописать такое условие в контракте. То есть когда обе стороны договора хотят навести порядок в документообороте.
Еще один совет на случай, когда с контрагентом вы обмениваетесь большим количеством документов. В договоре нелишним будет закрепить условие о том, что по итогам месяца стороны присылают друг другу список полученных на подпись и отправленных бумаг.*
Так вы сможете проконтролировать, какие документы из отправленных партнером вы до сих пор не получили. Образец соглашения с пунктом об обмене документами мы привели ниже.
Совет третий: направьте письмо директору контрагента с требованием предоставить оригиналы документов
Разговор с бухгалтерией контрагента не всегда дает результаты. Если документов по-прежнему нет, то имеет смысл написать письмо на имя директора партнера (образец мы привели ниже).
В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. И объясните контрагенту, чем рискует ваша компания из-за того, что он задерживает документы.
Такое письмо поможет и в том случае, если вы отразили операции на основании отсканированных копий, а к вам с проверкой пожаловали налоговые инспекторы. Только тут уже стоит поторопиться и при возможности отослать письмо сразу в электронном виде или по факсу.
Чтобы поскорее получить от контрагента оригиналы документов, попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить получение нужной первички и счетов-фактур.
Но прежде чем отправлять директора к партнерам, проведите инструктаж. Объясните начальнику, для чего нужны оригиналы, какие налоговые риски возникнут у вашей компании без документов контрагента.
Бывает, когда от продавца документов не дождаться, проще самим заполнить первичку и счета-фактуры вместо него. А потом просто дать ему документы на подпись.
Важная деталь
В исключительных случаях можно заполнить документ за поставщика и дать ему на подпись.*
Да, первичку не запрещено заполнять покупателю. Поэтому вы можете смело это сделать за поставщика (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Да и счет-фактуру вы также можете оформить. Просто там, где нужно, проставьте данные продавца и грузоотправителя.
Понятно, что воспользоваться таким советом вам стоит в крайних случаях. Да и то когда речь идет о двух-трех документах, а не о большом объеме бумаг. Заполнять первичные документы и счета-фактуры вместо контрагента регулярно, естественно, у вас не получится.
Главное, о чем важно помнить
1 Лучше сразу прописать в договоре с контрагентом условия о том, как и в какие сроки вы будете обмениваться с ним документами.
2 Признавать расходы на основании лишь отсканированных копий первички опасно. В любом случае требуйте от поставщиков оригиналы бумаг.
2. Статья: Поставщика дисциплинирует оговорка, связанная с оплатой
Александра Бирюкова, партнер, руководитель налоговой практикиюридической компании Pen&Paper
«Заключен договор поставки. Хотелось бы обязать контрагента предоставлять вовремя надлежащим образом оформленные документы на товар (накладную, счет-фактуру), т.е. внести в текст договора пункт, предусматривающий ответственность поставщика. Как лучше это прописать?..»
Анна Петрова, г. Санкт-Петербург
Анна, дело в том, что предоставлять надлежащим образом оформленные документы поставщик обязан в силу нормативных актов и без дополнительного указания в договоре.
Так, счет-фактура должен предоставляться не позднее пяти дней со дня отгрузки товара (п. 3 ст. 168 НК РФ). Товарная накладная является оправдательным документом, подтверждающим переход права собственности на товар, и является основанием для его списания у поставщика и принятия на учет покупателем. Несвоевременная передача счета-фактуры и накладной или их ненадлежащее оформление может повлечь за собой неблагоприятные гражданско-правовые, а также налоговые последствия как для покупателя, так и для поставщика.
Отметим, что вы можете предусмотреть в договоре ответственность поставщика за непредоставление (несвоевременное предоставление) документов в виде неустойки, например, такой оговоркой: «Поставщик обязан предоставить покупателю надлежаще оформленные счет-фактуру и товарную накладную в день передачи товара. При нарушении указанного срока начисляется неустойка в размере одного процента от стоимости товара за каждый день просрочки».
Но более действенный способ заставить поставщика вовремя предоставлять документы – связать его обязанность по их предоставлению с обязанностью покупателя оплатить товар. Например: «Покупатель оплачивает оставшуюся стоимость в течение трех дней с момента передачи поставщиком товара и надлежащим образом оформленных документов на товар (счет-фактура, товарная накладная)». Таким образом, пока поставщик не предоставит сопроводительные документы, вы имеете право не оплачивать поставленный товар.*
С уважением,
Мария Мачайкина, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».
На первый взгляд, урегулировать проблему несложно. Для этого достаточно включить в договор с поставщиком (или исполнителем) условие, согласно которому последний обязан выставить счет-фактуру, оформленный в соответствии с установленными законом требованиями. А за неисполнение предписания в этом же контракте должны быть предусмотрены санкции, например, начисление пеней, сумма которых будет равна размеру «потерянного» НДС.
Такие условия прописать действительно просто. Но «сработают» ли они, если из-за нарушений партнера налоговики и правда откажут фирме в зачете НДС? Увы, однозначного ответа на этот вопрос нет. Проблема заключается в том, что обязанность выставить и взыскание убытков находятся, так сказать, в разных «правовых полях». Первое понятие – из области публично-правовых отношений, т. е. тех, одной из сторон в которых является государство, а второе – из области частного права. По-этому, прописывая в договоре вышеуказанное условие, бизнес-партнеры, т. е. субъекты частного права, пытаются урегулировать публично-правовые отношения. Именно с этого «места» и начинаются разногласия между юристами, налоговиками и судьями.
Обратите внимание
Если поставщик не выставляет счет-фактуру, но время заявить возмещение у налогоплательщика еще есть, последний вправе обратиться в арбитражный суд с иском и обязать партнера по бизнесу как можно скорее это сделать. Об этом Высший арбитражный суд объявил еще в 2004 году (постановление Президиума ВАС РФ от 30 марта 2004 г. № 101/04). Однако следует помнить, что такой спор будет решен положительно лишь в том случае, если соответствующее обязательство контрагента было закреплено в договоре.
Одни специалисты считают, что перечисленную в бюджет сумму НДС нельзя считать «гражданско-правовым» убытком. Потому что субъект частного права не может потребовать от контрагента соблюдения правил другой сферы права. Соответственно, «гражданско-правового возмещения» на основании статьи 15 ГК РФ здесь быть не может. Например, в одном из постановлений арбитражные судьи прямо указали, что подобное «…требование истца вытекает из налоговых правоотношений, поскольку вопросы применения налогового вычета являются предметом налогового права и гражданским законодательством не регулируются...» (постановление ФАС Уральского округа от 27 апреля 2010 г. № А07-14206/2009; аналогичная прак-тика – постановления ФАС Волго-Вятского округа от 24 сентября 2008 г. № А11-11888/2007-К1-9/605-40 и от 9 июня 2008 г. № А17-4226/13-2007, ФАС Восточно-Сибирского округа от 26 сентября 2006 г. № А19-9546/06-16-Ф02-4769/06-С2, ФАС Дальневосточного округа от 24 января 2005 г. № Ф03-А51/04-1/3254; ФАС Московского округа от 19 ноября 2009 г. № КГ-А40/11937-09, ФАС Уральского округа от 27 апреля 2010 г. № Ф09- 2837/10-С2; а также постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29 декабря 2008 г. № 16АП-2481/08 и пр.).
Мнение судей, налоговиков и адвокатов
Другие судьи, налоговики и адвокаты считают, что в такой ситуации происходит своего рода перенос публично-правовых понятий в сферу частного права путем закрепления первых Соответственно, если партнер по сделке не выставит счет-фактуру, это можно будет квалифицировать как нарушение обязанности, закрепленной в частно-правовом соглашении, и спокойно идти в суд. Поэтому здесь должны использоваться статьи 15 и 309 ГК РФ. Случаи взыскания с партнера убытков в виде суммы в настоящее время действительно имеются (правда, весьма немногочисленные – например, постановления ФАС Поволжского округа от 26 августа 2009 г. № А65-25888/2008, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 декабря 2010 г. № 17АП-11862/2010-ГК по делу № А50-12478/20104, Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14 февраля 2013 г. по делу № А75-6948/2012, Девятого арбитражного апелляционного суда от 10 октября 2013 г. № 09АП-32624/2013-ГК по делу № А40-95423/ 2012 и от 16 января 2012 г. № 09АП-32926/2011-АК по делу № А40-48916/ 11-11-403). Более того, в «арсенале» решений арбитров имеется постановление Высшего арбитражного суда (ПП ВАС РФ от 9 апреля 2009 г. № 16318/08 по делу № А40-37607/07-51-379), из которого видно, что служители Фемиды рассмотрели вопрос отказа возмещения НДС, излишне уплаченного продавцу покупателем из-за ошибочной ставки налога, неосновательным обогащением продавца, т. е. с точки зрения гражданского права. И несмотря на то, что в том споре речь шла не об убытках, воспользоваться им в качестве дополнительного, пусть и косвенного довода, вполне можно. Тем не менее следует помнить, что если компания решила обратиться в арбитраж для взыскания с партнера суммы, равной неполученному НДС-вычету, то нужно будет, в частности, доказать арбитрам, что инспекторы отказали именно из-за того, что среди предоставленных документов не было счета-фактуры. Но здесь может возникнуть еще одна трудность.
«Дело в том, – поясняет налоговый адвокат Сергей Воронин, – что Конституционный суд однажды уже указал, а арбитражные суды – поддержали вывод, что счет-фактура не является единственным документом, подтверждающим право на и последний вполне можно подтвердить другими бумагами, свидетельствующими об уплате налога на добавленную стоимость (определение КС РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 марта 2011 г. № А70-1837/2010, ФАС Московского округа от 28 сентября 2011 г. № А40-143191/10-28-1189, определение ВАС РФ от 27 января 2011 г. № ВАС-63/11). Таким образом, доказать в арбитраже, что вычет не удалось получить именно из-за отсутствия счета-фактуры, будет сложнее. Поэтому прежде, чем обратиться в суд, пострадавшая компания должна попытаться получить вычет с помощью других документов. И только если налоговики ей откажут, идти в арбитраж. При этом одним из основных доказательств должен будет служить этот самый отказ, в котором четко указано, что требования налогоплательщика не поддержаны именно из-за отсутствия счета-фактуры».
Какой лучший выход в следующей ситуации: 01 октября 2014 года нами был проведен акт (подписанный с двух сторон о технологическом подключении к сети) на 11млн.руб, счет-фактуру поставщик обещал выставить после оплаты, но мы ее так и не получили. Сумма НДС 1,7млн.руб. была нами заявлена к вычету в 4 квартале 2014 года. На сегодняшнюю дату данный поставщик заявляет, что реализацию он у себя не проводил, и счет фактуру задним числом выставлять отказывается.
Одним из обязательных условий принятия НДС к вычету является наличие у организации правильно оформленного счета-фактуры от поставщика. Так как такого документа у Вашей организации нет, заявлять вычет в 4 квартале 2014 года было нельзя, необходимо скорректировать налоговую базу за этот период, оплатить доначисленный НДС и пени, после чего подать уточненную декларацию.
Поставщик обязан выставить счет-фактуру не позднее чем через пять календарных дней после оказания услуг (в Вашем случае после подписания акта). Налоговый кодекс содержит только обязанность выставить документ, то есть оформить, обязанности передать его покупателю нет, также как нет ответственности за пропуск срока выставления счета-фактуры. В данной ситуации рекомендуем Вам письменно потребовать от поставщика передать документы, а также написать, что если документ вам не отдадут, то вы будете требовать в суде счета-фактуры, а также возмещения убытков, которые возникли у компании из-за невозможности заявить вычеты НДС. Сообщите, что обратитесь также в ИФНС, чтобы налоговики обязали контрагента выставить счет-фактуру. В дальнейшем, если документ Вашей организации так и не передадут, Вы имеете право обратиться в указанные инстанции. Арбитражная практика по вопросу предоставления счетов-фактур неоднозначна, но есть и положительные решения в пользу покупателя.
Когда входной НДС можно принять к вычету
Егор Крючков, замруководителя департамента юридической фирмы «Интеллектуальный капитал»:
НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ
- Формально вы не вправе заставить поставщика передать счет-фактуру. В статье 169 НК РФ есть только обязанность выставить документ, то есть оформить, а не передать его покупателю. А способы защиты прав, установленные ГК РФ, в налоговых отношениях не применяются. В то же время право на вычет можно подтвердить другими документами. К примеру, платежками, накладными и договором с выделенным НДС. Ревизоры наверняка будут оспаривать вычеты. Но судьи поддерживают компании, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 12.11.12 № А40-38882/12-20-201 .
Игорь Гусев, старший юрист Поволжской дирекции VEGAS LEX:
- В налоговом законодательстве нет механизма, который позволяет заставить контрагента передать счета-фактуры. Но вы вправе требовать документы у поставщика, если в договоре есть условие о том, что он обязан передать вам документы. Если он отказывает в этом, то можно обратиться в суд, так как поставщик нарушает договорные обязательства. Судьи в таких спорах поддерживают покупателей. Например, в определении ВС РФ от 14.11.14№ 305-ЭС14/4526 .
Мария Грамотеева, эксперт отдела бухучета и налогообложения «УНП»:
НАШЕ МНЕНИЕ
- Стоит использовать сразу несколько вариантов, чтобы получить документы от поставщика. Сначала надо направить письмо контрагенту с требованием выставить счет-фактуру. А в нем припугнуть контрагента, что компания пойдет в суд, если он не передаст бумаги. Дополнительно можно обратиться с письмом в ИФНС, чтобы налоговики обязали контрагента выставить счет-фактуру. Инспекторы не обязаны выполнять просьбу. Но запрос будет еще одним доказательством того, что компания пыталась получить документы всеми способами. Наконец, можно требовать неустойку, если она предусмотрена договором за несвоевременную передачу счетов-фактур. В будущем, чтобы контрагент не задерживал документы, в договоре стоит связать дату оплаты с моментом передачи бумаг.
Ситуация: Между двумя организациями, являющимися плательщиками НДС, заключен договор купли-продажи автомобиля. В договоре указана цена автомобиля, в том числе НДС. Организация-покупатель на основании выставленного продавцом счета в полном объеме оплатила цену автомобиля, включая сумму НДС. Однако, в дальнейшем, когда покупатель обратился к продавцу с требованием предоставить счет-фактуру, получил отказ на том основании, что автомобиль принадлежит на праве собственности физическому лицу, реализовывался организацией по договору комиссии и соответственно, на сумму продажи автомобиля не подлежит начислению НДС. При этом возвратить в добровольном порядке сумму уплаченного НДС продавец отказался.
Проанализируем возможные способы защиты организации-покупателя с учетом положений действующего гражданского и налогового законодательства и существующей судебной практики. 1. Отказ от исполнения договора В соответствии с п.2 ст.456 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором купли-продажи, продавец обязуется одновременно с передачей вещи передать покупателю ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы, предусмотренные законом, иными правовыми актами или договором. В соответствии со ст.464 ГК РФ, если продавец не передает или отказывается передать покупателю относящиеся к товару документы, которые он должен передать в соответствии с законом, иными правовыми актами или договором купли-продажи, покупатель вправе отказаться от товара, если иное не предусмотрено договором. Обязанность продавца предоставить счет-фактуру в течение 5 (пяти) календарных дней с момента отгрузки товара или со дня получения сумм оплаты предусмотрена п.3 ст. 168 НК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров сумм НДС к вычету. В судебной практике нашла отражение позиция, что поскольку счет-фактура является документом, подлежащим передаче после отгрузки товара в силу закона, то неисполнение данной обязанности поставщиком дает покупателю право потребовать ее исполнения, в том числе установить срок для передачи документов, и отказаться от договора, если документы в установленный срок не будут переданы (Постановление ФАС Поволжского округа от 25.04.2007 по делу N А65-20121/2006). Вместе с тем ВАС РФ указанную позицию не поддерживает. Как указано в Определении ВАС РФ от 15.01.2008 N 17818/07 по делу N А40-20189/07-85-189 обязанность продавца передать относящиеся к вещи документы как гражданско-правовое обязательство возникает в случае, если такая обязанность установлена законом, иными правовыми актами или договором. Однако НК РФ не установлена обязанность продавца передать счет-фактуру; налоговое законодательство не регулирует гражданско-правовые отношения и не применяется к ним. Поэтому довод о том, что основанием для возникновения гражданско-правового обязательства по передаче счета-фактуры являются нормы НК РФ (пункт 3 статьи 168), является неосновательным. 2. Иск о понуждении предоставить счет-фактуру Учитывая вышеуказанную позицию ВАС РФ, при отсутствии в договоре прямого указания на обязанность по предоставлению счета-фактуры, вероятность того, что подобный иск будет удовлетворен крайне мала. Более того, Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 09.03.2011 г. № 09АП-34383/2010-ГК, высказался более радикально, указав, что предъявленным иском об обязании выставить и предоставить счет-фактуру истец, по сути, просит понудить ответчика к исполнению публично-правовой обязанности по уплате налога, в связи с чем, заявленный иск не относиться к установленным действующим законодательством способам защиты или восстановления нарушенных или оспариваемых гражданских прав. 3. Взыскание уплаченной суммы НДС как неосновательного обогащения Полагаем, что в данном случае способом защиты интересов организации-покупателя будет взыскание уплаченной покупателем суммы НДС в качестве неосновательного обогащения. ВАС РФ в Постановлении от 09.04.2009 г. № 16318/08высказал свою позицию относительно взыскания сумм НДС как неосновательного обогащения по договорам услуг. Как указал ВАС РФ поскольку особых правил о возврате излишне уплаченных сумм по договору об оказании услуг законодательство не предусматривает и из существа рассматриваемых отношений невозможность применения правил о неосновательном обогащении не вытекает, возможно применить к спорным правоотношениям положения статьи 1102 ГК РФ об обязанности приобретателя возвратить потерпевшему неосновательно приобретенное или сбереженное имущество (неосновательное обогащение). Следовательно, сумма налога на добавленную стоимость рассчитана была ответчиком и уплачена истцом по ставке, не предусмотренной законом, является излишне (ошибочно) уплаченной, поэтому подлежит возврату. Суды удовлетворяют иски о взыскании сумм уплаченного НДС в качестве неосновательного обогащения по различным основаниям: если сама операция не подлежит обложению НДС (Постановление ФАС СЗО от 22.11.2010 г. по делу № А56-52489/2008), в случае применения налоговой ставки, не предусмотренной законом (Постановление ФАС СЗО от 01.02.2010 г. по делу № А56-6340/2008). В данном случае физическое лицо (собственник автомобиля), не являющееся индивидуальным предпринимателем, не признается плательщиком НДС (ст. 143 НК РФ). Поэтому при реализации организацией имущества, принадлежащего такому лицу, НДС на стоимость последнего не начисляется. Но следует обратить внимание на следующее. В указанных примерах судебной практики, как и в рассматриваемой ситуации, продавец начислил и предъявил к оплате покупателю сумму НДС без установленных законом оснований (применил ненадлежащую ставку, начислил НДС по операциям, не подлежащим обложению НДС). Таким образом, если сумма НДС исчислена и предъявлена к оплате в соответствии с действующим законодательством, то взыскать ее в качестве неосновательного обогащения на том только основании, что продавцом не предъявлен счет-фактура, представляется невозможным. В связи с этим, учитывая указанную выше позицию судебных органов о невозможности отказаться от исполнения договора либо понудить продавца представить счет-фактуру на основании норм НК РФ, следует отдельно прописывать в договоре обязанность предоставления счета-фактуры и ответственность за неисполнение указанной обязанности, в том числе возможность отказа от исполнения договора. Нина Куцова – юрист коммерческой практики компании Rightmark group (г. Санкт-Петербург)Чем поможет эта статья: Мы подскажем, какие меры предпринять, если ваши поставщики или покупатели подолгу не предоставляют вам документы.
От чего убережет: Вам не придется каждый раз пересчитывать налог на прибыль или НДС из-за того, что контрагенты задержали первичку или счет-фактуру.
Вам, как бухгалтеру, важно вовремя получать от контрагентов первичные документы и счета-фактуры. Ведь если бумаги поступят с опозданием в следующем квартале, только тогда и удастся учесть расходы и заявить вычет входного НДС. То есть позже, чем могло бы быть, получи вы документы от контрагентов в срок.
Причем сложности возникают и тогда, когда документы задерживают ваши поставщики. И в случае, если покупатели подолгу не возвращают ваши экземпляры первички. В статье мы приведем практические рекомендации, как поступать, если партнеры постоянно задерживают бумаги. Выберите те советы, которые вам подходят.
Также советуем заглянуть в таблицу ниже. Там мы показали, как скажется на налогах тот факт, что документы от партнеров поступили после закрытия квартала. Причем вы можете посмотреть, какие риски возникнут, если бумаги задерживают ваши покупатели. И наоборот, когда документы не передают в срок поставщики.
| Запоздавший документ | Налог | Документы задержал продавец | Документы задержал покупатель |
| Счет-фактура | НДС | Если у вас есть конверт с почтовым штемпелем, который подтвердит, что документы пришли позже, тогда входной НДС примите к вычету на дату реального получения счета-фактуры. Такого доказательства нет? Тогда вычет надо показать в прошлом периоде. Для этого составьте дополнительный лист к книге покупок за прошлый квартал и подайте уточненку | В любом случае начислить НДС нужно на дату, когда вы составили счет-фактуру. Если вы этого сразу не сделали, то заполните сейчас дополнительный лист к книге продаж прошлого периода. А также заплатите недоимку и пени и подайте в инспекцию уточненную декларацию |
| Накладная, акт или другой первичный документ | Налог на при-быль | Признать расходы можно в текущем периоде, и тогда получится обойтись без уточненки. Но когда речь идет о товарах, то списать их стоимость можно, только если вы уже реализовали эту продукцию дальше покупателям. Вы уже приняли товары на учет и списали их стоимость в расходы как неотфактурованные поставки? Тогда придется пересчитать расходы. Перед этим при необходимости заплатите недоимку и пени, подайте уточненку | Учесть доходы надо тем же днем, которым датирована первичка. Если вы этого не сделали сразу, то понадобится заплатить недоимку, пени и подать уточненную декларацию |
Что вы делаете чаще всего, если контрагенты задерживают документы?
Совет первый: пропишите в договоре, как вы будете обмениваться с контрагентом документами
Предположим, у вас есть контрагент, с которым вы давно работаете, но документы от него часто получаете с опозданием. Другая ситуация: вы только собираетесь заключить договор с партнером на длительный срок и предполагаете, что вам придется часто обмениваться с ним бумагами.
В таких случаях рекомендуем закрепить особые условия либо в новом договоре, либо в дополнительном соглашении к уже действующему. А именно пропишите, какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться бумагами, за чей счет будет происходить пересылка.
Скажем, контрагент находится с вами в одном городе. Тогда установите, что партнеру придется передавать документы курьером, и укажите, в какой срок. Или, возможно, вы станете отправлять за бумагами своего представителя. В этом случае тоже не забудьте про сроки.
А если партнер находится в другом городе? Пропишите в договоре условие о том, что стороны будут обмениваться бумагами экспресс-почтой. И поскольку ее услуги дороже, чем обычной почты, уточните в соглашении, за чей счет будут отправлены документы.
Конечно, это возможно, только если контрагент согласен прописать такое условие в контракте. То есть когда обе стороны договора хотят навести порядок в документообороте.
Еще один совет на случай, когда с контрагентом вы обмениваетесь большим количеством документов. В договоре нелишним будет закрепить условие о том, что по итогам месяца стороны присылают друг другу список полученных на подпись и отправленных бумаг.
Так вы сможете проконтролировать, какие документы из отправленных партнером вы до сих пор не получили. Образец соглашения с пунктом об обмене документами мы привели ниже.
Опытом делится: Олеся Качан - гл. бухгалтер ООО «Бизнес Альянс»:
В договорах указываем: копии документов являются верными, пока нет оригиналов.
Совет второй: попросите у покупателей отсканированные копии документов
Вот еще один совет на тот случай, если ваши покупатели (заказчики) до сих пор не вернули вам некоторые экземпляры накладных и актов. Для начала свяжитесь с ними и выясните, в чем причина. Возможно, покупатель пока не подписал акт или накладную. Скажем, из-за того, что товары находятся в пути. Или директор партнера не успел поставить подпись на акте.
В этой ситуации попросите бухгалтерию покупателя связаться с вами сразу же, как документы будут готовы. И попросите выслать вам отсканированные копии подписанных документов. Это поможет вам убедиться, что покупатель согласился с данными в первичке.
Объясним, почему все же важно заполучить подписанные оригиналы своих же документов.
Вообще, доходы в налоговом учете безопасно признавать в том квартале, в котором вы выписали накладные или акты (передали товары, оказали услуги или выполнили работы). То есть не дожидаться, когда их подпишут контрагенты. На этом настаивают чиновники и судьи. Примеры - письмо Минфина России от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750 и определение ВАС РФ от 8 декабря 2010 г. № ВАС-15640/10 . Чиновники и судьи аргументируют это тем, что при расчете налога на прибыль доходы от реализации определяют на ту дату, когда к покупателю переходит право собственности на товары (работы, услуги). А это, по мнению чиновников, происходит, когда поставщик подписывает первичку.
Начислить НДС также нужно сразу после того, как вы выставите счет-фактуру покупателю. Ведь налоговую базу определяют на дату отгрузки товаров или передачи работ, услуг. Об этом прямо сказано в статье 167 Налогового кодекса РФ. То есть и тут, казалось бы, необязательно дожидаться своих экземпляров, подписанных контрагентом.
И все-таки рекомендуем добиться от покупателей вернуть вам бумаги с подписями. Без первички вас могут оштрафовать за грубые нарушения правил учета доходов и расходов по статье 120 Налогового кодекса РФ. Размер санкции - 10 000 или 30 000 руб.
Осторожно!
Признавать расходы на основании одних лишь копий документов рискованно.
Есть еще одна причина, почему первичку все-таки стоит запрашивать у покупателей. Возможно, контрагенты не согласились с результатами работ, услуг или отказались от каких-нибудь товаров. А значит, выручка и налоговая база по НДС у вас могут измениться. Вы же узнаете об этом, только получив первичку от покупателей. И если вы уже отразили операции, не дожидаясь подписи второй стороны, то придется корректировать выручку и сумму НДС.
Но заметьте: в обратной ситуации, когда документы задерживает поставщик, признавать расходы на основании лишь отсканированных копий рискованно. Налоговики могут попросту не признать такие доказательства без живых подписей. В любом случае у вас на руках должны быть оригиналы первичных документов от продавца.
Опытом делится: Валентина Ивойлова - гл. бухгалтер ООО «Консультант»:
Чаще всего документы задерживают исполнители услуг. Если оригиналы запаздывают, то мы обмениваемся копиями со своими контрагентами по электронной почте или факсу. А потом, конечно же, ждем от партнеров оригиналы документов.
Частые вопросы из практики про документы
Товарная накладная, которую подписал покупатель, затерялась на почте. Мы признали расходы на основании отсканированной копии. Могут ли проверяющие потребовать оригинал?
Да, налоговики могут затребовать оригиналы документов. Основание здесь — пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ.
Можно ли в договоре с поставщиком прописать санкции на тот случай, если он нарушит сроки передачи документов?
Конечно, можно. Но только если против этого не станет возражать ваш контрагент. Иными словами, если обе стороны договора заинтересованы навести идеальный порядок в документообороте.
Мы получили от продавца счет-фактуру с опозданием. Можно ли принять к вычету НДС в текущем периоде на том основании, что у нас есть запись в журнале входящих документов?
Нет, налоговики и судьи с этим не согласны (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 7 июля 2008 г. № Ф08-3751/2008).
Могут ли нас оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ за отсутствие первички, если мы не занижали налоги?
Да, если у вас нет первички, то ревизоры сочтут это нарушением по статье 120. При этом не важно, возникла у вас недоимка или нет. Просто в случае недоимки сумма штрафа будет выше.
Совет третий: направьте письмо директору контрагента с требованием предоставить оригиналы документов
Разговор с бухгалтерией контрагента не всегда дает результаты. Если документов по-прежнему нет, то имеет смысл написать письмо на имя директора партнера (образец мы привели ниже).
В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. И объясните контрагенту, чем рискует ваша компания из-за того, что он задерживает документы.
Такое письмо поможет и в том случае, если вы отразили операции на основании отсканированных копий, а к вам с проверкой пожаловали налоговые инспекторы. Только тут уже стоит поторопиться и при возможности отослать письмо сразу в электронном виде или по факсу.
Чтобы поскорее получить от контрагента оригиналы документов, попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить получение нужной первички и счетов-фактур.
Но прежде чем отправлять директора к партнерам, проведите инструктаж. Объясните начальнику, для чего нужны оригиналы, какие налоговые риски возникнут у вашей компании без документов контрагента.
Опытом делится: Марина Артюшенкова - гл. бухгалтер ООО «Пресс Бюро»:
Вопрос по документам, которые задерживают контрагенты, для меня очень актуален! В основном пишу им письма или звоню. Убедила директора помогать мне - он тоже звонит и пишет.
Совет четвертый: заполните документы вместо продавца
Бывает, когда от продавца документов не дождаться, проще самим заполнить первичку и счета-фактуры вместо него. А потом просто дать ему документы на подпись.
Важная деталь
В исключительных случаях можно заполнить документ за поставщика и дать ему на подпись.
Да, первичку не запрещено заполнять покупателю. Поэтому вы можете смело это сделать за поставщика (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Да и счет-фактуру вы также можете оформить. Просто там, где нужно, проставьте данные продавца и грузоотправителя.
Понятно, что воспользоваться таким советом вам стоит в крайних случаях. Да и то когда речь идет о двух-трех документах, а не о большом объеме бумаг. Заполнять первичные документы и счета-фактуры вместо контрагента регулярно, естественно, у вас не получится.